Automatización de Facturas AP

El procesamiento automatizado de cuentas por pagar es extremadamente beneficioso para las empresas y sus departamentos contables. Desde un flujo de caja mejorado hasta costos laborales reducidos, la automatización de facturas AP ayuda a las empresas a prosperar. Aún mejor, la automatización de procesos AP no es ciencia espacial: en estos días, la tecnología está bien establecida, y muchas organizaciones han implementado los sistemas y prácticas necesarios para lograr un retorno rápido de la inversión de la automatización AP.

Si está interesado en buscar automatización de facturas y AP para su propio negocio, probablemente se esté preguntando sobre el proceso de cambio. Aquí hay una lista de cinco preguntas y problemas a considerar al principio del proceso, que también son buenos para revisar repetidamente mientras explora continuamente las opciones y soluciones correctas para su empresa.

1 ¿Cómo Están Estructuradas sus Operaciones AP (Centralizadas o Distribuidas)?

Hasta ahora, la mayoría de las organizaciones han consolidado su organización AP para crear operaciones AP centralizadas, donde tienen lugar las operaciones AP para todas las ubicaciones. La investigación de la industria confirma que el 90 por ciento de las empresas hoy en día ya mantienen un departamento AP centralizado: el 30 por ciento de estos están organizados en un entorno de servicios compartidos. Al trabajar desde una sola ubicación, estas organizaciones pueden asegurar flujos de trabajo y operaciones consistentes, así como redundancia mínima. Sin embargo, si una empresa tiene un modelo distribuido, aún puede usar la automatización AP, pero necesitará considerar cómo estandarizar sus sistemas y políticas para mantener la consistencia y visibilidad en toda la organización.

2 ¿Cuánto Tiempo Tarda en Procesarse una Factura?

Esta pregunta es importante de considerar, al igual que la pregunta de seguimiento: "¿cuánto tiempo cree que DEBERÍA tomar?"

Los estudios de la industria han demostrado que los rezagados en procesos y tecnología generalmente requieren 14-24 días o más para procesar una factura. El promedio es de 8 a 13 días. Las empresas de clase mundial que dependen de la automatización pueden reducir ese tiempo a 1-7 días, mejorando significativamente el flujo de caja para la organización.

3 ¿Cuántas Facturas se Procesan por Empleado de Tiempo Completo (FTE)?

Esta evaluación ayuda a las organizaciones a obtener información valiosa sobre la productividad general de sus cuentas por pagar, y también define la capacidad de la empresa para escalar sus operaciones a medida que el negocio crece. Según el Aberdeen Group, las organizaciones con automatización AP pueden procesar más de cuatro veces más facturas por FTE que aquellas sin automatización, mejorando significativamente la productividad y el flujo de caja para la organización.

4 ¿Qué Porcentaje de Facturas son en Papel?

El papel todavía es sorprendentemente prevalente en muchas empresas, especialmente cuando se trata de la recepción de facturas. Según el Instituto de Operaciones Financieras, casi el 80 por ciento de las empresas informaron que al menos la mitad de las facturas que reciben están en papel. Si bien estas copias físicas no son inherentemente problemáticas, los procesos manuales que requieren pueden serlo.

Las facturas físicas a menudo se prestan a procesos manuales de entrada de datos de facturas, lo que puede resultar en errores de entrada de datos, errores de coincidencia y facturas duplicadas o incluso desaparecidas, todo lo cual puede aumentar los costos de un negocio, causar retrasos y crear confusión. Si también considera que estos errores pueden resultar en acumulaciones inexactas, interrumpir los procesos de toma de decisiones y aumentar la cantidad de mano de obra necesaria en su departamento de cuentas por pagar, manejar las facturas en papel correctamente es un problema que debe considerar.

Si aún no lo hace, implemente un sistema inteligente de captura de datos de facturas en su negocio que pueda extraer automáticamente datos de facturas digitales y escaneadas y cargar los datos a su sistema. Gracias a las soluciones de captura inteligente que pueden extraer información de transacciones de facturas en papel escaneadas y archivos digitales, las empresas pueden lograr altos niveles de eficiencia, confiabilidad y previsibilidad, independientemente del medio o canal por el cual reciban facturas, siempre que tengan un proceso automatizado bien diseñado respaldado por la tecnología correcta, como el sistema InvoiceAction de Artsyl, que ofrece:

5 ¿Cuántas Facturas Están Basadas en PO?

Según el Instituto de Operaciones Financieras, la mayoría de las organizaciones informan que entre la mitad y las tres cuartas partes de su facturación está basada en PO, aunque este número varía según la industria. Este proceso es beneficioso para casi todas las empresas, permitiendo mayor visibilidad dentro de los flujos de trabajo de su empresa.

Debido a la falta de visibilidad y control de gastos asociados con facturas no PO, muchas empresas están encontrando formas de aumentar su porcentaje de facturas PO. La aplicación de procesos inteligentes puede automatizar el proceso de coincidencia para facturas basadas en PO, ya sea dirigiéndolas directamente al pago o siguiendo reglas comerciales para enrutar y gestionar excepciones apropiadamente.

Artsyl se enfoca en entregar productos y soluciones de tecnología de procesos inteligentes a empresas de todos los tamaños y tipos, automatizando procesos comerciales rutinarios para que pueda lograr mayor eficiencia, visibilidad y auditabilidad. Al capturar, organizar y aprovechar sus datos con automatización, las soluciones de Artsyl le permiten automatizar sus procesos comerciales de manera rentable y hacer que sus datos trabajen para usted.

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