La oficina digital ha llegado para quedarse, así que si aún no ha comenzado a digitalizar su entorno de trabajo, ahora es el momento. Por suerte, este artículo trata precisamente sobre el procesamiento inteligente de documentos, una tecnología transformadora capaz de agilizar los procesos intensivos en documentos que son tan típicos de cualquier back office. Los datos y los documentos son el núcleo de cualquier proceso de negocio. En el back office, el volumen de papel se multiplica por la enorme cantidad de documentos de transacción que una empresa recibe o genera a diario. Funciones críticas como el procesamiento de facturas de CxP, la tramitación de órdenes de venta, la gestión de siniestros, las nóminas, el mailroom, el onboarding, etc., se apoyan en una gran cantidad de documentos.
Acceder y gestionar manualmente grandes volúmenes de datos de forma regular es muy difícil. Pensemos en el procesamiento de facturas, una tarea típica de back office en cuentas por pagar. En un día cualquiera, un empleado de CxP tiene que acceder a las facturas de proveedor que llegan por distintos canales de entrada: correo electrónico, fax, escáner, etc. Una vez recibidas, hay que clasificarlas y hacer la introducción manual de datos para llevar toda la información relevante a una hoja de cálculo o al ERP. Tras la captura, los datos de cada factura deben comprobarse, lo que implica múltiples validaciones: conciliaciones de 2 y 3 vías para verificar que existe una orden de compra asociada y que los datos cuadran, comprobaciones aritméticas, verificación de datos del proveedor y otros cruces esenciales para asegurarse de que la factura es auténtica. Después de la validación, la factura se envía a un responsable para obtener la aprobación de pago o resolver cualquier discrepancia.
Todos estos pasos manuales son largos y consumen mucho tiempo. Si se comete un error de captura o se omiten controles, todo el proceso de facturación puede quedar comprometido. Esto puede dar lugar a pagos en exceso o por debajo de lo debido a los proveedores. El coste de los datos erróneos puede alcanzar cientos o miles de unidades monetarias y afectar no solo a ingresos y resultados, sino también a la relación con los proveedores. Trabajar con datos incorrectos es, sencillamente, un riesgo.
El procesamiento inteligente de documentos ayuda a mitigar ese riesgo eliminando el elemento que más errores y retrasos introduce en la gestión de documentos: el trabajo manual. Errar es humano, pero cuando hablamos de procesos críticos en el back office, los errores pueden resultar muy costosos.
La idea es contar con un sistema de automatización capaz de procesar y poner a disposición grandes volúmenes de datos de forma eficiente y rentable. El control de costes es una consideración clave al automatizar procesos críticos de negocio. Si su sistema de automatización no ayuda a contener costes ni a reducir el esfuerzo diario, no cumple su cometido. Con el procesamiento inteligente de documentos, dispone de la “inteligencia” necesaria para ejecutar tareas típicas de oficina como lo haría una persona, pero sin los costes y las ineficiencias del trabajo manual.
Las soluciones habituales de procesamiento inteligente de documentos utilizan tecnologías de transformación digital como inteligencia artificial (IA), machine learning, automatización robótica de procesos (RPA), automatización de procesos de negocio, OCR/ICR y otros motores de reconocimiento, así como tecnología de captura inteligente de datos . Gracias a esta combinación, el sistema de automatización puede ejecutar tareas repetitivas basadas en documentos de forma desatendida, con muy poca intervención humana. Una tarea de oficina tan común como introducir datos desde facturas puede llevar horas si se hace a mano; con un software de automatización diseñado para el procesamiento directo de documentos, se completa en minutos. Los bots de automatización inteligente utilizan lógica integrada de captura de datos y automatización de procesos para identificar y extraer información de las facturas más comunes. Además de esa lógica preconfigurada, el software puede “aprender” y emular acciones humanas para realizar tareas típicas sobre documentos. Esto facilita enormemente que las empresas procesen un gran número de facturas de tipos muy diversos con mínima intervención manual. La automatización también permite escalar operaciones y procesar muchas más facturas en el menor tiempo posible. Al reducir el trabajo humano y acelerar los tiempos de ciclo, el coste del procesamiento de documentos desciende de forma drástica.
El procesamiento inteligente de documentos se apoya en una combinación de tecnologías de transformación digital. Según los requisitos de cada empresa, el software con estas capacidades suele estar preparado para integrarse con un amplio abanico de aplicaciones de negocio, ERPs, sistemas de gestión documental y otros sistemas de back end. Al proporcionar una plataforma única para la captura, validación y exportación de datos desde el momento en que entran en la organización hasta que se registran en el ERP, el software crea una visión unificada de los flujos de documentos dentro de la compañía. La automatización inteligente de procesos basados en documentos abre la puerta a la digitalización de un gran número de tareas de back office en finanzas y contabilidad, RR. HH., atención al cliente, seguros, sanidad, banca, transporte y logística, cadena de suministro y distribución, e incluso educación. Veamos algunos casos de uso:
tramitar a diario facturas de proveedores es una tarea árdua y lenta, pero crucial para la buena gestión de CxP y de los flujos de caja. Si el procesamiento de facturas se hace mal, su empresa puede incurrir en costes de reprocesamiento o en pagos en exceso o por debajo de lo debido. La prioridad es capturar bien los datos. A partir de ahí, la validación y la verificación pueden acelerarse sin errores para realizar pagos puntuales y aprovechar descuentos por pronto pago. El procesamiento inteligente de documentos es la respuesta.
tramitar órdenes de venta a tiempo significa cumplir a tiempo y lograr clientes satisfechos. Los formularios de pedido contienen información clave sobre cada pedido de cliente. Estos datos permiten procesar rápidamente la orden y entregarla al cliente. Esa información debe ser precisa. El procesamiento de pedidos implica captura, validación y verificación de datos, y la aprobación que inicia el empaquetado, envío y entrega del producto. Todos estos pasos pueden automatizarse con software de procesamiento inteligente de documentos, lo que acelera el ciclo de pedidos y ayuda a cumplir los plazos de entrega.
reembolsar con rapidez genera confianza y lealtad a largo plazo. Al procesar formularios de reclamaciones médicas puede haber numerosas capturas de datos, validaciones, cruces con distintos equipos para confirmar la autenticidad de la reclamación y, por último, la decisión crítica de aprobar o rechazar el reembolso. Todos estos pasos requieren un procesamiento de documentos preciso. La calidad de los datos es esencial para evitar sobrecompensar, infracompensar o, peor aún, pagar a un reclamante fraudulento. De nuevo, el procesamiento inteligente de documentos, libre de errores y retrasos humanos, resulta fundamental.
Las tareas de back office pueden convertirse en un quebradero de cabeza diario si no se adopta la ruta de la transformación digital . Con el procesamiento inteligente de documentos, puede construir un back office digitalizado que garantice operaciones eficientes, negocio más ágil y mayores ingresos.
