Avanti Restaurant Group Crea un Proceso Sin Problemas para Gestionar Facturas de Proveedores con docAlpha, DocLink y Microsoft Dynamics GP

La extracción inteligente de datos y el manejo de documentos ayuda a una empresa de diseño y construcción en crecimiento a obtener más de su ECM DocLink y ERP Microsoft Dynamics, permitiéndoles dirigir y priorizar descuentos de pago rápido

El Desafío

Como Supervisor de Cuentas por Pagar para Avanti Restaurant Group, la primera tarea de Michael Paine fue encontrar una mejor manera de manejar facturas de proveedores de una manera que escalara a medida que la empresa crecía. Si bien la empresa había digitalizado su proceso, dependía de una estructura compleja de carpetas de Windows para almacenar y recuperar facturas, y dependía del correo electrónico para enrutar y asegurar la aprobación para pagos a proveedores. Al final del proceso, la información tenía que ingresarse manualmente en su sistema ERP Microsoft Dynamics GP, creando otro cuello de botella en el proceso.

A medida que Avanti Restaurant Group continuó creciendo, descubrieron que luchaban por mantenerse al día con el flujo cada vez mayor de facturas de proveedores.

Para optimizar sus procesos, invirtieron en DocLink, un sistema de gestión de contenido empresarial de Altec, que les ayudó a organizar y gestionar mejor sus documentos de compra digitales y automatizar flujos de trabajo para aprobación.

Un gran problema que DocLink ayudó a resolver fue mantenerse al día con el manejo de documentos y la entrada de datos.

Avanti Restaurant Group aprovecha los descuentos de pago rápido de sus proveedores, por lo que poder procesar facturas de manera eficiente y monitorear el proceso puede traducirse en ahorros de costos significativos, más allá de las ganancias de eficiencia.

“Tenemos muchas facturas que necesitamos procesar inmediatamente para capturar descuentos para pago Net 10,” dijo Paine, “Poder clasificar y priorizar facturas por descuentos y fechas de vencimiento es un gran beneficio para nosotros.”

La Solución

Para resolver sus problemas de proceso y capitalizar los descuentos de proveedores, Altec implementó la plataforma de transformación docAlpha de Artsyl Technologies, que extrae automáticamente información de facturas digitales o en papel escaneadas y la alimenta en DocLink.

docAlpha, desarrollado por Artsyl Technologies, se integra con sistemas ERP y ECM de una manera que permite a los proveedores enviar facturas por correo electrónico a un buzón monitoreado por el sistema. Las facturas en papel también pueden ser escaneadas por lotes y dirigidas a docAlpha para su procesamiento. No importa cómo llegue la factura, docAlpha encuentra y extrae automáticamente información como el número de factura, el monto y los detalles del proveedor, luego interactúa con otros sistemas comerciales para crear registros de transacciones, junto con una imagen digital de la factura.

Como parte de ese proceso, docAlpha puede hacer referencia cruzada de registros de proveedores ECM y/o ERP para asegurar que toda la información que extrajo sea correcta. Puede corregir automáticamente errores obvios, o enrutar cualquier excepción a un miembro del equipo de AP para revisión/resolución adicional.

Los Resultados

Según Paine, fusionar las capacidades de docAlpha y DocLink ha ayudado a Avanti Restaurant Group a lograr un nuevo nivel de control sobre sus procesos mientras aumenta la eficiencia.

Como resultado, el equipo de AP de Avanti Restaurant Group ha podido continuar manteniéndose al día con las facturas de proveedores, incluso a medida que la empresa crece y el volumen/velocidad de facturas aumenta.