Paragon Films Combina docAlpha y Dynamics AX para Automatizar su Proceso de Pagos y Aumentar el ROI para su Nueva Inversión ERP

Implementar Procesos AP Más Rentables y Obtener Control sobre las Adquisiciones Eleva el Papel y el Impacto de los Miembros del Personal de AP

El Desafío

En 2015, Paragon Films comenzó el proceso de migración desde su sistema ERP heredado IBM AS/400 a un nuevo ERP que ofrecería a la empresa mayor flexibilidad, reduciría la carga de mantenimiento/administración en TI y sentaría las bases para el crecimiento y la innovación futuros.

Según el CIO de Paragon Films, Kenny Mullican, la empresa eligió Microsoft Dynamics AX y el sistema para gestionar mejor sus datos comerciales. Una implementación exitosa de ERP llevó a explorar nuevas y mejores formas de manejar documentos en papel y digitales, y automatizar los procesos apoyados por su ERP.

“Mudarse a un sistema ERP que se ve y funciona como otros productos de Microsoft hizo la vida mucho mejor,” dijo Mullican, “Pero todavía estaba ese lado del papel de las cosas. Entonces, nuestro departamento de AP todavía típicamente tendría que hacer todo manualmente.”

Además del costo inherente y las ineficiencias del procesamiento manual, el enfoque antiguo de Paragon significaba una falta de visibilidad y auditabilidad para el proceso.

“Más adelante cuando los auditores entrarían y dirían: ‘Bien, veamos tu pista de papel’, realmente era una pista de papel,” dijo Mullican.

“Significaba tener que ir y encontrar físicamente una factura particular y ver dónde estaba que ese gerente había escrito la codificación en ella y escrito su propia firma de aprobación en ella y luego ver dónde estaba registrada en el sistema,” agregó Mullican.

Claramente, Paragon vio una oportunidad para mejorar el proceso.

La Solución

Según Mullican, Paragon Films eligió implementar el sistema de gestión de contenido empresarial DocLink de Altec para manejar sus documentos comerciales de una manera que fuera optimizada y más eficiente. La integración bien establecida de DocLink con

Un componente clave en esa decisión fue la capacidad de DocLink de extraer inteligentemente datos de las facturas de proveedores de Paragon, que luego podrían usarse para automatizar el manejo de documentos, el enrutamiento de aprobación y la codificación G/L, todo apoyado por DocLink con integración a Microsoft Dynamics AX.

La Plataforma de Transformación docAlpha de Artsyl, integrada con DocLink, proporciona ese componente crítico de captura inteligente, permitiendo a Mullican y Paragon Films obtener aún más valor y rendimiento de los sistemas ERP y ECM en los que han invertido tiempo y dinero.

Al confiar en las capacidades de captura inteligente de docAlpha, el equipo de AP no tiene que preocuparse por archivar y clasificar manualmente facturas o ingresar manualmente información en su sistema ERP. docAlpha identifica y extrae datos accionables de facturas en papel escaneadas o digitales nativas y pasa esos datos al ECM DocLink. Esos datos informan a su motor de flujo de trabajo de aprobación de cuentas por pagar para enrutar todo para codificación y aprobación.

Los Resultados

Según Mullican, fusionar las capacidades de docAlpha con Dynamics AX y docAlpha ayudará a Paragon Films a lograr un nuevo nivel de control sobre su proceso de AP, mientras mantiene o aumenta la eficiencia.

Más allá de simplemente apoyar su proceso de AP existente, DocLink y docAlpha realmente le dieron al equipo de AP de Paragon la flexibilidad para reinventar su proceso de una manera que permitiera niveles adicionales de responsabilidad y control.

“Con el nuevo sistema en su lugar, podemos crear flujos de trabajo de procesos que involucren múltiples personas, con múltiples departamentos y múltiples niveles de autoridad, sin estar sobrecargados por la complejidad,” dijo Mullican, “DocLink y docAlpha lo mantiene simple para nosotros.”

DocLink optimiza aún más el proceso de requisición de compra de Paragon Films al hacer coincidir automáticamente órdenes de compra generadas del proceso de requisición, con cotizaciones y facturas recibidas de proveedores. Clave para ese proceso es tener un sistema como docAlpha que pueda extraer datos automáticamente de todos esos documentos para apoyar el proceso de coincidencia, sin tener que ingresar toda la información manualmente.

Según Mullican, el impacto comercial del proceso de AP recién definido ha sido significativo para Paragon Films.

“Poner un proceso en su lugar para implementar mayor visibilidad y control sobre compras y aprobación de facturas ha sido enormemente beneficioso,” dijo Mullican, “Tiene un tremendo impacto en la productividad de nuestro personal y la satisfacción laboral.”