Capturar datos correctamente con captura inteligente

¿Los datos como activo?

Los datos forman el núcleo de cualquier proceso de negocio. Por tanto, la trayectoria que tome un negocio depende en gran medida de los datos con los que se alimente. Tener acceso a los datos correctos es vital para el éxito de una empresa. Pongamos que está procesando un formulario de reclamación. Si no se hace la debida diligencia respecto a la autenticidad del reembolso reclamado o la información del proveedor, se puede acabar pagando de más o pagando a un reclamante fraudulento. Las empresas exitosas se identifican por sus competencias clave. Pero más importante aún, se caracterizan por su historial en cumplimiento normativo, referentes del sector, estándares de auditoría, etc., y capturar los datos correctamente forma parte del cumplimiento.

¡Trabajar con datos incorrectos no es una opción!

Por eso cada vez más empresas destinan un presupuesto concreto a la gestión de datos: las oportunidades y riesgos asociados a capturar o no capturar bien los datos son demasiado extremos para ignorarlos. De hecho, el coste de trabajar con datos incorrectos es enorme, pero el problema es que muchas organizaciones no incluyen este coste en su proceso de evaluación de riesgos. No es de extrañar que la mala calidad de datos haya causado pérdidas financieras considerables a muchas empresas. Dada la importancia de capturar los datos correctamente, es necesario invertir en las herramientas adecuadas de calidad de datos y establecer un marco definido de gestión de datos.

Por qué la gestión de datos puede ser difícil

A la complejidad de la gestión de datos, dadas las diversas fuentes, se suma el coste de equivocarse con los datos. Solo con revisar las siguientes fuentes de datos puede hacerse una idea de la magnitud de datos que hay que curar y gestionar de forma regular:

Bases de datos: los ERP, CRM, sistemas de gestión de flujos, software contable, cumplimiento de pedidos, gestión de demanda, etc., tienen sus propias bases de datos
Archivos planos: documentos externos cargados en un sistema, como archivos csv, Berkeley DB (BDB), archivos delimitados, etc.
Redes sociales: la magnitud de información obtenida de sitios como LinkedIn, Twitter, Facebook, etc. es ilimitada
APIs: las APIs no solo ayudan a crear aplicaciones y software útiles, sino que permiten la transferencia de datos entre sistemas. Puede extraer datos e información de un dispositivo o sistema mediante una API. Por ejemplo, para acceder a la base de datos de un sitio de viajes, su aplicación debe conectarse e interactuar con la API de ese sitio.

Huelga decir que, además de la diversidad de fuentes, las complejidades se ven agravadas por los tipos y formatos de datos. Todas las fuentes mencionadas pueden llegar en formatos no estructurados (PDF, MP3, JPEG) o semiestructurados (Mongodb, CSV, XML) que deben procesarse en tipos estructurados (SQL, Oracle) antes de introducirlos en sistemas host como ERP o software contable para su uso y aplicaciones de negocio.

El problema de acceder a los datos correctos es que los datos llegan en todas las formas, semiestructurados y no estructurados, y son difíciles de capturar.
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Esto es especialmente cierto para empresas que trabajan con papel en todas sus transacciones. Los datos aislados de documentos fuente como facturas, estados de cuenta, pedidos de venta, etc., así como de procesos y flujos, tienen poco valor si no pueden capturarse al instante.

La tecnología al rescate

En el mercado actual, ferozmente competitivo, donde las empresas se esfuerzan por ser cada vez más centradas en el cliente, no saber qué valor tienen sus documentos de transacciones puede impedir seriamente sus posibilidades de crecimiento. Pero entonces, ¿cómo capturar la información transaccional? Lo que las empresas necesitan es una única plataforma de captura, procesamiento y gestión de datos. Una plataforma de automatización del proceso documental con potente tecnología de captura inteligente de datos puede asimilar datos desde los límites de su organización en una plataforma común para procesarlos. La plataforma emplea tecnologías de transformación digital como la IA y el aprendizaje automático para capturar datos de fuentes semiestructuradas y no estructuradas, validar los datos frente a datos maestros conocidos y asignar flujos a esos datos para convertirlos en conjuntos estructurados para su uso en ERP y otros sistemas host.

La captura inteligente de datos utiliza tecnologías OCR/ICR y de aprendizaje automático para extraer detalles relevantes de documentos transaccionales y fuente. Esos detalles se verifican antes de alimentar una aplicación de negocio como software contable o herramienta analítica para análisis, inferencia e insights posteriores.

Una solución de automatización del proceso documental responde a la urgencia de descubrir, capturar, procesar y gobernar datos y documentos para garantizar una toma de decisiones en tiempo y precisa. Además, con todos los datos de negocio contabilizados y en un solo lugar para acceso en cualquier momento y lugar, se garantiza el cumplimiento normativo y la auditoría en todo momento.