5 procesos inteligentes para la oficina

Los procesos inteligentes están pensados para cerrar la brecha en el negocio: la coordinación y colaboración que falta entre distintas unidades y departamentos. Los procesos son la clave de la conectividad entre unidades funcionales y departamentos. El departamento de cuentas por pagar debe coordinarse con compras para comprobar la autenticidad de una factura de proveedor antes de aprobar el pago. En este caso, la función de procesamiento de facturas conecta ambos departamentos. Por tanto, estos procesos son críticos para el buen funcionamiento y la coordinación entre departamentos. Del mismo modo, un proceso mal ejecutado puede romper la continuidad y la conectividad. La falta de visibilidad y transparencia de procesos suele traducirse en malos resultados y discrepancias entre departamentos. Operaciones rutinarias como el procesamiento de facturas, el procesamiento de pedidos de venta , las operaciones de correo , etc., son críticas para el buen funcionamiento del negocio. Para asegurar un crecimiento y unos ingresos estables, las empresas deben estar conectadas. Los controles de proceso adecuados mejoran la conectividad entre departamentos y en toda la organización, favoreciendo la coordinación, la productividad y los ingresos.

Gestionar procesos de negocio de forma manual es engorroso, lento y caro. Un proceso rutinario como la facturación de proveedores implica mucha entrada de datos, idas y venidas entre participantes para validar facturas y esperar a que el personal designado apruebe los pagos. Un empleado típico de CxP introduce los datos de la factura en la hoja de cálculo de la empresa, llama a proveedor, compras y responsable para validar y aprobar, y registra los pagos en una aplicación como un sistema ERP . Esta rutina puede repetirse cada día con las cientos o miles de facturas que recibe una empresa.

Pero además de gestionar tareas rutinarias y repetitivas, el empleado de CxP puede estar contribuyendo a la ineficiencia de CxP: entradas de datos incorrectas, facturas no registradas o validaciones retrasadas por no localizar al responsable de la confirmación.

Los procesos basados en documentos y manuales son propensos a errores y costosos. Los errores de entrada de datos y de procesamiento documental se notan en toda la cadena y retrasan el trabajo de otros departamentos conectados. Puede desencadenarse un efecto dominó: una entrada incorrecta puede llevar a un procesamiento de pagos inexacto e incluso sobrepagos al proveedor. Además de retrasos y papeleo deficiente, el procesamiento incorrecto puede generar reprocesos y costes. Una mala gestión de fondos así puede impactar negativamente a toda la organización a largo plazo.

Para que las empresas ejerzan una gestión de negocio sólida, sus procesos deben ser sólidos.
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La automatización inteligente simula gran parte del esfuerzo manual de procesos basados en documentos: entrada de datos, validación y registro de pagos. La tecnología sustituye el trabajo manual y sus ineficiencias y ayuda a impulsar procesos más precisos y consistentes. La automatización inteligente de procesos combina tecnologías de transformación digital como la IA, el aprendizaje automático , la RPA, la captura inteligente de datos, software de reconocimiento OCR/ICR/OMR y la automatización de procesos de negocio.

Las tecnologías cognitivas como la IA y el aprendizaje automático, unidas a un potente software de captura de datos, dotan a la automatización inteligente de capacidades similares a las humanas para ejecutar procesos sin las ineficiencias y retrasos del trabajo manual. La automatización inteligente hace que los procesos rutinarios y repetitivos sean «inteligentes». Un proceso inteligente está impulsado por la automatización inteligente.

La automatización inteligente permite el procesamiento directo de tareas repetitivas y puede automatizar procesos total o parcialmente. Las tecnologías cognitivas dan a las soluciones la capacidad de autoaprender pasos y ejecutar de forma casi autónoma, lo que ayuda a reducir ineficiencias y costes. Hay muchas áreas donde las empresas pueden beneficiarse de un proceso inteligente.

Reclutamiento: proceso crítico con mucho papeleo y entrada de datos: cribado y validación de candidaturas, actualización de la base de datos con candidatos entrevistados, envío de cartas de aceptación y actualización de datos de los nuevos incorporados. Son procesos estándar que pueden automatizarse. Un software de reclutamiento inteligente que ejecute estas tareas en secuencia ahorra mano de obra, errores de procesamiento documental, retrasos y costes.

Finanzas y contabilidad: procesos típicos como cuentas por pagar son intensivos en documentos y manuales, por tanto propensos a errores e ineficientes. Operaciones como entrada de datos de documentos transaccionales, validación de facturas de proveedores y órdenes de compra, derivación de facturas para resolución de disputas o aprobaciones, conciliación de pagos, comprobación de descuentos por pago anticipado, etc., pueden simularse con una solución de automatización inteligente. Por ejemplo, un software de procesamiento de facturas puede automatizar el procesamiento de extremo a extremo de facturas de proveedores: captura, extracción, validación y verificación antes de enrutarlas para aprobación y pago. Un proceso de extremo a extremo así acelera el procesamiento de pagos y asegura una gestión sólida de CxP, finanzas y liquidez.

Cadena de suministro: la cadena de suministro es una división enorme que requiere una gestión sólida para entregar bienes y servicios a tiempo. Buena parte de esa gestión implica procesos muy dependientes de documentos y mano de obra. Los flujos documentales dictan la implementación y ejecución de tareas; para funcionar bien, las cadenas de suministro deben acertar con sus procesos basados en documentos. Un proceso típico como el procesamiento de pedidos de venta requiere adquirir, validar y aprobar pedidos de clientes en plazo. Un software de procesamiento de pedidos con automatización inteligente puede automatizar este proceso: un pedido entrante por correo, compartidos, escáner, fax, etc. es capturado por los bots, que extraen los datos relevantes con aprendizaje automático, comprueban inventario, validan cliente y pedido frente al ERP y envían la aprobación para cumplir y entregar el pedido al cliente.

Es una operación rutinaria que, hecha manualmente, consume mucho tiempo y esfuerzo, genera errores y retrasa la entrega y el servicio al cliente que determina la posición de la empresa en el mercado.

La automatización inteligente acelera procesos como order-to-cash , permitiendo cumplimientos de pedidos más precisos y cobros más rápidos.
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Seguros: la industria aseguradora es sinónimo de papeleo interminable y a menudo es el personal cualificado el que empuja papel sin parar. Los reembolsos puntuales son críticos para mantener una base de clientes sólida; con papeleo manual, las aseguradoras tienen un techo. El procesamiento de reclamaciones es una operación intensiva en mano de obra y documentos que debe hacerse bien cada vez para evitar costes, retrasos o pagos de más o de menos. La precisión y diligencia necesarias no son prácticas con trabajo manual. Los trabajadores digitales impulsados por automatización inteligente no se cansan y pueden procesar reclamaciones con precisión consistente. El procesamiento de reclamaciones es en buena medida una operación rutinaria basada en documentos: los formularios entrantes por correo, postal, etc. deben registrarse, clasificarse, validarse y verificarse para aprobación o rechazo. Como estos pasos se repiten, un software de procesamiento de reclamaciones con automatización inteligente puede simular estas acciones y procesar reclamaciones sin intervención. La extracción de datos basada en aprendizaje automático captura detalles de distintos formularios con poca o ninguna intervención humana. La automatización inteligente incorpora lógica para capturar formularios estándar y autoaprendizaje para nuevos tipos de documento.

Nóminas: procesar nóminas cada mes y gestionar las nóminas es una operación rutinaria que puede convertirse en un proceso inteligente. La automatización inteligente acelera la entrada de datos, la validación de datos de empleados y partes de horas y la gestión de salarios y beneficios, evitando retrasos de pago y mejorando la moral. Generar talones de nómina precisos forma parte de esta función optimizada, asegurando documentación clara para empleadores y empleados de ingresos, horas y deducciones.