Automatización de Captura de Documentos
La captura automatizada de documentos es una herramienta esencial para las empresas que manejan grandes volúmenes de documentos y datos entrantes. Si bien el procesamiento manual de esta información ha sido durante mucho tiempo el estándar en la mayoría de las industrias, esto ha demostrado ser problemático, especialmente en la era de la automatización. Leer manualmente e ingresar datos de diferentes documentos y formularios es tedioso, consume mucho tiempo y a menudo conduce a errores de entrada, que pueden costarle caro a su negocio en ingresos perdidos, mano de obra desperdiciada y errores de cálculo estratégicos a largo plazo. En general, el procesamiento manual de documentos simplemente no es una forma eficiente de manejar el procesamiento de datos para grandes organizaciones.
La captura automática de datos es la solución a los problemas que vienen con el procesamiento manual de documentos. Con la captura automatizada de datos, las organizaciones pueden evitar todos estos dilemas, mejorando la precisión y eficiencia de su gestión de datos mientras también reducen costos.
Los Beneficios de la Automatización de Captura de Documentos
Si bien cambiar de procesos manuales a digitales es una tarea desalentadora para muchas empresas, el retorno de la inversión es significativo, principalmente debido a la naturaleza problemática de la gestión manual de documentos. Hay numerosos riesgos asociados con la gestión manual de documentos, desde la pérdida de documentos y errores de entrada de datos hasta costosas inversiones en mano de obra. Las soluciones de captura automatizada de documentos pueden ayudar a aliviar estos problemas y más, ofreciendo las siguientes ventajas:
- Acceso Mejorado: El procesamiento de datos basado en papel, por su naturaleza, implica encontrar una forma de almacenar todo ese papel, lo que a menudo significa mares de archivadores y carpetas abarrotadas. Si bien este sistema ha funcionado en el pasado, ocupar espacio físico con documentos en papel es innecesario y a menudo hace difícil encontrar información rápidamente. El escaneo automatizado de documentos hace que datos específicos sean fáciles de encontrar, almacenándolos digitalmente en su servidor seguro para fácil recuperación. Como ventaja adicional, su negocio puede deshacerse de sus archivos en papel y poner el espacio ahorrado en mejor uso.
- Mano de Obra Reducida: Sus empleados probablemente están gastando demasiado tiempo procesando documentos manualmente en su sistema basado en papel. Con la captura automatizada de datos, sin embargo, puede reducir los costos de mano de obra y dirigir la atención de sus empleados a tareas más importantes y más rentables.
- Error Minimizado: Con procesos manuales, su negocio depende de una persona para leer e ingresar correctamente los datos. Toda intervención humana, sin embargo, es propensa a errores, especialmente cuando los empleados están sobrecargados de trabajo y manejan cantidades masivas de datos. Con la captura automatizada de datos, minimiza el contacto humano con sus datos, reduciendo efectivamente el potencial de error en su recopilación de datos, mejorando sus cálculos y llevando a una mejor precisión en general.
- Mejor Seguridad: La documentación en papel para empresas a menudo incluye información financiera sensible que debe proteger. Si bien solo puede asegurar documentos físicos con cerraduras físicas y barreras visuales, los sistemas digitales pueden agregar otra capa de protección de sus datos. Estas herramientas aseguran su información con encriptación, por lo que solo las personas autorizadas pueden acceder a ella en cualquier momento.
- Velocidad Mejorada: Todos estos factores significan que su negocio puede hacer lo que hace mejor, pero más rápido. Aumente la velocidad de captura y procesamiento de documentos, para que pueda maximizar la productividad y llegar a usar los datos en esos documentos para servir los intereses de su empresa.
Los flujos de trabajo de entrada automatizada de documentos producen un ROI rápido y medible para cualquier organización, pero Artsyl puede ayudar a llevar estos beneficios un paso más allá con docAlpha.
La Diferencia de docAlpha
La plataforma de captura automatizada de documentos y datos de Artsyl, docAlpha, permite a su negocio reducir su entrada manual de datos y ahorrar su tiempo y dinero de manera más efectiva que otras soluciones de captura de documentos.
La Plataforma de Transformación Digital docAlpha y la Aplicación de Procesos Inteligentes de Artsyl es el producto insignia de la empresa, proporcionando una plataforma que permite a las organizaciones extraer inteligentemente datos de sus archivos existentes. docAlpha captura, clasifica y organiza automáticamente grandes volúmenes de documentos fijos, estructurados y semiestructurados, extrayendo todos los datos útiles antes de validarlos contra sus reglas comerciales y enviarlos para aprobación.
El sistema altamente integrador de docAlpha puede crear o agregar registros comerciales en los sistemas de gestión de documentos, sistemas contables, bases de datos y otras funciones backend de su negocio. Ya sea que esté usando un ERP, CRM, ECM o aplicación comercial similar, docAlpha puede trabajar con él para reducir sus procesos manuales aún más.
Con el sistema de automatización de flujo de trabajo de documentos de docAlpha para extracción de datos de Artsyl, puede:
