Trabajar con datos no estructurados:
Integración Artsyl-SAP Business One
Sin duda, la pregunta principal entre colegas del sector, empleados, directivos y gestores hoy es cómo simplificar procesos y movilizar operaciones. Volver a centrarse en la productividad en plena pandemia es un reto: menos recursos humanos y capital limitado están frenando el avance a nivel operativo en muchas empresas.
Estas dificultades se agravan porque la mayoría de las empresas siguen usando sistemas anticuados en los que el negocio se hace sobre todo en papel. Los procesos manuales basados en papel suelen ser propensos a errores y tienden a ralentizar las operaciones por el volumen de papeleo: una orden de compra que falta aquí o una factura duplicada allí, y todo el proceso de facturación de un solo proveedor puede añadir complejidad y confusión al departamento.
Lo que hace falta es que las empresas pasen a un sistema operativo que garantice la continuidad del negocio incluso ante una convulsión económica, política o social que ponga en jaque el entorno empresarial.
Otra preocupación que ha quedado muy clara durante esta pandemia es la urgencia de desplegar un modelo de negocio que asegure la eficiencia y el control de los procesos incluso con escasez de personal o de flujo de caja.
Muchas de estas preocupaciones se han aliviado en los últimos meses gracias a la transformación digital. Además de las grandes corporaciones, incluso empresas medianas con restricciones de liquidez han mostrado un gran interés en modernizar sus departamentos. Hemos visto el reciente aumento de aplicaciones SaaS y soluciones en la nube en áreas como Finanzas y Contabilidad, Compras, Ventas y Marketing, Recursos Humanos, etc. Parte de la razón por la que la automatización de estos departamentos era esencial es que son los que más mano de obra y costes operativos requieren. Agilizar las operaciones de back-office en estos sectores ha beneficiado enormemente a las empresas, como cuenta esta empresa manufacturera tras desplegar una solución de automatización inteligente para mejorar la visibilidad y el control de sus operaciones de AP/AR.
Desde soluciones puntuales de nicho hasta aplicaciones de plataforma completas, las empresas no escatiman esfuerzos en buscar la herramienta tecnológica adecuada para sus operaciones críticas. En este ámbito, Artsyl ha tomado la delantera para aliviar gran parte del trabajo costoso, laborioso e intensivo en mano de obra asociado a los procesos basados en documentos, introduciendo la automatización inteligente de procesos (IPA) para agilizar estas tareas. Veremos por qué y cómo las soluciones IPA propietarias de Artsyl pueden transformar su back-office de una mera unidad administrativa en un centro de flujo de caja eficiente.
Como editor de tecnologías de automatización inteligente de procesos para impulsar procesos basados en documentos, Artsyl ha demostrado las eficiencias y el ahorro de costes que se pueden lograr en operaciones críticas como cuentas por pagar, procesamiento de pedidos, conciliación de cheques, reclamaciones médicas, etc. La IPA de Artsyl despliega tecnologías de transformación digital como IA y aprendizaje automático, captura inteligente de datos, OCR/ICR, automatización de procesos de negocio (BPA), etc., para crear una plataforma de implementación de procesos casi autónoma para las tareas de back-office.
Los datos están en el centro de la implementación de procesos en cualquier función de back-office. El arranque de un proceso como cuentas por pagar comienza con la entrada de datos de la factura en un flujo de trabajo. La entrada manual de datos es un dolor de cabeza permanente para muchas empresas, incluso cuando tienen el personal y los recursos necesarios. Imagine introducir datos de la gran cantidad de facturas de proveedores que llegan cada día. Casi todo el esfuerzo de sus trabajadores cualificados se va en esta tarea rutinaria y repetitiva.
La IPA de Artsyl incorpora tecnología de captura inteligente de datos que elimina de una vez por todas el dolor de cabeza de la entrada manual. El software utiliza aprendizaje automático y potente tecnología OCR/ICR para identificar, extraer y clasificar datos de un conjunto diverso de documentos fuente en cuestión de minutos. Además, cuando encuentra una factura nueva para la que no tiene conocimiento de extracción preentrenado, recurre a la IA y al aprendizaje automático para aprender de las acciones del usuario la primera vez; aplica ese aprendizaje a todas las entradas posteriores de facturas similares.
Verá que con flujos de trabajo específicos inteligentes y una potente tecnología de captura llamada Auto-Find,
la IPA de Artsyl puede llevar a cabo la implementación completa del proceso basado en documentos con la mínima intervención manual posible.
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Le garantizamos un procesamiento directo de sus facturas de proveedores y pedidos de venta desde que entran en su negocio por captura multicanal (correo, FTP, fax, etc.) hasta que se depuran y autentican y están listos para usarse en sus aplicaciones de línea de negocio (LOB).
Ahora se preguntará si aún tiene que introducir manualmente los datos autenticados de los documentos fuente en su LOB, y si eso no exigiría tener siempre a una persona responsable.
Ahí es donde las potentes funciones de integración de Artsyl con una amplia gama de aplicaciones de negocio, ERPs y plataformas de flujos resultan más efectivas: creando multitud de casos de uso a partir de una única solución de plataforma transformadora.
Tomemos el caso de la integración de Artsyl con SAP Business One. La plataforma de automatización de procesos documentales de Artsyl amplía las capacidades de su SAP Business One a las funciones de AP y AR, extrayendo automáticamente órdenes de compra y albaranes de recepción para validación de datos (incluida conciliación a 2/3 vías y consultas de proveedores) en su base de datos SAP Business One, y enrutando facturas para aprobación antes de registrar automáticamente los pagos finales a proveedores en su SAP Business One.
La IPA de Artsyl amplía el uso de su SAP Business One para gestionar tareas intensivas en documentos como el procesamiento de pedidos, cuentas por pagar, etc., dentro del propio sistema SAP Business One, eliminando la doble entrada de datos de facturas aprobadas. Esta integración crea una solución de plataforma única de extremo a extremo para el procesamiento sin intervención de todos los documentos fuente desde la captura hasta la creación de la transacción ERP final en SAP Business One. Con esta integración, la intervención manual solo se requiere cuando hay excepciones que resolver.
La eliminación de la necesidad de que el personal procese documentos fuente y la reducción de costes operativos gracias al procesamiento sin intervención elevan automáticamente la rentabilidad de su inversión en SAP Business One, permitiéndole acceder, procesar y aprobar documentos fuente desde cualquier lugar, sin cerrar sesión en su aplicación SAP Business One.
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