Automatización inteligente de CxP y gestión de caja

Siga estos consejos y deje de dejar dinero sobre la mesa

«Si no puede medirlo, no puede mejorarlo.»
«Liderar es hacer lo correcto.»
– Peter Drucker

En consejos de negocio que resisten el paso del tiempo, pocos superan a Peter Drucker. Sus dos citas más famosas son especialmente oportunas en finanzas, contabilidad y los procesos de negocio que apoyan. Y ante las oportunidades que ofrece hoy la automatización inteligente de procesos, no hay mejor momento para aplicar sus aforismos y cuestionar el statu quo en su organización financiera.

Algunas de las mejores fuentes de mejora del rendimiento financiero pueden estar en operaciones vistas como centros de coste: cuentas por pagar, cuentas por cobrar y operaciones comerciales. Con demasiada frecuencia estas áreas no solo son centros de coste, sino también cuellos de botella que impiden gestionar el efectivo de forma más eficaz para una mejor planificación, análisis y presupuestación.

Estudios recientes lo confirman: en una encuesta de Ardent Partners, más del 33 % de los encuestados señaló que la falta de visibilidad sobre los datos de facturas y los procesos de pago era su mayor reto.

Hasta hace poco, los enfoques tradicionales para lograr acceso puntual a datos y transparencia en procesos de alto volumen y alta velocidad como CxP tenían limitaciones de flexibilidad: más carga para TI y más tiempo, coste y esfuerzo para modificar sistemas más allá de reglas generales y excepciones. A menudo eso implicaba convivir con el principio de Pareto : que el sistema gestione el 80 % de las facturas del 20 % principal de proveedores y el resto a mano.

Por qué la transparencia del proceso importa más que la eficiencia

En la mayoría de los casos, justificar por costes la automatización tradicional de CxP era sencillo, sobre todo para empresas que tenían que ampliar plantilla en CxP solo para dedicar la mayor parte del tiempo a archivar e introducir datos manualmente. La eficiencia y la escalabilidad de los sistemas automatizados suelen ofrecer un ROI rápido, incluso con costes de implantación y mantenimiento elevados.

Pero fuera de ese escenario, resultaba más difícil justificar la automatización de CxP solo por ahorro de costes, sin un beneficio estratégico o de ingresos adicional.

Es una lástima, porque la automatización de CxP siempre ha aportado acceso más puntual a datos precisos. Pero con demasiada frecuencia el consejo de Drucker no llegaba a los gestores funcionales, que no sabían ver ni transmitir hacia arriba los beneficios de tener datos a tiempo.

Gartner citaba el análisis de datos como competencia esencial para organizaciones competitivas; sin acceso puntual a datos precisos (automatizando entrada de datos, archivo de documentos y enrutamiento de aprobaciones), el análisis de datos es en el mejor caso poco efectivo y en el peor, gravemente defectuoso.

Para la mayoría de las empresas, depender de procesos manuales implica que el manejo de documentos y la entrada de datos sigan siendo un reto de fondo. Esos retos pueden tolerarse si se acepta la ineficiencia en centros de coste como coste del negocio.

En el entorno competitivo actual es más difícil tolerar puntos ciegos en provisiones contables, facturas abiertas y tiempos de ciclo. Sin datos, métricas y visibilidad del proceso, las empresas no pueden equilibrar el ahorro por descuentos de proveedores con los beneficios de una gestión de caja optimizada.

Que el personal dedique gran parte del tiempo a la entrada de datos y al manejo de documentos deja menos tiempo para negociación con proveedores, análisis, presupuestación y planificación, lo que aumenta las oportunidades perdidas de optimizar la salud financiera de la organización.

Y eso sin contar el tiempo dedicado a resolver problemas de proceso. De hecho, una encuesta reciente indica que el personal de CxP pierde casi una cuarta parte del tiempo en errores y excepciones, inflando mucho los costes y los tiempos de ciclo del procesamiento de facturas.

Iluminar los procesos de CxP

¿Cómo superar este ciclo de ineficiencia, errores y falta de visibilidad? La automatización inteligente de procesos hace que justificar por costes una solución e implantarla de forma eficiente, resolviendo problemas a largo plazo, sea una decisión sencilla.

¿Qué tiene de diferente la automatización inteligente de procesos de CxP? Sobre todo que estos sistemas no son tan rígidos como sus predecesores: implantación más rápida y sencilla, menos dependencia de TI y más control para los responsables del proceso.

El aprendizaje automático aplicado al manejo de documentos , la extracción de datos, el enrutamiento de aprobaciones y el registro de transacciones permite que el responsable resuelva una excepción UNA vez y que el sistema aprenda sobre la marcha qué hacer la siguiente. Aprender en este contexto significa que el responsable corrige manualmente en el sistema y el sistema registra y analiza tecleos y clics para decidir por sí mismo qué hacer la próxima vez. Así TI no tiene que reanalizar el proceso ni recodificar o reconfigurar reglas.

En términos de eficiencia, las soluciones de automatización de CxP impulsadas por IPA reducen los tiempos del ciclo de pago en un 71 % y los costes hasta un 80 % al capturar descuentos por pronto pago y reorientar al equipo hacia trabajo de mayor valor añadido.

Son métricas consolidadas que permiten justificar fácilmente la inversión. El reto está en vender el proyecto a la dirección frente a otras prioridades. A ese nivel, el ROI es lo mínimo exigible.

Para conseguir presupuesto y elevar el papel de CxP como contribuidor estratégico, los líderes financieros y los gestores de CxP deben vender el beneficio de que la dirección tome decisiones financieras más puntuales y con mayor confianza, reduciendo riesgo, costes y aumentando beneficios y competitividad.

Desde esa perspectiva, pocos líderes dejan dinero sobre la mesa por coste y oportunidades perdidas sin al menos valorar sus opciones.

¡Tome medidas hoy!