¿Por qué las pymes necesitan automatización de flujos documentales?
Agilizar un proceso de negocio mejora la transparencia y la comunicación entre los participantes de la cadena y con los sistemas conectados. Una parte importante de los procesos de negocio está basada en documentos. Hablaremos de la automatización de flujos documentales para pymes como forma de agilizar procesos documentales y garantizar mejor transparencia, conectividad y disponibilidad de datos. Poder capturar, acceder y trabajar con datos y documentos de negocio cuando haga falta mejora la comunicación en el departamento o la organización y reduce costes e ineficiencias por datos en silos.
Las pymes parten de capital y recursos limitados. Cada minuto dedicado a tareas administrativas repetitivas es una oportunidad perdida en ventas, crecimiento e ingresos. La limitación de plantilla reduce la capacidad de escalar operaciones y la eficiencia y velocidad del trabajo. Parte del problema es someter al personal cualificado a tareas de back-office que consumen mucho tiempo. Se dedica poco enfoque al desarrollo estratégico del negocio cuando la empresa va justa de personal o está absorbida por tareas administrativas diarias. Otro factor que limita el progreso son los costes operativos: con reservas limitadas y una oficina muy manual, las pymes tienen poco margen para acumular fondos a partir de los ingresos, que en gran parte se destinan a gastos operativos y de capital.
Una forma de generar ingresos o flujos de caja suficientes para el desarrollo del negocio es recortar gastos operativos. Son gastos de funcionamiento que la dirección puede controlar para mejorar la entrada de caja. Funciones basadas en documentos como el procesamiento de facturas de proveedores, el procesamiento de pedidos de venta, las operaciones de correo, etc. son típicas del back-office y críticas para el funcionamiento de los departamentos y de toda la organización.
En gran medida, estos procesos se consideraban centros de coste que elevaban gastos por el gran volumen de trabajo manual en papel. La tecnología ha cambiado en los últimos años la forma de trabajar en la oficina. La automatización inteligente y otras tecnologías avanzadas están ayudando a las empresas a convertir sus centros de coste en hubs estratégicos para el desarrollo del negocio. La automatización de flujos documentales se está convirtiendo en una herramienta de oficina indispensable tanto para pequeñas como para grandes empresas. Tratamos la automatización de flujos documentales para pymes, su impacto en los procesos documentales y en el negocio en conjunto, y la transición de los centros de coste tradicionales a centros de decisión estratégica gracias a esta tecnología.
La automatización de flujos documentales permite el procesamiento automático de documentos, el enrutamiento documental, la obtención de datos y su disponibilidad. Los datos transaccionales de documentos no estructurados o semiestructurados (facturas de proveedores, pedidos de venta, notas de crédito, recibos, etc.) son difíciles de capturar, pero críticos para tareas como CxP y CxC y para mantener un capital circulante y flujos de caja saludables. La disponibilidad puntual de datos transaccionales es importante para pagar a proveedores a tiempo y atender a clientes en plazo. Cualquier retraso en la disponibilidad de datos puede retrasar pagos y atención al cliente y añadir costes por servicio retrasado o perdido y recargos por demora. La falta de datos reduce las posibilidades de engagement proactivo con el cliente. Los datos faltantes también pueden retrasar pagos a proveedores y reducir las posibilidades de confianza y de aprovechar descuentos por pronto pago. El acceso puntual a datos transaccionales ayuda a aprovechar oportunidades en ambos extremos (proveedores y clientes), reducir costes por pagos tardíos, servicio retrasado o procesamiento documental ineficiente o propenso a errores, y aumentar el margen de ahorro operativo y de flujos de caja.
La automatización de flujos documentales hace precisamente eso: es tecnología de automatización inteligente de procesos que acelera el procesamiento documental y la disponibilidad de datos a partir de documentos transaccionales, y en el camino acelera el negocio. Los documentos de negocio se generan cuando la empresa interactúa con proveedores y clientes. Esos documentos deben capturarse desde los bordes de la organización y llevarse a un repositorio central para su procesamiento y gestión puntual. Por ejemplo, una factura de proveedor puede llegar a un almacén o a una oficina remota en lugar de a la sede. El acceso y la captura puntuales de esa factura son esenciales para pagar al proveedor a tiempo y reducir gastos como recargos por demora. Un software de automatización inteligente de procesos para automatizar flujos documentales ayuda a las empresas a acceder a datos transaccionales en plazo y procesarlos para un servicio y unos flujos de caja a tiempo.
Los documentos entran en la empresa por múltiples canales: correo, unidades compartidas, escáner, fax, multifuncionales, correo postal, etc. Un software de automatización inteligente de procesos (IPA) diseñado para automatizar flujos documentales captura en primer lugar los documentos transaccionales entrantes desde esos canales. La tecnología de captura inteligente de datos integrada en el software permite la captura en origen, reduciendo las posibilidades de perder documentación o negocio. Se necesita una captura inteligente potente y tecnología de automatización de procesos para reconocer distintos tipos de documentos transaccionales; separarlos; extraer datos; asociar un flujo a los datos extraídos; implementar automatización del flujo incluyendo validación de datos; enrutar datos y documentos para verificación por el personal asignado; y finalmente aprobarlos para su uso en una aplicación conectada como un sistema ERP o un sistema de gestión documental.
Extracción de datos: Una vez capturados en origen, los documentos se cargan en los flujos de automatización inteligente. Se utilizan machine learning y software de reconocimiento como OCR/ICR para extraer datos de los documentos capturados. En formatos estructurados (hojas de cálculo, facturas de proveedor estándar) la extracción es sencilla: los bots aplican lógica integrada para localizar campos estándar y extraer los datos.
Autoaprendizaje: Cuando el sistema se encuentra con un nuevo tipo de documento (por ejemplo una factura no estructurada o semiestructurada para la que los bots no tienen lógica integrada), la extracción es difícil porque los bots no saben de qué campos extraer. Si la disposición de campos es distinta a las formas estándar, no es posible una extracción del 100 %. Si se omiten campos o datos durante la extracción, hace falta intervención humana para introducir la información faltante. Los bots de automatización inteligente registran las pulsaciones del usuario al introducir datos del nuevo documento y aplican ese aprendizaje para extraer datos de un documento con formato similar la próxima vez. Esta emulación y aprendizaje se denomina autoaprendizaje. El autoaprendizaje es una parte importante de las soluciones avanzadas de automatización de flujos documentales porque reduce la necesidad de intervención humana con cada nuevo tipo de documento y ahorra costes de mano de obra.
Validación de datos: Los datos extraídos deben verificarse para confirmar su autenticidad. Por ejemplo, los detalles de una factura extraída deben contrastarse con el proveedor correspondiente y con la información correcta (coste total facturado, etc.) para evitar errores. La lógica de automatización de flujos documentales valida los datos aplicando búsquedas en base de datos o de proveedor, matching 2/3 vías, comprobaciones aritméticas, etc.
Enrutamiento para aprobación/verificación: Todos los datos y documentos validados se exportan automáticamente al sistema de gestión documental, ERP u otra aplicación de negocio conectada. Las excepciones que surjan durante la validación se enrutan automáticamente a un gestor de verificación para resolución de disputas y aprobación.
Como se ve, un software de automatización inteligente con capacidades de flujo documental automatizado realiza un trabajo completo de adquisición, validación y verificación de documentos transaccionales entrantes. Con un sistema que realiza procesamiento documental de extremo a extremo se necesita muy poca intervención humana. Esto ahorra costes de mano de obra: incluso una empresa con plantilla ajustada, típica de una pyme, podrá procesar y escalar operaciones documentales como CxP/CxC sin dificultad.
Poco o ningún proceso manual significa que las empresas se ahorran los grandes costes e ineficiencias del trabajo manual.
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Costes de funcionamiento bajos: Automatizar operaciones intensivas en documentos en el back-office como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y procesamiento de pedidos de venta ahorra mucho en costes de funcionamiento, incluidos personal y costes operativos.
Compromiso del empleado: Los empleados pueden dedicarse mejor a tareas estratégicas y orientadas al crecimiento si se les libera del papeleo repetitivo del back-office. Mejor compromiso significa mayor productividad.
Escalabilidad: Un empleado tiene un límite de esfuerzo y tiempo. Compare eso con un bot de automatización inteligente que no se cansa y puede asumir cualquier carga de trabajo: el resultado es un back-office funcional y siempre activo que ejecuta todas las operaciones, incluidas las nuevas, a tiempo y de forma rentable.
Operaciones remotas y transformación digital: Una ventaja importante de digitalizar operaciones documentales es que tareas como entrada y validación de datos pueden realizarse automáticamente desde cualquier lugar. Así se evitan retrasos en aprobaciones, atención al cliente o pagos por indisponibilidad del personal en el momento adecuado. Muchas operaciones de negocio dependen de los datos. Digitalizando las funciones documentales, las empresas pueden sentar las bases para la transformación digital de procesos, funciones, departamentos y de toda la organización. Capturar, aprovechar y procesar datos para ponerlos a disposición cuando se necesiten marca el inicio de la transformación digital de las pymes.
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