Mejores prácticas de cuentas por pagar que le ayudarán a superar una economía difícil
Los tiempos difíciles requieren medidas firmes. Aplicar políticas de austeridad en una economía complicada es una reacción natural para muchas empresas, y hoy vemos claramente las ventajas de controlar mejor el gasto y recortar los costes innecesarios. Sin embargo, el sentimiento general entre las pymes es que deberían haberse preparado mejor. No es una exageración: dado lo frecuente que resulta ya un entorno de recesión o de presión sobre márgenes en muchas economías del mundo, ayuda mucho que las empresas se preparen para lo peor y sean capaces de navegar cualquier crisis.
Para las empresas, las medidas de austeridad comienzan optimizando los procesos internos. La pandemia obligó a reducir horas de trabajo y contacto humano. Esto afecta de forma natural a la productividad y a las cifras de producción. Pero es importante entender que este tipo de limitaciones puede aparecer en cualquier momento cuando hay restricciones de liquidez u otras crisis. Hoy contamos con una fuerza laboral dinámica y cambiante. Garantizar su lealtad y compromiso a largo plazo es un reto aparte que merece su propio debate. Lo que sí pueden hacer las compañías es preparar su infraestructura de trabajo para funcionar incluso con escasez de personal. En otras palabras, disponer de un buen sistema de control de procesos que no requiera demasiado capital humano ni económico ayudará a mitigar muchas de las dificultades que aparecen en tiempos como los vividos con la pandemia.
La contracción del capital y la fuerte presión sobre la liquidez han obligado a las empresas a replantearse la gestión de sus procesos de negocio. La optimización de procesos es el nuevo concepto clave en el mundo empresarial; las compañías hacen todo lo posible para reducir el número de tareas, etapas de implantación, tiempos de ciclo y trabajo asociado a las funciones críticas.
Cuentas por pagar es una de esas funciones que puede optimizarse para reducir la dependencia de la mano de obra y de la infraestructura operativa. A continuación veremos algunas mejores prácticas que puede adoptar para que su CxP sea más funcional y operativo, pero con menores costes.
El papel introduce latencia e ineficiencia en los procesos. La mejor opción tanto para pymes como para grandes corporaciones es implantar una solución de automatización de procesos que gestione sus procesos dependientes de documentos. La automatización de CxP optimiza por completo el proceso de facturación de proveedores: un software de procesamiento de facturas con capacidades de automatización inteligente de procesos captura y extrae los datos relevantes de las facturas de proveedor, clasifica la información extraída según reglas de negocio, asigna los flujos de trabajo adecuados y ejecuta dichos flujos para aprobar, validar y verificar los datos; por último, envía la información a un ERP, software contable u otro sistema para su uso posterior. La IA y el machine learning integrados en el software de automatización de CxP reducen drásticamente la necesidad de intervención manual, permitiendo escalar el volumen de facturas sin aumentar la plantilla.
La automatización de procesos elimina el papel y el trabajo manual, lo que incrementa la eficiencia y acorta los tiempos de ciclo, independientemente de la carga de trabajo. Se logra una mayor consistencia en la disponibilidad de datos para los ERPs y otros sistemas, garantizando datos precisos en todo momento. Se eliminan por completo las entradas incorrectas y el reprocesamiento asociado, lo que reduce los costes operativos y los retrasos. Este efecto natural de la automatización introduce un sistema de mejores prácticas en el que las empresas dejan de gastar tiempo y dinero en tareas redundantes y repetitivas.
Los centros de coste dentro de cualquier empresa suelen estar presionados por la falta de liquidez, ya sea por retrasos en cobros o por pagos pendientes. Aunque confiar en que todos los clientes pagarán puntualmente no es realista, las compañías sí pueden desarrollar una estrategia de pagos sólida que les permita no solo pagar a tiempo, sino también aprovechar descuentos por pronto pago. A primera vista esto puede parecer una medida menor, pero si se observa la magnitud de las operaciones que pierden ahorros por pagos tardíos, queda claro que la conciliación oportuna de facturas es un gran paso hacia flujos de caja saludables. Unas reservas de efectivo sanas ayudan a las empresas a planificar mejor y programar sus operaciones para un crecimiento sostenible. Las reconciliaciones a tiempo son una de las mejores prácticas fundamentales de CxP que siempre garantizan buena reputación entre los distintos grupos de interés, además de asegurar liquidez.
La cadena de suministro es la columna vertebral de cualquier negocio. Por ello, mantener relaciones sólidas con los proveedores es fundamental para la continuidad operativa. Además de asegurar pagos puntuales, es importante que las empresas mantengan una relación profesional y transparente con sus proveedores. Por ejemplo, si tiene dudas sobre la información de un proveedor asociada a una factura y desea verificarla antes de pagar, contar con una base de datos detallada de proveedores - incluyendo órdenes de compra e historial de transacciones - le coloca en una posición ventajosa para resolver excepciones rápidamente, sin necesidad de pedir más explicaciones al proveedor. Esto ayuda a mantener una relación positiva, que puede ser decisiva cuando la oferta es limitada y usted necesita ser atendido primero por ser un buen cliente. Una base de datos centralizada de proveedores favorece la aplicación de mejores prácticas en la gestión de relaciones con proveedores y contribuye a la continuidad del negocio.
Una solución automatizada de procesamiento de facturas ofrece visibilidad en tiempo real de las reconciliaciones de facturas y de los pagos realizados. Esta visibilidad también contribuye al cumplimiento normativo y fiscal, gracias al rastro de auditoría de extremo a extremo que proporciona el software. Integrar la automatización de facturas con el sistema contable o con una solución fiscal certificada ayuda a centralizar las cuentas por pagar en una plataforma única y segura. Estas son algunas de las mejores prácticas esenciales que toda empresa debe seguir para mantener una buena gobernanza corporativa.
Finanzas y contabilidad pueden resultar áreas arduas debido a las numerosas regulaciones y retos operativos que deben gestionarse a diario. Una buena plataforma de automatización inteligente de procesos, como el software de procesamiento de facturas, elimina la mayoría de estos cuellos de botella y libera tiempo para iniciativas más estratégicas.
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