Automatización de facturas de CxP para pequeñas empresas
Pequeña empresa: aunque lo que se considera «pequeño» es debatible y muy subjetivo, la Small Business Administration (SBA) de EE. UU. considera pequeña empresa a aquella que tiene menos de 500 empleados.
Las pequeñas empresas ayudan a mantener las economías locales y son un foco de innovación. Pero en lo que respecta a impulsar el cambio y la transformación digital en todos los sectores, cabe preguntarse si la automatización es realmente necesaria para las pymes. En este artículo nos centramos en la automatización de cuentas por pagar para pequeñas empresas.
Es buena idea automatizar tareas que tradicionalmente son manuales y basadas en papel y, por tanto, lo suficientemente laboriosas como para que no se puedan escalar o acelerar con facilidad. En las pequeñas empresas, estas tareas suelen estar en las áreas administrativas o en el back office. Las cuentas por pagar y el procesamiento de pedidos de venta son ideales para la automatización inteligente, ya que reducen drásticamente la dependencia de mano de obra y papel, dos factores que introducen errores, ineficiencias y retrasos.
Hablaremos de las operaciones de CxP y de cómo, bien gestionadas, pueden impactar positivamente en las pymes. Las cuentas por pagar se refieren a los pagos por compras realizadas por la empresa. En compras a crédito hay un plazo dentro del cual hay que pagar al proveedor; quienes pagan antes pueden beneficiarse de descuentos por pronto pago. El tiempo que tarda la empresa en liquidar pagos con vendedores, proveedores o financiadores en un periodo dado da una idea de su salud financiera y liquidez. Este periodo se llama Días de Pago Pendientes (DPO) y es una métrica muy valiosa para determinar flujos de caja y, con ello, la salud financiera. El DPO calcula el número medio de días que tarda la empresa en pagar sus facturas, normalmente medido de forma trimestral o anual.
El DPO es una métrica muy efectiva para monitorizar la salud financiera. Para pequeñas empresas con recursos y capital limitados, puede ser un KPI útil para evaluar su progreso y trayectoria a largo plazo.
El volumen de compras de una pyme puede variar mucho respecto a una gran corporación, pero los costes operativos - mano de obra y gastos de funcionamiento - , si no se gestionan bien, pueden ser considerables. Además, una mayor dependencia del personal en funciones administrativas puede no ser viable cuando hay estancamiento o, por el contrario, un pico de demanda. Las empresas suelen verse obligadas a despedir o a contratar. Esas disrupciones pueden llevar a una mala gestión de fondos y a flujos de caja reducidos.
Una buena forma de mejorar los flujos de caja es:
La automatización de CxP introduce visibilidad y estabilidad en los procesos, además de un hábito de gestión cuidadosa del efectivo que beneficia a las pymes. Lo que se necesita al final del día es una reserva sana de efectivo para invertir en oportunidades de crecimiento. Un software de automatización de cuentas por pagar da a las empresas el margen necesario para distribuir y gastar el efectivo de forma estratégica.
Un DPO alto indica baja liquidez. Además, las operaciones manuales de CxP basadas en papel siempre generan costes elevados por ineficiencias. Ambos problemas pueden abordarse con automatización inteligente para mejorar los flujos de caja.
El software de automatización de cuentas por pagar , basado en automatización inteligente, combina automatización robótica de procesos ( RPA ) con tecnologías cognitivas como la IA y el machine learning para capturar y procesar automáticamente facturas y recibos de proveedor, y registrar los datos de compra validados en un software contable o ERP integrado para la conciliación y el pago final.
El software garantiza dos cosas: a) procesamiento de facturas desatendido de extremo a extremo, que reduce las ineficiencias y costes del trabajo manual, y b) procesamiento de pagos más rápido, que reduce el DPO de forma drástica.
Para entender el impacto de una solución de automatización de CxP en las operaciones de CxP y en los flujos de caja, veremos un ejemplo real: una empresa relativamente grande y, después, el impacto en una pequeña empresa. CANAC Inc. es uno de los mayores minoristas de ferretería de Canadá y líder en reformas. Durante un tiempo tuvo dificultades con sus operaciones de CxP: gestión de más de 200 proveedores de forma habitual, entrada manual de datos, clasificación y archivo de documentos, y nueva introducción de los datos de facturas verificados en su sistema de gestión documental Laserfiche. El personal de CxP tenía que gestionar una enorme cantidad de facturas de proveedor al año - casi 120 000 y en aumento - . El trabajo físico de procesar miles de documentos no estructurados o semiestructurados, más la redundancia de la doble entrada de datos y el reprocesamiento en caso de errores, estaba pasando factura al equipo. La dirección de CANAC buscó formas de aligerar la carga del personal y optó por la tecnología de automatización inteligente de procesos de Artsyl, docAlpha .
docAlpha es la plataforma de transformación digital sobre la que Artsyl ha construido su solución de automatización de CxP InvoiceAction. InvoiceAction impulsa la automatización de CxP y procesa cualquier cantidad de formatos de facturas gracias a conocimiento genérico integrado y autoaprendizaje de nuevos tipos de documento. Con una lógica híbrida de captura de datos y procesamiento documental (genérica y autoaprendida), InvoiceAction realiza un procesamiento directo de facturas de proveedor: captura, extracción, validación, verificación y exportación de los datos y documentos de factura aprobados al sistema de gestión documental Laserfiche del cliente.
La integración estrecha con Laserfiche permite que los detalles de factura extraídos (incluidos metadatos) desde los workflows de automatización inteligente de Artsyl se usen para indexar y archivar documentos automáticamente en Laserfiche. La empresa ha logrado un ahorro considerable al eliminar el trabajo manual en la mayor parte de las tareas de CxP, con una reducción del 95 % en la entrada manual de datos. En cuanto al impacto: InvoiceAction de Artsyl ha permitido una automatización de procesos desatendida y ha hecho posible que CANAC acelere el procesamiento de facturas de proveedor de 2 semanas a 2 días. En términos de costes de mano de obra y tiempo operativo, es un logro muy significativo.
En el caso de una pequeña empresa, como el Upper Grand District School Board , que procesa alrededor de 5000 facturas de proveedor al año, sus retos con facturas de suministros pueden parecer menores en comparación con los de CANAC. Sin embargo, las ineficiencias y demoras que introduce el trabajo manual en el sistema de CxP retrasan el procesamiento semanas, reduciendo las posibilidades de pagos anticipados o descuentos. La carga de trabajo del procesamiento manual de CxP es tan pesada e improductiva en una pequeña empresa como en una gran corporación.
La automatización inteligente aborda la ineficiencia del trabajo manual y prepara el departamento de CxP para una mayor eficiencia y escalabilidad, imposibles solo con intervención humana. Upper Grand ha logrado eliminar el 20 % del esfuerzo necesario para escanear y archivar manualmente las facturas de suministros. Las capacidades de automatización de CxP de Artsyl incluyen el escaneo por lotes y la separación automática de facturas de suministros. Esto ha permitido al consejo escolar monitorizar todo el procesamiento de facturas de CxP con un seguimiento del 100 % de pasivos y total transparencia del proceso.
Si dirige una pequeña o mediana empresa, la mejor forma de escalar operaciones y crecer es transformar digitalmente sus operaciones críticas con herramientas como la automatización de cuentas por pagar.
Contacte con Artsyl para saber cómo puede configurar sus procesos de CxP/CxC y otros procesos documentales para lograr una mayor eficiencia.
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