Los sistemas ERP ofrecen una plataforma para la gestión integral del negocio. Las funciones importantes de los departamentos pueden ejecutarse con facilidad y los usuarios pueden coordinar y comunicar actividades interdepartamentales e intradepartamentales para una gestión más colaborativa. Pero los sistemas ERP también contienen muchos datos y documentos y son en buena medida el repositorio central de toda la información de la empresa. Esos datos pueden formar parte de la ejecución de tareas o ser necesarios para completar trabajos en el ERP. Cada vez que la organización interactúa con interlocutores externos e internos se generan muchos datos: comunicación con proveedores y clientes, incorporación de empleados, comunicación entre y dentro de departamentos, reuniones, actas, gestión de nóminas, relaciones con inversores y medios, etc. Esos datos sirven para impulsar el negocio. En su sistema ERP, una tarea sencilla como la contabilidad mensual exige que el personal introduzca manualmente datos de documentos fuente como facturas de proveedores, recibos, notas de crédito, facturas, extractos bancarios, etc. Sin datos transaccionales no es posible pagar gastos mensuales a acreedores ni conciliar pagos y cobros. Las tareas contables básicas pueden paralizarse por la falta de datos.
Todos los pasos para asegurar los datos correctos para su ERP se suelen hacer manualmente. Un empleado de CxP recoge y clasifica las facturas entrantes, luego introduce los datos en la hoja de cálculo de la empresa. Tras la entrada, hay que comprobar que los datos introducidos son correctos y fiables. Esto implica una etapa de validación larga y laboriosa: cotejar facturas con las órdenes de compra correspondientes y otras comprobaciones (suma total de la factura, detalle de líneas frente a la orden de compra). Si hay excepciones, el empleado debe consultar al responsable de verificación, que aprobará o rechazará los pagos de esa factura. Tras las aprobaciones, los pagos a proveedores se realizan desde el ERP.
Todas las transacciones del ERP deben registrarse correctamente, por lo que el empleado de CxP debe volver a introducir los datos en el ERP. Todos los pasos previos a la entrada en el ERP son muy lentos y laboriosos. Y si hay errores durante el procesamiento de facturas , acabará trabajando con datos incorrectos en el ERP, lo que lleva a malos resultados de negocio. Esos resultados pueden ser muy costosos: una entrada o validación errónea puede hacer que pague de más al proveedor. Los sistemas ERP funcionan bien y de forma óptima cuando hay acceso puntual a los datos. La entrada manual de datos en el ERP es lenta y costosa. Además, tareas concretas que deben completarse en el ERP requieren acceso puntual a los datos.
Por ejemplo, para resolver una incidencia de un cliente, los usuarios del ERP necesitan poder consultar de inmediato los datos actuales del cliente. Esos datos pueden proceder de documentos que muestren una transacción reciente, como una orden de compra o un recibo. Por tanto, esos documentos transaccionales deben accederse, archivarse y almacenarse en la base de datos del ERP en cuanto entren en su entorno de negocio.
El trabajo manual es erróneo y lento. La tecnología ofrece una forma mejor de adquirir, validar e introducir datos en un sistema ERP . La automatización inteligente de procesos, que combina tecnologías de transformación digital como la IA, el aprendizaje automático , la RPA, la automatización de procesos de negocio, software de reconocimiento OCR/ICR y tecnología de captura inteligente de datos, ayuda a acelerar el procesamiento de documentos y la captura de datos. El resultado es un enfoque optimizado de adquisición y exportación de datos a sistemas ERP , con la menor intervención manual posible.
Beneficios
- Eliminar errores y retrasos de la entrada manual de datos
- Acelerar la disponibilidad de datos para los sistemas ERP
- Trabajar con datos no estructurados, semiestructurados y estructurados en los ERPs
- Reducir drásticamente los costes e ineficiencias de los datos incorrectos en los ERPs
- Tender un puente en la automatización desde que los datos entran en la organización hasta que se registran en el ERP, y reducir silos de datos o datos faltantes
- Tener una visión única del flujo documental desde la captura del documento en los límites de la organización hasta la exportación al ERP
Al acelerar el ritmo y la eficiencia con que documentos y datos entran en su ERP, podrá ejecutar tareas con rapidez. Al asegurar una entrada de datos y un procesamiento inteligente de documentos sin intervención manual, trabajará con datos precisos cada vez.
La captura inteligente de datos y el procesamiento de documentos ayudan a elevar el rendimiento de su ERP al asegurar que trabaje con datos precisos cada vez. Trabajar con datos precisos asegura resultados de negocio precisos.
Para una visión rápida de nuestras soluciones de automatización inteligente de procesos para captura de datos acelerada y procesamiento directo de documentos, llámenos hoy.