Fundamentos del escaneo
Algo tan sencillo como el escaneo puede iniciar flujos de trabajo que hacen avanzar el negocio. Obtener los datos adecuados para el uso empresarial es dificil sin las herramientas correctas para capturarlos. Y la captura de datos suele empezar por el escaneo. Los escaneres son ya un componente esencial de tecnologias integradas de transformacion digital como la automatizacion inteligente de procesos (IPA). Los dispositivos de escaneo se integran con el software de procesamiento de facturas de cuentas por pagar o con software de automatizacion de pedidos de venta para formar una cadena continua desde la captura hasta el informe.
Repasamos lo basico del escaneo: una de las primeras herramientas que necesita para empezar su camino hacia la transformacion digital.
El escaneo consiste en reproducir una copia exacta de cualquier documento en formato digital. Los documentos digitales permiten acceder a la informacion desde cualquier lugar de forma inmediata. La colaboracion y el uso compartido de documentos es una gran ventaja para equipos que trabajan a distancia. Ademas, la digitalizacion permite almacenar y recuperar archivos desde un repositorio central al que puede acceder cualquiera, lo que democratiza la informacion. En entornos de trabajo altamente integrados y colaborativos, extender la documentacion y la gestion documental a otras aplicaciones de negocio se ha vuelto imprescindible para mejorar la productividad. Esa necesidad se cubre al vincular el escaneo con la gestion documental y las aplicaciones de automatizacion de flujos de trabajo : un rastro digital de documentos facilita que las aplicaciones de linea de negocio dispongan de datos con facilidad.
Antes de poder escanear, hace falta mucho trabajo para presentar los documentos de forma que se garantice una captura completa. Normalmente esa preparacion implica esfuerzo manual y consume tiempo. Para el escaneo hay que ordenar los documentos y separar las paginas para capturar el contenido de cada una. Junto con el escaneo y la captura, cada documento o pagina debe indexarse.
La indexacion cataloga documentos o asigna atributos como titulo, autor, descripcion o palabras clave, fecha, etc. Sin indexacion es imposible encontrar y recuperar documentos, pero conlleva mucha entrada de datos para etiquetar cada documento con un indice unico. La indexacion tambien apoya un paso critico: la clasificacion. Una clasificacion correcta reduce el enrutamiento manual, por lo que conviene acertar en la indexacion.
Un escaner captura y guarda la imagen de un documento como archivo digital: cada imagen digital esta formada por pixeles en codigo binario. Los valores binarios de cada pixel indican tamano, color y posicion de la imagen. La desventaja inmediata de la imagen digital es que no se puede cambiar de tamano o forma sin distorsionar la resolucion (pixeles por pulgada). Redimensionar implica redimensionar cada pixel, lo que distorsiona el aspecto. Estas imagenes codificadas en binario son imagenes raster. Formatos tipicos como .PNG, .TIFF, .JPEG, .GIF son raster. Las imagenes escaneadas se guardan en esos archivos en forma binaria.
El OCR se usa para escanear material textual, digitalizarlo y convertirlo a formatos legibles por ordenador.
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En tipos de escaner hay cuatro estandares. Uno habitual en empresa es el escaner de cama plana: el documento (hoja o libro) se coloca sobre una superficie plana y debajo pasa un mecanismo que captura la imagen. Muy comun en el hogar es el escaner de alimentacion de hojas: la hoja pasa sobre el dispositivo que captura texto o imagen. Tipos mas avanzados incluyen el escaner integrado y el de tambor, que reproduce imagenes de alta resolucion.
Las imagenes capturadas no siempre tienen la mejor calidad. El preprocesado busca mejorar rasgos que faciliten la extraccion y el procesamiento posterior: eliminar o atenuar distorsiones que dificulten la lectura. Tecnicas habituales:
El escaneo web permite la captura inteligente remota de datos y documentos en el punto de servicio o en los bordes de la organizacion (por ejemplo un centro de distribucion global o una oficina local). Ademas del cliente pesado habitual para escaneo local en back office, puede escanear desde un cliente ligero con cualquier escaner compatible TWAIN directamente en su equipo. Los clientes ligeros de escaneo web admiten captura remota de datos y documentos.
Con una plataforma de automatizacion inteligente de procesos se eliminan muchos pasos manuales de preparacion de documentos para captura y procesamiento. Los documentos entran en la carpeta IPA tras escanearse. Desde ahi los bots IPA capturan y extraen los datos necesarios usando sobre todo tecnologia de aprendizaje automatico y tambien OCR/ICR. El OCR limita hasta donde se pueden extraer datos de documentos escaneados porque es contextual y captura detalles sobre todo de plantillas estandar conocidas. Si el documento es nuevo y la plantilla es distinta, el OCR puede fallar al no reconocer tipos nuevos. Ahi entra el aprendizaje automatico: la captura inteligente se adapta a la variabilidad aprendiendo nuevos formatos a partir de acciones humanas. El bot IPA aplica ese aprendizaje para procesar documentos siguientes sin supervision. Los documentos escaneados se indexan automaticamente con metadatos extraidos. La indexacion ayuda a ordenar y asignar flujos de trabajo concretos.
Los flujos se asignan a datos y documentos extraidos segun reglas de negocio. Esos flujos inteligentes validan datos automaticamente y enrutan aprobaciones hacia un responsable de verificacion; luego los datos aprobados se exportan al ERP u otra aplicacion de linea de negocio.
El escaneo es uno de los primeros pasos hacia la automatizacion de procesos documentales; compensa contar con un buen escaner para cargar documentos en flujos basados en inteligencia.
La automatizacion inteligente de procesos de Artsyl para captura de datos y documentos es una plataforma unica para escanear, indexar, extraer, validar, verificar y exportar datos aprobados al ERP u otras aplicaciones de back office. El cliente ligero de escaneo web de Artsyl ofrece las mismas capacidades de automatizacion de procesos documentales en ubicaciones remotas, con procesamiento inteligente de documentos y datos disponibles para ERPs y otras aplicaciones desde los extremos de la organizacion.
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