Compra de software de automatización AP

Cualquier implementación de software puede ser un fracaso épico si no sabes lo que estás buscando. Antes de comprar software de automatización de AP, siga estos consejos rutinarios, aunque a menudo pasados por alto, para que su viaje hacia la transformación digital sea un éxito.

La automatización AP se ha convertido en los últimos tiempos en una herramienta imprescindible para las empresas con visión de futuro. Una de las razones es la transformación del negocio y el rápido retorno de la inversión que obtienen las empresas; por lo general, los usuarios experimentan un buen cambio en los tiempos del ciclo de procesamiento de facturas y el costo por factura dentro de los 6 meses posteriores a la implementación. Pero ha habido una serie de casos en los que las empresas no han sabido sacar provecho de la automatización inteligente simplemente porque no pudieron identificar la aplicación adecuada para gestionar sus operaciones de cuentas por pagar.

Sepa por qué está haciendo lo que está haciendo

Es como comprar una bicicleta de la que todo el mundo ha estado entusiasmado y, sin embargo, no has podido descubrir si realmente funcionaría en los caminos embarrados que normalmente llevas al trabajo. No saber si el software de automatización de AP cumple adecuadamente con los requisitos de su negocio es uno de los mayores impedimentos para realizar la transición a transformación digital por los cuatro costados. De la gran cantidad de módulos y funcionalidades que ofrece cada software de automatización de AP en el mercado, necesita averiguar si una solución de automatización inteligente en particular aborda todos los desafíos que ha enfrentado en AP. Analizaremos la lista de verificación que debe elaborar y los elementos imprescindibles que garantizarán la implementación exitosa del software de automatización de cuentas a pagar y la transformación empresarial de su empresa.

Encuentre todas las razones adecuadas para digitalizarse

Como primer paso, debe preguntarse por qué decidió cambiar a la automatización de cuentas por pagar.
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Podría haber varios factores influyentes que impulsen a las empresas a volverse digitales: las presiones competitivas y la carrera por dominar el mercado son razones suficientes para volverse AP inteligente; Además, siempre querrá tener control de sus costos operativos y laborales. Pero estos son factores que se lograrán una vez que instale el software y lo ejecute durante un período de tiempo significativo. Estos no son los criterios sobre los cuales usted debe tomar sus decisiones de compra. Aquí es donde las empresas fallan, ya que la mayoría de las veces deciden sobre un producto en función de los objetivos finales que promete cumplir. Es mejor saber si el producto en cuestión es viable.

Escalabilidad:Estás obligado a procesar 90000 facturas de proveedores entrantes que asciende a millones de dólares al año. La escalabilidad es una característica fundamental que se debe tener en cuenta al comprar software de automatización de AP. A medida que su negocio crece, debe asegurarse de que el software que compre pueda procesar un gran volumen de facturas en los mismos tiempos de ciclo que lo haría con un número limitado. Pregunte a su proveedor si el software será suficiente para las necesidades de su departamento.
Facilidad de uso:¿Dónde está la necesidad de digitalizarse si contaba con la mano de obra más capacitada que realizaba las tareas con precisión en todo momento? Bueno, ese es el problema: el capital humano, si bien es indispensable, tiene sus limitaciones en términos de producción continua y resultados precisos. Es probable que se cometan errores al ingresar datos manualmente. Además, existe el problema de aprender software nuevo que podría consumir mucho tiempo, sin mencionar los recursos adicionales que necesitaría para capacitar a su personal para adoptar el software de manera efectiva. La facilidad de uso y la transformación empresarial son una parte importante de la implementación exitosa de cualquier producto o servicio, ¡pregúntele a cualquier cliente! Pregúntele a su proveedor si necesita confiar en la guía del usuario o en un capacitador para cada problema operativo que encuentre y si es una solución viable para que la adopte su personal no técnico. No todo el mundo tiene TI, ¡y su personal de AP ciertamente no debería sufrir por eso! Su pregunta debería ser: ¿qué tan rápido puede su personal ponerse en modo de trabajo usando el software?
Automatización inteligente:Una de las ventajas de automatizar sus procesos de misión crítica es que ahorra en costos laborales e ineficiencias operativas. La entrada manual de datos introduce errores en el proceso de cuentas por pagar: inyectar datos incorrectos desde el principio de un proceso puede tener un efecto dominó en el que se tratará con resultados falsos y resultados indeseables en cada etapa. La automatización inteligente elimina estos desafíos e introduce un sistema de ingreso y procesamiento de datos precisos desde el principio, por lo que tiene la seguridad de obtener resultados precisos al final de un proceso. La automatizacion inteligente tambien reduce la intervencion del usuario y el esfuerzo manual al minimizar las excepciones. automatización de cuentas por pagar Los robots utilizan IA y aprendizaje automático para reconocer, capturar y procesar facturas que tienen diferentes plantillas y formatos. Para cada nueva factura que el bot necesita procesar, recupera de la memoria las acciones del usuario realizadas en esa factura y las aplica para procesar todas las facturas similares. La intervención del usuario se reduce progresivamente a medida que los bots crean un banco de memoria de las acciones realizadas por el usuario para realizar el trabajo y aplicarlas cuando sea necesario. Pregunte a su proveedor si el software de automatización de cuentas por pagar tiene incorporadas tecnologías cognitivas que permitirán el procesamiento de facturas desatendido y directo.
Integraciones:estás ansioso por utilizar un determinado dispositivo que funcione con batería. Estás emocionado, motivado y esperando utilizarlo al máximo, hasta que te das cuenta de que la batería que has comprado no es del tamaño adecuado ni adecuada para tu dispositivo. ¡Qué fastidio! Si vamos a crear una analogía basada en esto, podemos argumentar que a menudo, en medio de la extensa investigación que se ha realizado para conocer la utilidad de un producto o servicio, no logramos descubrir si se ajusta a los requisitos generales de su aplicación y al modelo de negocio. Pregunte a su proveedor si existe la posibilidad de integrar el software de automatización de cuentas por pagar con su ERP o sistema de contabilidad existente y si existe el riesgo de alterar los sistemas o procesos existentes.
Privacidad de datos:La privacidad de los datos es un aspecto crítico de las políticas de gobernanza y ética empresarial. Si bien es posible que las cuentas por pagar no contengan grandes bases de datos de datos privados, ciertamente hay puntos de datos en las facturas de los proveedores, como detalles del proveedor y datos financieros, que pueden estar sujetos a diversas legislaciones gubernamentales como GDPR. También es necesario proteger los datos comerciales confidenciales generados durante la interacción con los proveedores. Asegúrese de preguntar a su proveedor si el software de automatización de cuentas por pagar procesará los datos de las cuentas por pagar de acuerdo con las legislaciones relacionadas. Otro punto a considerar es si los datos de su empresa estarán seguros, especialmente si su empresa está alojada en la nube.

La automatización de cuentas a pagar eleva su empresa y su departamento de cuentas a pagar a los mejores niveles de su clase. como le dirá esta unidad de fabricación de nicho . Al igual que con cualquier nuevo rumbo que se adopte en los negocios, la inversión en software de procesamiento de facturas también debe realizarse considerando todos los obstáculos y resultados posibles.