¿Cómo saber si su estrategia de cuentas por pagar está funcionando?
Las tecnologías que ofrecen automatización del procesamiento de facturas ayudan a generar métricas adecuadas de cuentas por pagar. Estas métricas o KPIs son útiles cuando las empresas establecen referencias para medir eficiencia, estándares de entrega y crecimiento.
A menudo se pide a los empleados que definan métricas o KPIs de rendimiento relacionados con su trabajo y que informen de ellos en reuniones mensuales para que la dirección evalúe su progreso. ¿Parece sencillo? No tanto: medir KPIs es una cosa; identificar las métricas adecuadas es otro reto distinto.
«… los resultados tangibles son fáciles de medir…»
En los trabajos tradicionales de ingeniería (civil, mecánica, eléctrica), el éxito solía medirse por el número de pedidos recibidos, los ingresos resultantes y las adquisiciones, si las había. Así, en divisiones de maquinaria pesada o de ingeniería pesada los resultados eran tangibles: excavadoras vendidas, proyectos de tuberías críticas implementados, etc. Los resultados tangibles son fáciles de medir.
Hoy, la tecnología diseñada para la automatización de procesos ha cambiado la forma en que las organizaciones ven y miden el rendimiento. Un buen ejemplo es el departamento de marketing en muchas organizaciones orientadas a datos y procesos.
Antes, al personal de marketing se le pagaba a menudo por resultados: nuevas cuentas o mejora de relaciones con clientes. Piense en las responsabilidades del marketero medio en la empresa actual: desde el seguimiento de clics, visitas, backlinks, hasta leads y conversiones, el gráfico de rendimiento es cada vez más detallado y complejo. Eso es positivo. Un profesional de marketing cambiará el diseño de sus landing pages si comprueba que no hay conversiones sustanciales. Eso es una tarea orientada a objetivos.
«Sepa adónde va antes de ponerse en marcha»
La automatización inteligente ha permitido a las organizaciones diseñar sus proyectos para cumplir tareas orientadas a objetivos. Una de las métricas esenciales en fabricación que ha surgido gracias al software es el tiempo de inactividad de producción: medirlo y buscar formas de reducirlo ayuda a evitar que los procesos se detengan y se pierdan beneficios. Otra ventaja de la tecnología para la automatización de procesos es poder planificar paradas para mantenimiento en horas valle y así cumplir los objetivos de producción.
Identificar las métricas adecuadas para su organización es clave para alcanzar los objetivos de negocio.
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No tendría sentido obsesionarse con que su unidad de fabricación produzca 1000 etiquetas al día si los ingresos de la empresa dependen del número de productos vendidos, no de los paquetes etiquetados.
Por eso es importante comprobar qué métricas ofrece el software que está valorando. Así podrá decidir si se ajusta a sus procesos actuales. Para procesos críticos como la gestión de facturas, debe determinar qué medidas de rendimiento, al optimizarse, le acercarán a los ingresos trimestrales o anuales deseados. Si su departamento contable implanta un software de procesamiento de facturas para medir el ritmo al que se concilian las facturas, un panel con el número de facturas procesadas al día y el detalle de pagos a proveedores le dará una visión del estado actual de sus cuentas por pagar y le indicará qué hay que cambiar para acelerar el procesamiento.
El software de procesamiento de facturas no solo ofrece automatización para agilizar el ciclo compra‑pago de su organización, sino también métricas valiosas para mejorar la gestión de pagos y planificar beneficios. Algunas de ellas son:
Un buen software de procesamiento de facturas con potentes capacidades de captura de datos garantiza que las facturas se escaneen y procesen en masa de forma automática, ahorrando tiempo de procesamiento, horas de personal y, en consecuencia, costes. De hecho, estos son los factores o métricas que las organizaciones buscan al elegir una plataforma de automatización inteligente de procesos para el procesamiento de facturas. Identifique las ineficiencias de sus procesos actuales, elija una herramienta IPA en consonancia y luego defina los hitos del proceso que, al optimizarse, resolverán esos puntos débiles. Esas son sus métricas, que debe monitorizar con regularidad para un rendimiento óptimo.
Elegir el mejor camino exige preparación; la automatización de procesos está a su disposición para ayudarle.
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