¿Por qué invertir en automatización inteligente de procesos?
Es habitual reconocer que los CFO deben liderar una gestión financiera sólida y actuar con prudencia en asuntos de dinero para asegurar el crecimiento a largo plazo. Pero ¿qué implica esto a nivel operativo? ¿Qué pueden hacer los CFO para asegurar un desarrollo sostenible del negocio incluso ante disrupciones externas?
En las finanzas corporativas, la precisión y la eficiencia son los dos factores que más aseguran la perdurabilidad de la empresa. Y la mayor parte de las acciones donde estos dos factores son críticos para la buena salud del negocio están en las funciones muy dependientes de documentos: cuentas por pagar (CxP) y cuentas por cobrar (CxC).
Hablaremos en concreto de las funciones administrativas de estas dos operaciones financieras críticas e intensivas en mano de obra, porque ahí se puede medir la eficacia y la eficiencia operativas, y cualquier discrepancia puede repercutir en los flujos de caja de toda la organización.
El progreso del negocio es posible gracias a las personas, los procesos y los sistemas, y estos tres componentes están unidos por una cosa: los datos. Los datos y documentos de negocio permiten el movimiento de personas, procesos y sistemas dentro de la organización. Además, los datos, bien gestionados, vinculan las operaciones y departamentos clave y dan lugar a lo que se conoce como empresa conectada.
En otras palabras, una mala gestión de datos y documentos de negocio genera no solo silos funcionales y departamentales, sino también una ralentización importante del avance del negocio a nivel operativo. Las consecuencias inmediatas de una mala gestión de datos y documentos se ven con frecuencia en CxP/CxC: un solo error de entrada de datos puede retrasar el procesamiento de facturas días o semanas y costar a la empresa retrabajo y penalizaciones de pago. Multiplique un caso así por los cientos o miles de facturas que una empresa suele gestionar al mes y el resultado puede ser un serio problema de flujo de caja.
En general, las empresas operan con grandes cantidades de datos no estructurados. Depender del procesamiento manual de documentos abre la puerta al error humano, a operaciones más costosas, tiempos de procesamiento más largos y al caos en el cumplimiento de expectativas de proveedores y clientes.
Los CFO pueden hacer varias cosas para revertir el desgaste, tanto manual como monetario, de procesos basados en documentos como CxP y CxC, de forma que se asegure una mejora continua y una reducción de costes operativos.
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Todas estas medidas pueden cumplirse adecuadamente con la automatización inteligente de procesos (IPA). La IPA utiliza tecnologías de transformación digital como la IA y el machine learning para realizar un procesamiento de extremo a extremo de tareas documentales como CxP y procesamiento de pedidos. Además de asegurar el control de la cadena de proceso completa desde la captura de datos hasta la exportación al ERP en una sola plataforma, la IPA reduce mucho la dependencia de la mano de obra y elimina el papeleo.
La automatización inteligente de procesos ayuda a obtener datos consistentes y precisos de procesos intensivos en documentos para su uso posterior en ERPs y aplicaciones de negocio. Como los resultados de la IPA son precisos, las empresas pueden extraer métricas concretas (por ejemplo, tiempo o coste de procesar una factura) y usarlas como referencias de rendimiento y eficiencia óptimos.
Con la optimización consistente de las funciones CxP/CxC y de los procesos documentales relacionados mediante IPA, los CFO pueden establecer mejores prácticas de procesamiento documental en CxP/CxC y en funciones financieras afines a partir de los resultados de la implantación.
Lo mejor de optimizar los procesos financieros con IPA es que los CFO tendrán visibilidad y control completos sobre lo que tradicionalmente ha sido una función manual dependiente del papel y propensa a errores. La disponibilidad precisa de datos de procesos documentales críticos también ayuda a una toma de decisiones correcta y puntual.
Para CFOs comprometidos con el futuro de la empresa, no hay nada más importante que tener acceso a datos que les indiquen el estado de las funciones de negocio en su ámbito. La IPA agiliza CxP/CxC y las tareas financieras relacionadas, permitiendo a empresas y CFOs ver dónde están fallando en ventas e ingresos.
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