Acertar con CxP gracias al software de procesamiento de facturas

Gestionar transacciones de CxP/CxC a diario puede ser complicado, sobre todo con cientos de facturas y albaranes de múltiples proveedores. Las cuentas por pagar son una función intensiva en mano de obra y documentación que puede retener a personal cualificado durante días en tareas repetitivas de procesamiento de facturas. La complejidad aumenta porque no todas las facturas de proveedores llegan en el mismo formato. Con varios proveedores hace falta un sistema estricto de clasificación, archivo y entrada de datos desde distintos formatos de factura, muchas veces manual. La facturación manual de proveedores puede alargarse mucho y ralentizar procesos relacionados. Hoy contamos con la automatización inteligente de procesos (IPA) para gestionar estas tareas documentales de una vez. El software de procesamiento de facturas, una solución construida sobre una plataforma IPA, realiza facturación de proveedores de extremo a extremo: captura, extracción, validación, verificación y enrutamiento de aprobación de datos de facturas en múltiples formatos. El software incorpora capacidades de IA y machine learning que permiten trabajar con facturas de diseños muy variados. Que una suite IPA con procesamiento automático de facturas pueda emular acciones humanas para adaptarse a la variabilidad documental hace que empresas de distintos sectores estén más preparadas que nunca para desplegarla en procesos intensivos en documentos como procesamiento de pedidos de venta, reclamaciones médicas o gestión de remesas de cheques.

Comentamos los resultados de desplegar la solución de automatización inteligente de procesos de Artsyl con capacidades de procesamiento de facturas: en concreto, las ventajas que obtuvo uno de nuestros clientes al usar la IPA de Artsyl para simplificar lo complejo en su departamento de CxP.

Hirschfeld Industries se especializa en fabricación integrada de componentes estructurales de acero muy ingenierizados. Con una fabricación de unas 100 000 toneladas de acero al año, este gigante norteamericano necesitaba un mecanismo adecuado para digitalizar y agilizar las compras de acero. El objetivo del fabricante era reducir mano de obra y costes operativos de gestión de facturas y albaranes en cantidades de cientos y miles.

Antes de desplegar la solución de automatización inteligente de Artsyl para procesar facturas de proveedores, el patrón de trabajo típico de la empresa consumía muchos recursos y tiempo. Un día cualquiera llegaba un albarán de un proveedor por un vagón o camión entrante. El personal localizaba el pedido de compra correspondiente al albarán, completaba la información faltante en el albarán cotejando con el pedido y actualizaba todo en el sistema. Esto consumía muchos recursos y tiempo, además del apoyo de empleados a tiempo parcial de otra unidad. Además, había que revisar sistemáticamente los informes de ensayo de materiales para verificar que las especificaciones del producto terminado coincidieran con el grado de acero comprado. La empresa necesitaba al menos 3 empleados a tiempo completo (ETC) para esta labor.

Dado lo tedioso del procesamiento de documentos transaccionales, la empresa decidió agilizar el control de inventario y el manejo de documentos. Artsyl fue su elección para la transformación digital de sus unidades de compras e inventario.

Hoy, con la plataforma de automatización inteligente de Artsyl, la empresa ha reducido el esfuerzo manual de 160 horas-hombre/mes a 40 horas-hombre/mes. Además, en lugar de ocupar 3 ETC para los informes de ensayo de materiales, ahora emplea solo 1 ETC: los flujos específicos de Artsyl automatizaron y agilizaron la verificación de los informes frente a datos de compra/inventario, de modo que solo hace falta 1 ETC para intervenir y aprobar en caso de excepciones.

Lo mejor de la automatización inteligente de procesos documentales es que los flujos de trabajo se elevan automáticamente al nivel de los mejores. En el caso de este fabricante, el personal puede recuperar al instante albaranes o informes de ensayo, controlar el inventario y apoyarse en una traza de auditoría auténtica generada automáticamente por la agilización de las operaciones en compras e inventario.

Resumamos cómo la automatización inteligente de procesos de Artsyl asume el control completo de una tarea documental y entrega resultados en una fracción del tiempo que requiere hacerlo manualmente.
Reserve una demo ahora

La IPA de Artsyl utiliza tecnologías de transformación digital como IA, machine learning, captura inteligente de datos , automatización de procesos de negocio (BPA) y automatización robótica de procesos ( RPA ) para realizar tareas intensivas en datos y documentos como lo haría una persona, pero con una eficiencia, velocidad y precisión inigualables. Los bots de Artsyl se apoyan en el machine learning como tecnología principal para reconocer y capturar documentos. Los documentos conocidos con plantilla estándar se capturan con lógica integrada y tecnología OCR/ICR. Pero la lógica integrada no llega lejos ante la variabilidad documental. Ahí entra el machine learning: el bot lo utiliza para autoaprender un nuevo tipo de documento (formato y posición de campos) emulando las acciones humanas al introducir los detalles de ese documento la primera vez. Los bots recuperan ese aprendizaje y lo aplican para procesar plantillas posteriores de formato similar. Así, los bots de Artsyl añaden aprendizajes a una amplia base de lógica de negocio y permiten procesar un conjunto diverso de tipos de documento con menos intervención manual cada vez. Puede decirse que el rendimiento de los bots de Artsyl solo mejora con cada nuevo documento procesado, ya que construye de forma continua sobre la inteligencia de captura que va adquiriendo.

La tecnología de autoaprendizaje de la IPA de Artsyl es un diferenciador clave que clientes y nuevos clientes quieren explorar, sobre todo por el gran ahorro en costes operativos y de mano de obra que se logra al eliminar casi por completo el esfuerzo manual.