Procesamiento automático de facturas para distribuidores
Las cuentas por pagar se consideran una tarea de oficina rutinaria, pero si se gestionan mal pueden costar a las empresas cientos o miles en reprocesamiento, sobrepagos o pagos tardíos. La posición de una empresa en el mercado depende de la fiabilidad con que pague sus deudas a proveedores y socios. Las prácticas prudentes de cuentas por pagar (CxP) ayudan a lograrlo. Aunque no puede descartarse el fraude por parte del personal, la mayoría de los errores en CxP se deben a fallos de captura de datos y al trabajo manual inconsistente.
Una buena gestión de CxP conduce a una gestión financiera sólida: la empresa no solo puede cuadrar cuentas y conciliar registros en plazo, sino también optimizar el uso de fondos. Una parte importante del tiempo del personal de CxP se dedica a procesar facturas de proveedor necesarias para ejecutar los pagos y pagar a tiempo. El procesamiento manual de facturas de proveedor es lento y costoso. El riesgo del trabajo manual es que casi siempre introduce errores en las cuentas por pagar. Un simple error al introducir los datos de una factura en una hoja de cálculo puede arruinar los siguientes pasos. De hecho, la entrada de datos de facturas es el punto de partida de las operaciones de CxP: las fases siguientes (validación y aprobaciones) solo pueden ejecutarse correctamente si los datos de la factura son correctos desde el principio. Para empresas que gestionan cientos o miles de facturas de forma habitual, los riesgos del procesamiento manual son demasiado altos. Una sola entrada errónea o documentación perdida puede retrasar conciliaciones y pagos a proveedores semanas o meses. A eso se suma el tiempo que lleva validar cada factura.
«Aunque las empresas de distribución pueden implantar procesos financieros complejos con la aplicación NetSuite Cloud ERP, seguirán teniendo que procesar facturas manualmente para llevar los datos de transacciones de CxP a NetSuite. Este esfuerzo manual para introducir datos en NetSuite es ineficiente y ralentiza operaciones críticas… Lo que se necesita es una solución que cierre la brecha de automatización entre la entrada de una factura en la empresa y su uso fiable en NetSuite.»
La validación de datos de facturas puede implicar a muchos participantes en la cadena: proveedores, terceros, empleados de captura de datos, responsables de compras, etc. La falta de coordinación del personal de CxP, la comunicación deficiente, la correspondencia mal interpretada y la ausencia de personal clave para tomar decisiones contribuyen a retrasos en las validaciones. Los niveles de diligencia, correspondencia y papeleo necesarios para procesar una sola factura muestran lo intensivo en mano de obra que puede ser el sistema y lo fácil que resulta que quede descoordinado y mal gestionado.
La tecnología, sin embargo, es un habilitador y ha ayudado a las empresas a racionalizar este proceso intensivo en documentos y en mano de obra. Muchas empresas de distribución aprovechan las capacidades de la solución NetSuite Cloud ERP para implantar todo tipo de operaciones. NetSuite es una suite integral de gestión para funciones críticas como CRM, finanzas y comercio electrónico. NetSuite ayuda a las empresas a ganar visibilidad y control total sobre finanzas y contabilidad. Sus modelos de negocio flexibles permiten adaptar las aplicaciones a requisitos diversos. De hecho, las empresas pueden transformar sus operaciones de distribución mayorista con NetSuite Cloud ERP.
Desde la gestión financiera hasta el seguimiento de inventarios y el cumplimiento de pedidos, NetSuite se ha convertido en la solución de referencia para muchas empresas con visión de futuro.
Reserve una demo ahora
Los datos son una parte crítica para implantar con éxito la suite NetSuite. En general, los datos impulsan muchos procesos de negocio. Antes de que un usuario pueda usar NetSuite para, por ejemplo, conciliar pagos, debe introducir todos los datos del pago, incluidos los detalles de factura o información transaccional relacionada. Esta tarea se ha realizado tradicionalmente de forma manual. El procesamiento manual de facturas es lento, laborioso y propenso a errores. Un empleado de CxP tiene que introducir los datos de la factura en una hoja de cálculo, validar cruzando líneas con la orden de compra, comprobar datos del proveedor, confirmar con otro empleado si parte del pago ya se realizó y realizar otras comprobaciones según reglas de negocio. Aunque las empresas de distribución pueden implantar procesos financieros complejos con NetSuite Cloud ERP, siguen necesitando procesar facturas manualmente para llevar los datos de transacciones de CxP a NetSuite. Este esfuerzo manual es ineficiente y ralentiza las operaciones críticas en NetSuite.
Una captura o procesamiento incorrectos retrasan la disponibilidad de datos en NetSuite. Las empresas de distribución no pueden permitirse retrasos en procesos críticos que frenen el negocio, incluidos procesos intensivos en documentos como CxP y procesamiento de pedidos de venta. Lo que necesitan los usuarios de NetSuite del sector distribución es una solución que cierre la brecha entre la entrada de una factura en la empresa y su uso fiable en NetSuite.
Dado que muchas empresas de distribución dependen de NetSuite para ejecutar todas las funciones críticas, es esencial que los datos transaccionales que las sustentan sean precisos. Es decir, todos los datos necesarios para iniciar una función en NetSuite deben ser correctos. La entrada manual y el procesamiento documental no son la respuesta. Hace falta una plataforma automatizada para el procesamiento de documentos transaccionales. La plataforma de automatización inteligente de procesos (IPA) de Artsyl hace precisamente eso: ayuda a cerrar la brecha de automatización entre la recepción de una factura y su registro en NetSuite Cloud ERP.
La solución de automatización inteligente de Artsyl utiliza tecnologías de transformación digital como la IA y el machine learning para realizar captura, extracción, validación y verificación directas de datos transaccionales a partir de facturas y documentos de CxP relacionados. El software está preparado para reconocer nuevos formatos de documento y aprender estructuras distintas, sustituyendo el esfuerzo humano por un procesamiento más consistente y sin errores. Las tecnologías cognitivas dotan a los bots IPA de Artsyl de capacidad de procesamiento inteligente de documentos para múltiples formatos y canales de entrada (correo, FTP, MFP, fax, escáner, etc.). Las soluciones IPA de Artsyl pueden desplegarse on‑premise o en la nube. Artsyl Cloud es una solución de automatización de CxP en la nube que acelera la disponibilidad de datos de facturas en NetSuite Cloud ERP.
Ventajas de la automatización inteligente de procesos de Artsyl en distribución
Solicite una demo en directo de la plataforma de automatización inteligente de procesos de Artsyl para acelerar la disponibilidad de datos en NetSuite y mejorar su distribución. Contáctenos.
¿Por qué invertir en automatización inteligente de procesos?
5 procesos inteligentes para la oficina
Automatización de facturas de CxP para pequeñas empresas
Automatización de procesos sin código para transformación digital
