Compras y pagos inteligentes: procesamiento
El procesamiento de compras y pagos es una función empresarial esencial que determina el éxito global de una empresa. Bien ejecutado, puede generar mayores ingresos. Mal ejecutado, puede traducirse en ineficiencias de proceso, costes operativos, pérdida de negocio e ingresos no capturados. La gestión tradicional de estas operaciones críticas suele requerir mucho trabajo y tiempo. A esto se suma la falta de visibilidad y transparencia en cómo se compran y pagan los productos, incluidas las transacciones con proveedores y el estado de los pagos. Estos factores no solo retrasan el negocio, sino que llevan a operaciones cada vez más aisladas en las que una mano no sabe qué hace la otra. Las funciones empresariales en silos pueden costar dinero a la empresa y también en términos de clientes recurrentes. Cuando los departamentos no pueden coordinar las funciones de forma efectiva para completar el servicio al cliente y los pedidos, el impacto se nota directamente en el negocio y en los ingresos.
Es importante que las empresas realicen pagos puntuales por las materias primas y bienes que compran para compensar la deuda creciente y asegurar una mayor confianza con los proveedores. Una buena gestión de proveedores ayuda a acelerar las compras y, con ello, la entrega de servicios al cliente final. En esencia, compras, pagos y cumplimiento de pedidos están interconectados: el éxito de una función depende de la otra.
Los procesos manuales llevan a funciones en silos y a un entorno de negocio desconectado. Una buena forma de reducir las operaciones en silos, sobre todo en la cadena crítica desde compras y pagos hasta la entrega del pedido, es eliminar la dependencia del esfuerzo manual. La tecnología ayuda a las empresas a lograrlo. La tecnología moviliza operaciones que suelen atascarse o mal gestionarse por la intervención humana, y esto también aplica a compras y pagos.
En compras y pagos hay mucho papeleo que tradicionalmente se ha gestionado con mano de obra. El papeleo manual es propenso a errores e ineficiente. Casos como datos introducidos incorrectamente, archivos perdidos, documentos duplicados, etc., añaden confusión, retrasos y costes al trabajo de procesamiento documental. Una tarea tan simple como procesar una factura puede implicar muchos pasos de entrada y validación de datos: comprobar datos del proveedor, realizar conciliación a 2 y 3 vías para que la factura coincida con la orden de compra y el albarán correspondientes, comprobar duplicados y datos de transacción faltantes, confirmar si hay que pagar recargos por demora y volver a introducir datos de transacción y pago en la aplicación de negocio o sistema ERP de la empresa para el registro.
La intervención de personal en cada paso del procesamiento de facturas puede provocar muchos errores humanos y retrasar los pagos finales a los proveedores. Las compras también sufren los mismos errores e ineficiencias provocados por el trabajo manual.
Para garantizar mejores resultados de negocio, las empresas deben invertir en una solución que agilice y conecte el procesamiento de compras y pagos. La mejor forma de hacerlo es contar con una solución que replique las acciones humanas para realizar el trabajo, pero sin los errores e ineficiencias asociados. La automatización inteligente de procesos es la respuesta.
Como demuestran muchas de estas historias de éxito de clientes, las empresas encuentran un valor real y tangible al automatizar los procesos más dependientes de documentos en compras y pagos.
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Lo que hace la automatización inteligente es crear una única plataforma para el procesamiento de compras y pagos, sin dejar huecos entre ambas funciones. La digitalización de documentos de transacción y papeleo permite a las empresas capturar datos de compras y pagos en el origen, eliminando papeles perdidos o duplicados. La automatización inteligente utiliza tecnologías de transformación digital como la IA y el aprendizaje automático , junto con la automatización robótica de procesos, la captura inteligente de datos, OCR/ICR/OMR y la automatización de procesos de negocio. Estas tecnologías permiten a los bots de automatización inteligente realizar acciones similares a las humanas para capturar, extraer, clasificar, validar y verificar datos de compras y pagos a partir de documentos de apoyo como órdenes de compra, facturas, notas de crédito, recibos, estados de cuenta, etc. Los bots pueden obtener información de las transacciones capturando datos desde múltiples canales de entrada: correo, FTP, correo postal, fax, escaneo, MFPs, etc. Este aspecto de la automatización inteligente, en el que los bots capturan datos de negocio críticos en el origen, es muy útil porque reduce papeles perdidos o fraudulentos que entren en la cadena de procesamiento.
La automatización inteligente crea una plataforma para el procesamiento de extremo a extremo de datos y documentos de compras y pagos. La eliminación de la intervención manual en los pasos más rutinarios, repetitivos y costosos en tiempo (entrada de datos, clasificación de documentos, validación) ayuda a eliminar retrasos y errores y a acelerar compras y pagos. Una solución de plataforma transformadora única como esta también conecta los departamentos de compras y cuentas por pagar para una mejor colaboración, transparencia, visibilidad y cumplimiento de tareas.
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