El procesador de alimentos lácteos más grande de Canadá mejora el flujo de efectivo, reduce costos y optimiza los procesos de prueba de entrega

docAlpha captura inteligentemente documentos de prueba de entrega para más de 40,000 entregas mensuales, automatizando la clasificación y el archivo para lograr entregas más rápidas, trazabilidad mejorada y servicio al cliente mejorado

docAlpha captura inteligentemente documentos de prueba de entrega para más de 40,000 entregas mensuales, automatizando la clasificación y el archivo para lograr entregas más rápidas, trazabilidad mejorada y servicio al cliente mejorado

El Desafío

Parmalat dairy, en Canadá y Australia procesa más de 40,000 entregas mensualmente; cada tarde se recopilan copias de notas de entrega diarias y se envían al departamento de Servicio al Cliente para clasificación y archivo. Con muchas ubicaciones y conductores, los cientos y miles de manifiestos, notas de entrega y documentos de prueba de entrega a menudo se extravían, se archivan incorrectamente o se devuelven tarde. El volumen de papeleo solo que se genera diariamente como resultado de los procesos de entrada y salida, genera una pequeña montaña de papel que requiere almacenamiento físico, incluso para redes de distribución más pequeñas.

Todo el proceso de archivo, almacenamiento y recuperación era costoso y que consumía mucho tiempo; sus sistemas basados en papel eran inherentemente ineficientes e inconfiables. Continuar confiando en su proceso de documentos físicos existente, particularmente cuando documentos clave se ignoran o pasan por alto, se extravían, se tiran accidentalmente o se pierden, potencialmente expuso a la empresa a riesgos de cumplimiento y/o legales todos los días.

Las limitaciones de los procesos manuales fueron más allá de la entrega y la documentación para impactar el proceso de efectivo a pedido. Hacer coincidir documentos de distribución y entrega con documentos de prueba de recepción en el campo era engorroso. Recibir documentos de entrega devueltos por conductores, escanearlos manualmente y hacer coincidencias cruzadas contra sus registros del sistema ERP SAP retrasó perpetuamente al personal de cuentas por cobrar de generar facturas, alargando el ciclo de pago e impactando negativamente el control sobre ingresos y flujo de efectivo.

La Solución

Parmalat trabajó con el socio certificado de Artsyl Connectis Group para diseñar una solución automatizada digital de prueba de entrega que incorporó escáneres Fujitsu en dos centros de procesamiento, la Plataforma de Procesos Inteligentes Artsyl docAlpha para captura inteligente de documentos y extracción de datos y el sistema de gestión de documentos MaxxVault, implementado en múltiples ubicaciones para archivar los documentos digitales y metadatos de documentos comerciales capturados.

La solución diseñada por Connectis fue diseñada para ser fácil de usar, permitiendo que los registros de entrega se escaneen y archiven dentro de minutos de que un conductor de entrega regrese a la base, haciendo los documentos disponibles para visualización ya sea por servicios al cliente de Parmalat vía web superando los retrasos asociados con el sistema manual basado en papel.

Para abordar una de las partes más dolorosas del proceso, archivo y coincidencia de documentos para apoyar la prueba de entrega y facturación, Connectis configuró docAlpha para clasificar y clasificar inteligentemente más de 19 tipos de documentos que apoyaban el proceso de prueba de entrega.

Parmalat pudo escanear por lotes sus documentos sin clasificación manual, confiando en docAlpha para clasificar y ordenar todo para su archivo e indexación adecuados. La capacidad de docAlpha para extraer inteligentemente información de las imágenes de los documentos significó que la documentación pudiera archivarse automáticamente en el sistema MaxxVault e indexarse con los metadatos apropiados, eliminando horas de archivo manual e introducción de datos.

El Resultado: Acceso Instantáneo a Documentos POD, Tiempos de Ciclo de Facturación Más Cortos

Con una solución automatizada de Prueba de Entrega en su lugar, las facturas de Parmalat ahora se combinan sin esfuerzo con documentos de prueba de entrega y se hacen disponibles rápidamente en toda la organización para cuentas, facturación, archivo y consultas. Los PODs faltantes se marcan automáticamente para seguimiento por el usuario apropiado. El sistema combinado docAlpha MaxxVault también permitió al personal de Cuentas y CSR de Parmalat ver PODs completados incluyendo documentación de apoyo y vinculación sobre la web.

Beneficios logrados al automatizar todo el proceso incluyeron:

• Tiempos de ciclo de cuentas por cobrar reducidos y mejor control del flujo de efectivo
• Costos de papel y manejo de papel reducidos y flujo acelerado de recibos de pago
• Acceso instantáneo a datos de entrega, facturación y pago de clientes, desde cualquier ubicación
• Mayor capacidad de respuesta y transparencia durante todo el proceso de entrega
• Mantenimiento de registros preciso y servicio al cliente mejorado
• Mejor trazabilidad de entregas de productos y conductores
• Riesgos legales mitigados debido a documentos perdidos
• Acceso a documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento