Ser “inteligente” es la única forma de adelantarse a la competencia y construir ingresos sostenibles. Pero ¿vale realmente la pena automatizar algo tan aparentemente rutinario como el trabajo de sala de correo? La respuesta es SÍ. Veamos por qué compensa digitalizar sus operaciones de mailroom y cómo la automatización inteligente de procesos no solo transforma estas tareas tradicionales, sino que también acelera la entrega de valor al negocio.
La sala de correo se consideraba antes un centro de coste y una necesidad operativa. Con la digitalización, muchos de esos supuestos centros de coste - como las cuentas por pagar o el propio mailroom - se han convertido en actividades generadoras de valor. La automatización, en particular la automatización inteligente, aporta la transformación necesaria para elevar la eficiencia de los procesos rutinarios y acelerar los resultados. El trabajo de sala de correo es intensivo en documentos y exige diligencia y consistencia, algo difícil de garantizar solo con esfuerzo humano.
¿En qué consiste el trabajo de sala de correo?
Un día típico en la vida de un empleado de mailroom incluye, entre otras tareas:
- Gestionar el correo entrante y saliente.
- Clasificar la correspondencia.
- Registrar la llegada de paquetes y envíos.
- Introducir datos de correo, suministros y correspondencia en sistemas internos.
- Empaquetar, etiquetar y preparar envíos.
- Actualizar registros y logs de sala de correo.
- Controlar y solicitar suministros para la sala de correo.
Estas tareas no solo son documentales y laboriosas, sino también muy sensibles al tiempo y requieren sólidas habilidades organizativas. Incluso para una pequeña empresa, el volumen de documentación que debe manejar a diario crece con cada transacción con terceros. Y eso solo contando el correo entrante; el correo interno también aumenta con nuevas operaciones y responsabilidades de gestión, añadiendo más carga al equipo de mailroom.
“Los RPA básicos traen lógica de procesamiento estándar, suficiente para tareas rutinarias que no cambian. Pero tienen limitaciones: no gestionan bien trabajos nuevos que se salgan del flujo predefinido. La automatización inteligente, en cambio, emplea machine learning para ‘aprender’ tareas nuevas, igual que haría un nuevo empleado de mailroom. Esto amplía enormemente la capacidad de escalar operaciones y el volumen de trabajo que pueden asumir los bots.”
A medida que las empresas crecen, las operaciones de sala de correo se vuelven más complejas y constantes. Escanear, etiquetar, clasificar, etc., son tareas que consumen mucho tiempo y requieren la dedicación continua del personal. Por ser labores repetitivas y clericales, digitalizarlas mediante una solución de automatización inteligente no solo libera a profesionales valiosos de tareas rutinarias, sino que también reduce los costes derivados de una gestión ineficiente del correo.
“Cuanto más tiempo esté su cheque en el correo, más se retrasan sus cobros…”
Entre la correspondencia pueden llegar documentos críticos que deben procesarse o entregarse a tiempo. El correo suele incluir cheques y documentos de remesas. Cuanto más tarde en procesarse ese correo, más se retrasa el cobro del dinero que se le adeuda. Desde la perspectiva del negocio, unos cobros demorados o la materialización tardía de pagos recibidos se traducen en menor entrada de efectivo y reservas más ajustadas, algo poco deseable. Contar con suficientes reservas de caja permite invertir en nuevos proyectos o iniciativas de crecimiento. En ese sentido, la gestión de la sala de correo tiene un impacto directo sobre el núcleo financiero de la empresa.
Hoy, las soluciones de automatización inteligente de procesos incorporan tecnologías cognitivas como la IA y el machine learning que imitan las acciones de un empleado de mailroom para realizar las mismas funciones, con el mismo nivel de detalle, pero sin los errores e ineficiencias del trabajo manual. La automatización inteligente es una tecnología avanzada que se está convirtiendo rápidamente en parte central de la digitalización corporativa y la automatización de oficina.
Esta tecnología combina IA y machine learning con RPA , ofreciendo una automatización mucho más sofisticada, con capacidades autónomas de toma de decisiones para ejecutar trabajos intensivos en documentos. El RPA tradicional aporta lógica estándar de procesamiento para tareas que no cambian, pero no se adapta bien a variaciones y casos nuevos. La automatización inteligente, en cambio, “aprende” tareas adicionales sobre la marcha, igual que un nuevo empleado de sala de correo. Esto aumenta la capacidad de escalar y amplía el volumen de trabajo que los bots pueden gestionar.
RemittanceAction de Artsyl
RemittanceAction es la solución de automatización inteligente de procesos de Artsyl para cheques y documentos de remesas, así como para el procesamiento automatizado de correo en sala de mailroom. RemittanceAction combina IA, machine learning, RPA y captura inteligente con motores de reconocimiento como OCR/ICR/OMR. Esto dota al software de la capacidad de manejar trabajos complejos de procesamiento documental con una precisión similar a la humana, pero sin los errores y la inconsistencia de la intervención manual.
La captura inteligente de datos es diferente de las tecnologías tradicionales: la extracción no se basa en plantillas rígidas ni depende tanto del contexto. Artsyl emplea machine learning como método principal de extracción, apoyado por varios motores de reconocimiento. Es posible aplicar varios motores a un mismo flujo o trabajo, en función de la complejidad del documento y de las necesidades de captura. Gracias a la IA y al machine learning, la solución “aprende” nuevos tipos de documentos; con RemittanceAction , los usuarios pueden tener la seguridad de que sus cheques, en cualquier formato, serán capturados, validados y verificados, garantizando pagos en el menor tiempo posible. La validación de documentos y la precisión de datos son garantías de la solución.
La herramienta incluye una función de preprocesamiento de imágenes que mejora la calidad de los cheques para facilitar su reconocimiento y captura. Combinada con machine learning, esta función proporciona un alto nivel de confianza en el reconocimiento y una tasa de extracción cercana al 99,9 %. Una vez validados, los cheques se envían automáticamente a un responsable de verificación para resolver incidencias y aprobar o rechazar el pago. Tras la verificación y aprobación, el cheque está listo para exportarse de forma automática a un sistema de CxC para su procesamiento final.
RemittanceAction combina lógica genérica de captura, definiciones derivadas del autoaprendizaje y reglas personalizadas creadas a partir de ambas. Esto le aporta la flexibilidad necesaria para procesar una amplia variedad de cheques y escalar operaciones de forma exponencial.
La sala de correo ha dejado de estar “encasillada” en la sección más clerical del negocio. La automatización inteligente ha ampliado enormemente la capacidad de acelerar el procesamiento de cheques y remesas, asegurando un flujo de caja más estable. Con RemittanceAction podrá:
- Eliminar por completo la introducción manual de datos.
- Asegurar cobros y pagos más rápidos.
- Acelerar las operaciones de sala de correo.
- Reducir los costes de personal y de operación de mailroom.
- Reducir los Days Sales Outstanding (DSO), es decir, el tiempo que pasa desde que realiza una venta hasta que recibe el pago, un indicador clave de la salud financiera, los flujos de caja y la capacidad de pago de la empresa.
- Mejorar la entrada de efectivo y la capacidad de inversión.
- Reducir pérdidas de negocio e ingresos por retrasos o errores en los cobros.
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