La IPA y los procesos contables

¿Por qué debería plantearse automatizar los procesos contables?

La automatización de los procesos contables de la empresa ofrece diversos beneficios. Puede mejorar la precisión y la oportunidad de la información financiera, además de liberar tiempo para tareas más estratégicas.

Automatizar los procesos mediante software de contabilidad empresarial permite realizar la entrada de datos y generar informes de forma rápida y eficiente, con menos posibilidades de error. Además, la automatización puede reducir el riesgo de fraude y de error humano, lo que marca la diferencia en el éxito de una empresa.

La automatización también es más rentable que la gestión manual, ya que requiere menos costos de mano de obra y menos recursos en general.

En definitiva, los procesos contables automatizados ofrecen ventajas considerables, como una mayor precisión, más seguridad y menores costos, lo que los convierte en una herramienta esencial de las prácticas de gestión modernas.

¿Qué papel desempeña la automatización inteligente?

La automatización inteligente de procesos en contabilidad transforma la forma en que los contadores y los profesionales financieros trabajan y utilizan el software de contabilidad empresarial. Utiliza inteligencia artificial (IA), automatización robótica de procesos (RPA) y procesamiento del lenguaje natural (NLP) para automatizar tareas repetitivas, lo que se traduce en mayor eficiencia, precisión y rapidez con la ayuda del software contable y de ERP más reciente.

Beneficios de la automatización inteligente de procesos en contabilidad

La automatización inteligente de procesos integrada con el software contable ayuda a eliminar el error humano, garantiza la precisión de los datos y mejora la exactitud de los informes financieros, reduciendo su elaboración de días o semanas a solo horas.

Además, el software contable inteligente para empresas puede ofrecer información proactiva que ayuda a los contadores a tomar decisiones mejor fundamentadas, lo que les libera tiempo para centrarse en tareas complejas como la planificación estratégica y mejora su productividad general.

¿Qué tiene de inteligente la automatización inteligente de procesos?

Hoy en día, la automatización inteligente de procesos (IPA) integrada con el software de contabilidad empresarial está transformando el trabajo de los miembros del equipo de cuentas por pagar: les permite ir más allá de la entrada de datos y la gestión de documentos, de enviar correos a los aprobadores de facturas o llamar a los proveedores, para contribuir a tareas de presupuestación, planificación y análisis que aportan valor a la organización.

Las soluciones de automatización de cuentas por pagar basadas en IPA están diseñadas para ser lo bastante flexibles como para funcionar de forma fiable en el mundo real. Con la ayuda del software de contabilidad empresarial, se elimina la necesidad de dedicar horas a rastrear errores y excepciones en el proceso de AP.

Por qué debe invertir en procesos de AP inteligentes

A diferencia de sus predecesoras menos inteligentes, las soluciones inteligentes de automatización de procesos de AP abordan de frente el problema de las excepciones en los procesos. Al aplicar el aprendizaje automático a la cuestión de codificar las reglas que debe seguir el sistema, permiten que los responsables del proceso contable de AP identifiquen y resuelvan una excepción una sola vez, de forma que el sistema registre esas acciones y adapte sus algoritmos para abordar por sí mismo el mismo problema la próxima vez.

Se trata de un enorme avance en la automatización de la contabilidad empresarial, que supera el desafío de intentar codificar o configurar una regla para cada situación del mundo real. Y eso es lo que tienen de nuevo y diferente las soluciones actuales de automatización contable de AP. Otra gran diferencia es que los sistemas actuales adoptan enfoques nuevos, más inteligentes y flexibles para integrar el ERP, el ECM y otros sistemas empresariales.

Uno de los beneficios tradicionales de la automatización de AP mediante software de contabilidad empresarial, en general, es la capacidad de:

1) Validar datos mediante la integración con un ERP y
2) Trasladar los datos extraídos de una factura u otro documento de compra al ERP para crear una transacción por pagar sin ninguna entrada manual de datos.

Cómo evitar cuellos de botella en la actualización e integración del software ERP

Uno de los desafíos de cualquier integración de software contable en el pasado es lo que sucede cuando se realiza un cambio en ese sistema (como una actualización).

A menudo, las empresas que dependen de sistemas contables y ERP locales (on-premise) se quedan con la versión original de ese sistema por el riesgo de romper un punto de integración o por el costo de mantener dicha integración.

Las soluciones de automatización inteligente de AP resuelven los problemas mediante modelos modernos de iPaaS (plataforma de integración como servicio), diseñados para superar las soluciones de integración de software contable rígidas y propietarias que requieren recursos de TI y desarrollo para su mantenimiento.

La IPA en acción en la contabilidad empresarial

Seguramente percibe un patrón en lo que respecta a la automatización inteligente de procesos. La flexibilidad, la adaptabilidad y la menor dependencia de TI y desarrollo son los verdaderos factores diferenciadores cuando se comparan los sistemas tradicionales basados en reglas con las soluciones de software de contabilidad empresarial actuales, más inteligentes. Desde un punto de vista práctico, esto es lo que significa para su equipo de AP.

En el pasado, un empleado típico de AP dedicaba una cuarta parte de su tiempo a ordenar, archivar o escanear facturas. Según las referencias del sector, otra cuarta parte del tiempo se dedicaba a resolver errores y excepciones. La mitad restante de su tiempo se destinaba a aprobaciones, codificación, registro de transacciones en el ERP y procesamiento de pagos. Esto suponía una enorme pérdida de tiempo y esfuerzo en ausencia de un software contable inteligente e integrado.

Si se incorpora a la ecuación la automatización contable inteligente de AP, esos miembros del equipo ahorran tiempo, reducen costos y pueden realizar un trabajo más significativo al confiar en el sistema de software contable para:

• Capturar automáticamente, ordenar y archivar los documentos de AP (o escaneados por lotes) en el sistema o la carpeta correspondiente.
• Confiar en el sistema inteligente de contabilidad empresarial para identificar y extraer los datos relevantes del proveedor y del pago de una factura, de una forma que aprende y se adapta continuamente.
• Validar los datos extraídos con los registros del ERP, el ECM o el sistema empresarial, señalando los errores para que los responsables del proceso intervengan, al tiempo que aprende y se adapta a partir de las correcciones realizadas.
• Enrutar automáticamente los datos del software contable a los aprobadores para la codificación contable (G/L) y la aprobación
• Registrar automáticamente las transacciones en el software contable como parte del sistema ERP general, junto con vínculos digitales a la imagen de la factura y un registro de auditoría de todas las aprobaciones.

Pasos para garantizar el éxito de la renovación de sus procesos contables

Para garantizar la integración de la automatización inteligente en su contabilidad, y en las cuentas por pagar en particular, el primer paso es analizar a fondo sus procesos actuales.

• Identificar las áreas de su configuración de software contable en las que se requiere introducción manual o en las que los procesos manuales podrían sustituirse por procesos automatizados le ayudará a señalar las mejores oportunidades para implementar la automatización inteligente.
• Una vez que haya identificado las áreas de mejora en sus procesos actuales de software contable, plantéese implementar herramientas y tecnologías que automaticen las tareas rutinarias y reduzcan el error humano, como el reconocimiento óptico de caracteres, los pagos con blockchain, el procesamiento del lenguaje natural, el escaneo de documentos con OCR y los algoritmos de aprendizaje automático.
• Por último, al diseñar sus sistemas de automatización inteligente, asegúrese de que el sistema sea seguro, con cifrado en todos los niveles de sus operaciones, y de que cumpla todas las normas reglamentarias y de cumplimiento.

Con estos pasos, puede estar seguro de que su sistema contable y sus procesos de cuentas por pagar funcionan de forma eficiente y mantienen los errores humanos al mínimo.