Transformar digitalmente su oficina este nuevo año

En medio de fijar objetivos para 2022, ¿ha pensado en transformar su oficina? El lugar de trabajo digital es una realidad para muchas empresas de éxito, y si aún no ha invertido en ello, ¡ahora es el momento! La oficina ya no es solo un espacio donde están los empleados durante el día, sino un entorno estratégico para subirse a la curva de la transformación digital . Una oficina digital es una ventaja para empresas que buscan su próxima oportunidad de disrumpir el mercado y lograr la aprobación del consumidor. Además, un lugar de trabajo digitalizado es un lugar conectado. En un entorno de trabajo cambiante, lo que permanece constante es la necesidad de impresionar al comprador. Toda empresa persigue el objetivo por el que opera su negocio: la aprobación del consumidor. Por eso es especialmente importante invertir en un sistema que les permita llegar al consumidor antes que nadie; una oficina digitalizada es la mejor forma de lograrlo. Los lugares de trabajo actuales son centros de innovación y, más que albergar empleados, se han convertido en un medio para lograr la transformación digital de punta a punta. La ventaja inmediata de un espacio orientado a lo digital es la conectividad de departamentos, personas, sistemas y datos, algo muy necesario para acelerar el negocio. La conectividad del lugar de trabajo permite un avance del negocio que antes no era posible. En un lugar de trabajo verdaderamente digital, la ubicación pierde importancia y las empresas trascienden las limitaciones de tiempo y espacio que imponía la oficina física. Esto lleva a una democratización gradual de espacios, datos y otros recursos que antes solo eran accesibles de forma jerárquica. Ya lo vemos en la flexibilidad del lugar de trabajo: las empresas permiten que sus empleados valiosos elijan cómo y desde dónde trabajar. El trabajo en remoto y la flexibilidad son en buena medida un producto de la digitalización. Las empresas digitales permiten un mayor intercambio de recursos y conocimiento en la organización, disolviendo departamentos, estructuras y datos en silos y generando un entorno más conectado. Esto mejora la comunicación y la coordinación entre el personal, acelera la ejecución de tareas y aumenta la productividad.

Una oficina digital también es importante para atender al consumidor final. Más allá de alcanzar objetivos de ventas en un periodo, las empresas deben generar impulso para mantener a un cliente muy exigente e informado. Retener al cliente se ha convertido en una de las principales preocupaciones, sobre todo dada la fuerte competencia en todo tipo de mercados. Además de crear productos y soluciones innovadores, las empresas deben idear estrategias innovadoras que ayuden a retener a los clientes más tiempo. Una oficina digital amplifica mucho el grado en que pueden relacionarse con el cliente. El efecto positivo de la digitalización se refleja en la moral del empleado y en el compromiso del cliente, ambos factores esenciales para el éxito y la perdurabilidad de la empresa.

Adoptar la tecnología es el primer paso para crear espacios de trabajo digitales. En gran medida la tecnología es un habilitador, y vemos que la rápida proliferación de la automatización ha ayudado a transformar el lugar de trabajo para mejor. Un ejemplo muy reciente es la pandemia y cómo las empresas de todo el mundo lograron sortear los obstáculos que impuso y continuar operando gracias a la tecnología.

El uso generalizado de la automatización inteligente y las soluciones en la nube para continuar el trabajo durante la pandemia ha llevado a repensar y renovar la oficina tal como la conocemos.
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El «trabajo desde casa» ya no es un beneficio para el personal más valioso sino una necesidad reconocida por empresas de todo el mundo y parte de la nueva normalidad. Son muchos los factores que han impulsado la revolución digital en la dirección correcta, entre ellos cómo satisfacer las expectativas de un consumidor en rápida evolución y una fuerza de trabajo que cambia dinámicamente.

Diluvio de datos: entre otras cosas, las empresas encuentran cada vez más difícil gestionar la constante llegada de datos e información. Un representante de atención al cliente necesita datos del cliente para poder responder y atender quejas. Sin embargo, es muy difícil acceder a los datos correctos del cliente entre multitud de fuentes: correos, recibos, facturas, formularios de pedidos de venta y cualquier otro documento que refleje contacto con el cliente. De hecho, el volumen de información es tan grande que incluso las empresas más organizadas tienen dificultades para procesar con rapidez los datos de un cliente desde tantas fuentes y presentarlos en un formato cómodo para que el representante resuelva el problema. Gestionar datos requiere mucha diligencia y consistencia, sin errores manuales, algo que la tecnología puede aportar.

Eficiencia de procesos: el poder de compra de los clientes ha crecido enormemente, haciendo necesario que las empresas entreguen productos y servicios a velocidades ejemplares. Procesar trabajos manualmente es propenso a errores, lento y costoso. La tecnología elimina las ineficiencias y costes del trabajo manual, permitiendo cumplir las expectativas del cliente de forma eficiente y rentable. La automatización inteligente y otras tecnologías avanzadas de automatización de procesos están ayudando a muchas empresas a convertir sus back-offices de centros de coste en centros estratégicos de servicio y cumplimiento ejemplares.

Fuerza de trabajo dinámica: las economías globales actuales han dado lugar a una fuerza de trabajo que cambia dinámicamente. Los trabajadores cualificados están muy demandados, lo que dificulta retener empleados a largo plazo sin ofrecer todo lo que exige un profesional moderno. La escasez de personal cualificado ha llevado a las empresas a buscar formas alternativas de realizar el trabajo: los trabajadores digitales ocupan procesos rutinarios y repetitivos que antes se hacían manualmente. El resultado es una fuerza de trabajo eficiente y consistente que no se cansa, emula acciones humanas para realizar el trabajo pero sin las ineficiencias del trabajo manual. La automatización robótica de procesos combinada con tecnologías avanzadas como la captura inteligente de datos y el aprendizaje automático ayuda a crear trabajadores digitales que pueden «aprender» en el trabajo como un trabajador cualificado, pero ejecutan tareas con la máxima velocidad y eficiencia.

Hay muchas razones para digitalizarse, pero es importante que cualquier digitalización del lugar de trabajo esté diseñada para sus requisitos de negocio específicos. En lugar de elegir una solución de software que haga bien una tarea concreta, decida qué áreas funcionales de su negocio necesitan apoyo TI. La idea es implementar una digitalización que aporte una solución integral a un problema. ¿Le preocupa la productividad o necesita que su cadena de suministro sea más ágil?

Abordar los problemas correctos le ayudará a implementar las soluciones TI correctas.
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Trabajo en remoto: ¿qué hace falta para habilitar el trabajo en remoto en su empresa? ¿Una solución en la nube? ¿Una oficina en casa equipada? Como el concepto de «trabajar desde cualquier lugar» es una realidad hoy, conviene equipar a sus trabajadores con todo lo necesario: software de colaboración en la nube, procesadores de texto, solución de planificación de recursos empresariales, portátil y móvil de empresa, escáneres remotos, etc.

Gestión de datos: los datos rigen muchos procesos de negocio, por lo que conviene tener una solución integral de captura de datos y procesamiento de documentos. Afortunadamente, la automatización inteligente, que combina RPA con IA y aprendizaje automático junto con otras tecnologías de transformación digital, ha permitido crear soluciones de procesamiento inteligente de documentos que requieren poca o ninguna intervención manual. Encontramos aplicaciones de procesamiento automático de documentos en muchos procesos intensivos en documentos como procesamiento de facturas , procesamiento de reclamaciones médicas , gestión de pedidos de venta , etc. Estos procesos son críticos para la buena gestión de funciones como contabilidad, cadena de suministro y gestión de relaciones con clientes, y deben hacerse bien cada vez. La tecnología es la respuesta.

Gestión del negocio: funciones críticas como gestión de recursos humanos, CRM, gestión de viajes y gastos, etc. implican la implementación de un ciclo completo de eventos en la cadena de gestión. Por ejemplo, la gestión de RR. HH. puede incluir nóminas, incorporación, quejas de empleados, beneficios, etc. Estas funciones se gestionan mejor cuando están coordinadas. Con una única plataforma para todas las operaciones de RR. HH., las empresas tienen una visión más clara del estado de la función y una mejor forma de abordar los retos de forma colaborativa. El software de planificación de recursos empresariales ayuda a consolidar funciones críticas y a coordinar operaciones del mismo departamento de forma más eficiente. Diferentes aplicaciones de negocio en el mercado están diseñadas para permitir una gestión sencilla de funciones complejas en distintos departamentos, con comunicación completa entre ellos para resultados de negocio eficientes.

Marketing: para que las empresas generen notoriedad de marca y eleven el valor de su oferta, deben comercializar bien sus productos. Con el paso al comercio electrónico y la gestión del negocio en línea, ha pasado a ser importante invertir en herramientas de marketing online. Herramientas como las de Hubspot y Marketo ayudan a avanzar e implementar estrategias de marketing únicas para acelerar las ventas.

Cualquiera que sea su negocio, es importante construir una base para la continuidad y el crecimiento a largo plazo. Una oficina digitalizada contribuirá a ello.