Las 10 ventajas de automatizar su proceso de cuentas por pagar

La caída de los procesos tradicionales de flujo de trabajo de cuentas por pagar

Los departamentos de cuentas por pagar de todas las industrias continúan procesando sus facturas manualmente. Sin embargo, cada vez podemos ver más cómo estos procedimientos tradicionales ralentizan a las empresas ante soluciones más eficientes y digitalmente avanzadas. Los entornos de AP manuales y basados ​​en papel, si bien han sido eficaces durante muchos años, pueden tener dificultades para mantenerse al día en la actualidad.

Un ejemplo de esto se pone de manifiesto al abordar las consecuencias de los errores humanos. En una encuesta empresarial de Ardent Partners de 2015,48 por ciento de los encuestados claimed exceptions were the top accounts payable problem they face.

Resolver estos errores en un entorno tradicional requiere realizar una investigación exhaustiva y comunicarse con compradores y proveedores para determinar las discrepancias y sus causas, y este proceso puede costar tiempo y energía valiosos. En casos extremos, puede incluso conducir a una disminución de la confianza esencial entre las partes.

Si bien este giro caótico de los acontecimientos ha sido familiar para muchos departamentos de AP desde hace mucho tiempo, ya no tiene por qué ser así. Hay una solución esperando para liberarlo del peso de los posibles problemas causados ​​por el hombre y de la doble verificación redundante de las facturas: la automatización de procesos de cuentas a pagar.

Los beneficios del software de automatización de cuentas por pagar

La automatización es un tema de tendencia en el mundo empresarial del siglo XXI. Quizás se pregunte qué es exactamente lo que hace que estas nuevas tecnologías sean tan únicas cuando los métodos de facturación manuales probados y verdaderos siguen prevaleciendo.

Si no fuera por las frustraciones que tantas organizaciones experimentan con los errores y retrasos manuales, tal vez estas nuevas tecnologías nunca hubieran resultado muy prometedoras. Sin embargo, es imposible negar que un mundo cada vez más digital requiere una revisión digital única en varios departamentos.

Beneficio 1: completar procesos AP con mayor eficiencia de tiempo

Su equipo podrá procesar facturas a un ritmo mucho más rápido utilizando la tecnología de automatización AP. Sin automatización, puede llevar hasta dos semanas procesar completamente una factura, confirmar los números y obtener todas las firmas y aprobaciones necesarias. Sin embargo, consistemas automatizados de cuentas por pagar, puedes reducir ese tiempo de uno a siete días.

Hay muchas etapas en el cronograma de procesamiento de facturas en las que puede reducir los costos de tiempo y optimizar su productividad, por ejemplo:

• Una herramienta llamada reconocimiento óptico avanzado de caracteres, u OCR, indexará automáticamente su facturas escaneadas y reduzca la cantidad de entrada manual de datos. Un estudio de caso revelóla automatización eliminó el 95 por cientode entrada de datos relacionados con facturas. Imagine los beneficios de liberar a su personal durante horas ingresando cifras y verificando si son exactas.
• El sistema de archivo digital hace que sea muy fácil encontrar facturas, en lugar de buscar entre ellas. alijos de recibos y documentos en papel.
• El almacenamiento basado en la nube permite a los gerentes recibir acceso a las facturas antes y de forma inmediata. aprobación.
• No tendrá que preocuparse por los retrasos en el proceso causados por los cuellos de botella en las facturas de fin de mes. gracias a que los tiempos de procesamiento individuales son mucho más cortos.

Debido a que avanza más rápido en el proceso, su personal tiene más tiempo para concentrarse en el análisis y ofrecer información valiosa sobre el flujo de efectivo para mejorar la eficiencia de la empresa. También será mucho menos probable que vea pasar el tiempo durante el proceso de corrección de errores humanos.

Beneficio 2: mejorar la precisión y reducir los errores

Con cálculos manuales, entrada de datos y diversos tipos de comunicaciones provenientes de varios departamentos, siempre hay margen para errores. Desde archivar errores y perder documentos hasta pagar cantidades incorrectas, los errores de proceso pueden ocurrir en cualquier momento, por razones que pueden no ser fáciles de aislar y eliminar.

Los errores contables pueden costarle a su empresa de múltiples maneras. Dar marcha atrás y resolver los errores no sólo quita un tiempo esencial para realizar las tareas necesarias, sino que también existe la posibilidad de que un error humano dé lugar a pagos duplicados y pagos excesivos. Los errores también pueden costar en términos de reputación y calidad de servicio de su empresa.

Las facturas imperfectas llenas de errores y excepciones crean algunas de las mayores frustraciones para los empleados de finanzas.Comunicación ineficazes un área en la que pueden ocurrir costosas fallas en el lugar de trabajo. Tener un software confiable de su lado que valide la entrada de datos e identifique excepciones a lo largo del camino puede ser la solución que ha estado buscando para ayudarlo a mejorar continuamente y, en última instancia, dejar atrás a la competencia.

La comparación de AP de dos o tres vías valida los datos en todos los ámbitos, lo que garantiza una contabilidad precisa, y el sistema de gestión de documentos proporcionará un enrutamiento confiable, para que su departamento de AP pueda centrarse en la productividad, no solo en controlar las excepciones.

Beneficio 3: ahorrar dinero y optimizar el flujo de caja

Naturalmente, ahorrar tiempo y energía y evitar errores costosos puede hacer maravillas con los costos de procesamiento de facturas financieras. Estos elementos optimizados le otorgan un retorno sustancial de la inversión después de someterse a una revisión de la automatización de cuentas por pagar. Volver a capacitar a su personal para que se familiarice con el software de automatización y aumentar su productividad puede requerir cooperación y ajustes iniciales, pero los estudios de la industria han demostrado que estos esfuerzos se amortizarán rápidamente.

A continuación se muestran algunos ejemplos de beneficios de la automatización de AP relacionados con la rentabilidad monetaria:

• Automatizar la visualización de facturas puede suponer casi90 por ciento de ahorro en costos de procesamientoa diferencia de los procesos de facturación manuales.
• Elimine los costos de impresión para crear copias en papel para archivar físicamente correos electrónicos y recibos electrónicos.
• Reduzca los costos de almacenamiento para el archivo extenso de documentos y disfrute de las ventajas de un sistema de almacenamiento digital.
• Reciba alertas sobre facturas duplicadas y recordatorios de las próximas fechas de vencimiento, lo que le permitirá evitar cargos por pagos atrasados.
• Aproveche los descuentos por pago anticipado, que pueden reducir los costos en un 30 por ciento o más.

Una sensación adicional de control sobre el flujo de caja puede ayudar a su organización a evitar costos innecesarios y aprovechar al máximo los ahorros potenciales. También podrá reducir la típica verificación repetitiva necesaria para evitar pagos incorrectos o posiblemente fraudulentos.

Beneficio 4: Monitorear el cumplimiento y aumentar el control de procesos

Cumplir con las normas de cumplimiento y crear pistas de auditoría rastreables son parte de lo que hace que los equipos de contabilidad sean tan esenciales para el éxito de una empresa. Sin los sistemas adecuados para controlar rígidamente los procesos y los datos, existe la posibilidad de que los detalles pasen desapercibidos.

La Asociación de Profesionales Financieros proyectó recientemente que las empresas estadounidensesexperimentar $19 mil millones en pérdidas por fraude en 2018. Tener un sistema automatizado para limitar a los usuarios a funciones autorizadas y, al mismo tiempo, garantizar que las facturas inválidas sean marcadas y reportadas, es crucial para cualquiera que quiera adelantarse a la competencia.

Los archivos electrónicos posibles gracias al software de facturación permiten el seguimiento de la ubicación de las facturas, las etapas de procesamiento, las reglas de autorización y el cumplimiento de las regulaciones del IRS.Sistemas automatizados como InvoiceAction de Artsylluego integre directamente los datos de su almacenamiento digital a su Quickbook, SYSPRO u otro software financiero, lo que le brindará un control del proceso aún más estricto.

Con un proceso comercial automatizado de cuentas por pagar, puede estar tranquilo con respecto al archivo seguro y la protección de toda la información de procesamiento de facturas.

Beneficio 5: Ampliar la visibilidad del proceso

El archivo manual y las pilas de recibos en papel son difíciles y requieren mucho tiempo para examinarlos, y hacen que sea casi imposible ver todo el proceso en una sola página. Si bien puede parecer que el mecanismo de la automatización oscurecería las operaciones, descubrimos que es todo lo contrario. Los sistemas electrónicos proporcionan un aumento de la visibilidad al mostrar datos relevantes exclusivamente a las partes autorizadas.

La automatización de la conciencia general que proporciona es un componente indispensable para monitorear el cumplimiento. Por ejemplo, una mayor sensación de control y transparencia en su proceso de facturación puede ayudarle a evitar poner en riesgo el flujo de caja debido a acumulaciones incompletas y gastos no declarados. Sabrás exactamente cuándo y dónde surge cualquier problema, y ​​todos los datos necesarios para resolverlos estarán a tu alcance.

Además, la transparencia en todas las etapas del proceso le permite tomar decisiones más informadas sobre cuándo pagar a los proveedores, cómo maximizar la eficiencia y cómo escalar las operaciones. Todos los tomadores de decisiones verán la información relevante para sus departamentos, y la digitalización de las aprobaciones y todos los formularios necesarios reduce el mantenimiento del proceso a unos simples clics.

Beneficio 6: mejorar la satisfacción del cliente

A veces, las cuentas por pagar encuentran retrasos, errores u otros problemas que impiden que los clientes internos y externos queden completamente satisfechos al final. Los motivos de la insatisfacción de los proveedores suelen estar relacionados con pagos atrasados ​​causados ​​por facturas perdidas o mal presentadas. AP es un activo estratégico para los clientes internos, pero puede no parecerlo si las excepciones conducen a pagos duplicados que aumentan los costos.

Estas discrepancias son donde un sistema AP automatizado puede hacer su magia, lo que lleva a operaciones oportunas y mejores relaciones con los proveedores gracias a un aumento en la velocidad y el control. Podrá asegurarse de que su departamento de cuentas por pagar contribuya visiblemente a los objetivos de la empresa en materia de finanzas y a mantener una reputación positiva en su industria.

Beneficio 7: Promoción de la colaboración en el lugar de trabajo

Con la velocidad y visibilidad de un sistema de almacenamiento digital, todas las partes involucradas en la captura y aprobación de facturas pueden tener acceso simultáneo a los archivos necesarios. Esta accesibilidad permite la colaboración en tiempo real y una eficiencia optimizada al compartir documentos, confirmar detalles, recibir aclaraciones y solucionar imprecisiones.

Additionally, since an automated system decreases manual data entry, AP employees will have more flexibility to seek out relevant departments and resolve discrepancies, and it allows time for logging any critical conversations. It’s one example of how intentionally rompiendo barreras de colaboraciónpuede conducir a una mejor comunicación en el lugar de trabajo y a empleados más felices.

Beneficio 8: Personalización de sus procesos

Otra forma de mejorar la calidad de su departamento de cuentas por pagar es personalizar su proceso de facturación para adaptarlo a las necesidades de flujo de trabajo específicas de su empresa. Al configurar su software de automatización para manejar áreas que aumentan la productividad de manera más efectiva, puede crear una cultura orientada al crecimiento utilizando un software especialmente personalizado para adaptarse al funcionamiento de su proceso de cuentas por pagar.

Si recibe facturas a través de múltiples medios, como correo electrónico, fax y correo postal, por ejemplo, la captura de datos a través de la tecnología OCR y la compilación rápida pueden proporcionar el cambio más significativo en su eficiencia de AP. O tal vez sus facturas deban seguir rutas específicas para obtener las aprobaciones y firmas requeridas, y usted puede dirigir el flujo de trabajo automatizado para que siga el camino que le ahorrará la mayor cantidad de tiempo.

Además, puede configurar los ajustes para equilibrar las cargas de trabajo del personal de AP. Ya sea al enviar facturas a diferentes empleados para compartir responsabilidades o al otorgar acceso exclusivo para incorporar más partes a un proyecto específico, puede tener el tipo de control que hace posible la optimización de cada uno de estos procesos.

Beneficio 9: prepararse para el crecimiento

Las empresas que logran alcanzar la excelencia operativa tienen buenas posibilidades de generar más ingresos, aumentar sus ganancias y hacer crecer su negocio. Si bien las fusiones y adquisiciones, la expansión a nuevos mercados y el crecimiento orgánico son signos de una organización exitosa, también significan un aumento en las compras y más proveedores con quienes trabajar, lo que solo agrega más peso sobre los hombros del departamento de cuentas por pagar.

Si su empresa todavía procesa facturas manualmente, este aumento de responsabilidad puede ser un factor de estrés que frene a su departamento de cuentas por pagar y potencialmente ralentice el proceso de alcanzar hitos que de otro modo su empresa estaría perfectamente preparada para alcanzar.

No permita que los procesos manuales le impidan alcanzar sus objetivos de expansión. A través de la automatización, sus empleados de AP serán más productivos con su tiempo, empoderando a su personal en tiempos de crecimiento, en lugar de sobrecargarlos. También podrá mantener el control de la plantilla, lo que reducirá la necesidad de contratar personal nuevo a medida que aumente el número de tareas. De esta manera y más, la automatización de cuentas a pagar elimina los cuellos de botella y las restricciones en los procesos manuales internos para que pueda acelerar el crecimiento y alcanzar el máximo potencial de su empresa.

Beneficio 10: Obtener la ventaja competitiva

Los beneficios financieros de la automatización y un rápido retorno de la inversión le brindarán una ventaja suficiente para ponerse a la vanguardia en muchos casos. Pero cuando se tiene en cuenta el ahorro de tiempo y la reducción de errores, su ventaja competitiva puede volverse cada vez más inconmensurable.

El mercado necesita urgentemente una actualización y usted podría ser un pionero en su industria, brindando un servicio eficiente y preciso donde otros todavía dependen de métodos obsoletos y defectuosos.

Cómo automatizar las cuentas por pagar con la tecnología docAlpha de Artsyl

Si estás listo paraagilice sus procesos APcon el software de facturación automatizada, Artsyl está aquí para ayudarle. Con nuestrodocAlfa data extraction technology and Gestión inteligente de procesos de InvoiceAction, estará bien encaminado para alcanzar su máximo potencial. Pero quizás el futuro de sus procesos de cuentas por pagar no esté del todo en sus manos. Es por eso que nos esforzamos por ayudar a los equipos de AP a lograr cambios positivos brindándoles recursos y consejos útiles.

Consejos para presentar propuestas a los tomadores de decisiones clave

Si bien es útil tener en cuenta los 10 beneficios enumerados de la automatización de AP, existe una buena posibilidad de que, cuando se trata dePresentar la idea de automatizar las cuentas por pagar., debe centrarse en el retorno de la inversión (ROI) para conseguir que otros responsables de la toma de decisiones se sumen.

Deberá superar barreras comunes, como la creencia de que los procesos actuales funcionan de manera suficientemente adecuada y que las soluciones no ofrecerán un retorno de la inversión lo suficientemente alto. Puedes lograr esto usando nuestroInforme de ROI de presentación, which can help AP teams define manual accounting costs and communicate all the benefits of automation we have listed.

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Asociarse con Artsyl lo ayudará a entregar datos precisos, administrar facturas de manera eficiente y ahorrarle a su empresa tiempo y dinero valiosos desde el primer proceso de AP. Ahora conoce los beneficios de la automatización, por lo que es hora de probarla en su organización.