La integración con SAP/R3 resulta en automatización de extremo a extremo que reduce los tiempos de ciclo de pago y mejora la transparencia y cumplimiento del proceso

El Desafío

Natural Resources Canada (NRCan) es la agencia gubernamental canadiense responsable de recursos naturales, incluyendo energía, bosques, minerales y metales. Con tantos recursos bajo su jurisdicción, NRCan gestiona cientos de relaciones con proveedores, procesando 90,000 facturas de proveedores que ascienden a más de $700 millones canadienses anualmente.

Hasta hace poco, esas facturas se manejaban manualmente vía el sistema contable SAP/R3 de la agencia, resultando en que el personal contable gastara una cantidad desproporcionada de tiempo en entrada manual de datos, archivo, rastreo de facturas errantes y manejo de excepciones, en lugar de funciones contables de valor agregado.

El procesamiento manual de facturas causó dificultades en la gestión del presupuesto y el control del flujo de efectivo. Los costos de procesamiento de facturas eran altos, mientras que la productividad era baja. El riesgo de penalizaciones por pagos tardíos combinado con el deterioro potencial en relaciones con proveedores y riesgos de cumplimiento aumentados llevaron a NRCan a buscar una solución de procesamiento de facturas más eficiente, confiable y rentable.

La Solución

NRCan consultó con Connectis, una consultoría de automatización de procesos comerciales que diseñó un flujo de trabajo de procesos para NRCan que aprovecharía la solución de captura de datos docAlpha de Artsyl para capturar, clasificar y procesar automáticamente facturas en papel estructuradas y no estructuradas. Connectis identificó docAlpha como la mejor solución para eliminar la entrada manual de datos y optimizar el proceso de obtener datos en SAP/R3, junto con documentos de pagos de apoyo.

docAlpha digitaliza los documentos de pagos en papel escaneados de NRCan, los clasifica automáticamente, luego extrae inteligentemente datos (como nombre del proveedor, fecha, referencia de elemento de línea, precio unitario, cantidad, monto y tipo de HST) de las imágenes de documentos. Al aprovechar estos datos y las reglas de flujo de trabajo diseñadas por Connectis, NRCan puede hacer coincidir automáticamente facturas con órdenes de compra y albaranes. Una vez validadas, las facturas y documentos de apoyo se liberan a SAP/R3 para asignación de pagos, aprobación de facturas, contabilidad y archivo.

La Implementación

Connectis Group proporcionó la experiencia técnica para involucrarse con NRCan, aprendiendo los requisitos del cliente y traduciéndolos en una implementación de automatización de facturas docAlpha funcional en poco tiempo, mucho más rápido y rentable que la solución alternativa de personalizar SAP/R3. El flujo de trabajo de cuentas por pagar de docAlpha está completamente automatizado y cumple con los requisitos legales y de seguridad de NRCan, reduciendo riesgos asociados con auditorías internas y reduciendo las responsabilidades asociadas con el procesamiento manual de facturas.

Los Resultados

Al implementar docAlpha para integrarse con SAP/R3, NRCan optimizó radicalmente el proceso de verificación de documentos para capturar con precisión datos contables y financieros de documentos de compra en papel escaneados y digitales.

Como parte de una solución de procesamiento de facturas de extremo a extremo, docAlpha redujo significativamente el tiempo requerido para el procesamiento de facturas al manejar automáticamente reglas comerciales complejas y aplicarlas a la coincidencia de facturas y el enrutamiento de aprobación con intervención humana mínima y control y visibilidad máximos.

Como resultado, NRCan redujo los tiempos de ciclo de facturas en un 75%, permitiendo a los empleados de AP procesar facturas dentro de los términos de pago y abriendo la oportunidad de negociar términos más favorables.

Beneficios adicionales incluyeron:

• Implementación rápida de integración SAP/R3
• Manejo automatizado de excepciones para facturas incompletas/incorrectas
• Verificación simplificada de Sección 34 para gerentes (firma electrónica y enrutamiento)
• 100% de seguimiento de responsabilidad y transparencia del proceso