Descubrir el valor del negocio con el escaneo

La automatización inteligente de procesos (IPA) de procesos basados en documentos garantiza que los datos estén fácilmente disponibles para los ERPs y las aplicaciones de negocio. El software IPA aplica tecnologías de transformación digital como la IA y el aprendizaje automático para capturar, extraer, clasificar, validar y verificar datos de documentos no estructurados como facturas de proveedores y pedidos de venta, antes de enviar los datos aprobados a ERPs y otras aplicaciones.

El primer paso de la automatización inteligente de procesos es la captura o captura inteligente de datos , que permite la subida multicanal de documentos a los flujos IPA (correo, FTP, fax, escáner, etc.). De estos, la captura por escaneo transforma digitalmente los documentos en papel y los procesos en papel. Este paso es muy transformador porque cambia la forma en que se hacen los flujos de trabajo. El trabajo manual en papel es propenso a errores y lento. El escaneo elimina la latencia y los errores típicos del trabajo manual y permite convertir procesos muy intensivos en mano de obra en funciones eficientes y basadas en valor.

Repasamos las capacidades que el escaneo aporta a las empresas, entre ellas que es uno de los primeros pasos para iniciar la transformación digital en cualquier sector. La digitalización precede a la transformación digital, y una de las mejores y más sencillas formas de digitalizar es escaneando.

El escaneo moviliza procesos que tradicionalmente se han hecho de forma manual. Por ejemplo, en cuentas por pagar: las empresas que reciben facturas en papel de proveedores solían tener que hacer entrada manual de datos para registrar la información en las hojas de cálculo; luego había que tabular y validar esos datos frente a los ficheros maestros o registros de la empresa para comprobar los datos del proveedor y cotejar la factura con la orden de compra y el albarán. La validación de datos es un paso importante que puede llevar mucho tiempo con facturas en papel y archivos físicos. Un responsable de verificación debe confirmar los detalles de la compra antes de aprobar el pago. Y el trabajo manual no termina ahí: un empleado debe volver a importar manualmente el archivo a un software contable o al ERP para su uso y registro. En la práctica esto implica doble entrada manual, ya que los datos de la hoja de cálculo rara vez se transfieren y mapean correctamente al ERP al subirlos.

Escanee las facturas en papel y conviértalas en digitales: se abren numerosas oportunidades de transformación digital y automatización. Una factura digital obtenida tras el escaneo puede subirse directamente a un sistema de automatización como un software de procesamiento de facturas. A partir de ahí, la automatización inteligente se encarga del procesamiento directo de facturas de proveedores: captura, extracción de datos, validación, verificación y exportación al ERP, con poca o ninguna intervención manual.

En esencia, el escaneo inicia la transformación digital y la automatización en los procesos que dependen de documentos.
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Existe una posibilidad real de desbloquear inteligencia y valor ocultos automatizando procesos basados en documentos, como se indica a continuación, y todo empieza con el escaneo:

Poca o ninguna intervención manual en procesos basados en documentos, permitiendo implementaciones más precisas y eficientes.
Flujos de trabajo optimizados en funciones que dependen de documentos (cuentas por pagar, procesamiento de pedidos, reclamaciones médicas, etc.), con mayor visibilidad y control.
Modelo de gestión centralizado, al subir los documentos escaneados al software empresarial y a otras aplicaciones de negocio, con mayor conectividad y coordinación entre unidades funcionales.
Más insights basados en datos y valor añadido desde que un documento escaneado entra en un flujo de automatización inteligente, por ejemplo software de CxP. Cuando una factura en papel se escanea y se sube a una plataforma de procesamiento de facturas (una plataforma de IPA), se procesa automáticamente y se exporta al ERP. Las empresas pueden aprovechar datos precisos para tomar decisiones informadas y analizar el valor oculto del negocio. En este caso, la fuerte reducción de los tiempos de procesamiento de facturas de proveedores permite aprovechar descuentos por pago anticipado y pagar a los proveedores en una fracción del tiempo que exige el proceso manual.

El escaneo activa la automatización inteligente de procesos basados en documentos y convierte funciones tradicionalmente manuales en flujos de trabajo inteligentes. Así las empresas no solo optimizan y controlan los procesos, sino que extraen valor e insights ocultos, como aprovechar descuentos por pago anticipado o evaluar la viabilidad de un proveedor a partir de los datos de la automatización.