Hirschfeld Industries Optimiza el Control de Inventario con docAlpha

Al digitalizar y extraer automáticamente datos de conocimientos de embarque e informes de prueba de materiales, Hirschfeld aumenta la eficiencia, el cumplimiento y la calidad

El Desafío

En su papel como VP de Tecnologías Operativas en Hirschfeld Industries, Danny Young tiene la tarea de encontrar mejores y más eficientes formas de hacer las cosas que entreguen una ventaja sobre la competencia.

Cuando Young miró el tiempo y el esfuerzo gastado manejando manualmente documentos relacionados con las compras de acero de la empresa usadas para fabricar puentes de acero y componentes estructurales para edificios y plantas de energía, vio espacio para mejorar.

Considerando que la empresa fabrica más de 100,000 toneladas de acero anualmente, Young identificó tremendos ahorros de costo y mano de obra que podrían venir de digitalizar conocimientos de embarque para las compras de acero de la empresa, e informes de prueba de materiales usados para asegurar que los materiales usados en producir un producto terminado cumplan con las especificaciones.

Como Young lo describe, hasta hace poco, los procesos de la empresa eran manuales y cargados de papel.

“[En el pasado,] recibíamos un conocimiento de embarque para un vagón de ferrocarril o camión entrante, y luego sacaríamos la orden de compra y escribiríamos la información en el conocimiento de embarque que recibimos del proveedor, luego transferiríamos cualquier información que no estuviera en ese conocimiento de embarque de la orden de compra. Y lo enviaríamos a la tienda y lo recibirían, y luego cuando regresara actualizarían el sistema con él.”

El tiempo y el esfuerzo requeridos para manejar este proceso manualmente requerían la mayor parte del tiempo de un empleado, junto con soporte de tiempo parcial de empleados en su planta de la costa este.

Según Young, el proceso de conocimiento de embarque era simple comparado con el trabajo involucrado en mantener informes de prueba de materiales. Revisar estos informes para verificar que las especificaciones químicas y físicas requeridas para un entregable terminado coincidieran con el grado de acero comprado requería tres empleados de tiempo completo trabajando con registros en papel.

“Mirando las horas que estábamos gastando revisando documentos y haciendo lo que solían llamar codificación y verificando cosas, sentí que tenía que haber una mejor manera,” dijo Young.

Mientras que la empresa había invertido en un sistema de gestión de documentos en el pasado para gestionar sus archivos, Young dijo que el sistema había sido subutilizado y no tenía la flexibilidad para satisfacer sus necesidades.

“[El DMS] que teníamos era muy estático; cualquier cambio menor significaría que no recogería la información. A través de mi investigación vi cómo docAlpha se basaba en diferentes elementos en un formulario para extraer los datos,” dijo Young.

“Por eso exploré Artsyl más a fondo.”

La Solución

Hirschfeld Industries eligió implementar la Plataforma de Transformación docAlpha de Artsyl Technologies para extraer inteligentemente datos de sus conocimientos de embarque e informes de prueba de materiales, optimizando el flujo de datos de compra/inventario mientras asegura que todos los documentos fueran fáciles de acceder durante todo el proceso.

Debido a que Hirschfeld ve su nuevo proceso como una ventaja competitiva, declinó divulgar todos los detalles de cómo se implementó el nuevo proceso.

El resultado neto, sin embargo, es que la empresa ahora puede digitalizar rápida y eficientemente conocimientos de embarque e informes de prueba de materiales de una manera que elimina la entrada manual de datos y proporciona la flexibilidad y validación automatizada necesaria para entregar resultados oportunos y precisos que aumentan la eficiencia mientras aseguran cumplimiento y calidad.

Los Resultados

Al confiar en docAlpha para apoyar el manejo de conocimientos de embarque, la empresa ha reducido radicalmente el tiempo y el esfuerzo requeridos para gestionar y controlar su inventario. El trabajo que anteriormente se realizaba a tiempo completo por un empleado, con apoyo de otros dos, se ha reducido de 160 horas hombre/mes a solo 40 horas mensuales.

Al mismo tiempo, la empresa ha comenzado a implementar docAlpha para manejar informes de prueba de materiales. Hasta la fecha, la empresa tiene control sobre informes de prueba recién recibidos y ha aplicado docAlpha para digitalizar y extraer datos de su archivo histórico de informes de prueba en papel.

“Espero que pasemos de tres personas a una persona cuando terminemos,” dijo Young, “Definitivamente estamos haciendo mucho progreso. Teníamos un retraso de 16,000 informes antiguos y docAlpha para MTRs está funcionando como queremos.”

Más allá de las ganancias de eficiencia, el verdadero beneficio de automatizar y digitalizar informes de prueba de materiales es asegurar que los productos terminados siempre se hagan de materiales que confirmen especificaciones rigurosas.

“Es un problema de calidad,” dijo Young, “Y eso es realmente, para mí, la mayor ventaja competitiva, es que no vamos a cortar algo del material incorrecto, debido al sistema que tenemos en su lugar usando docAlpha.”

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.