4 pasos hacia una oficina casi sin papel

El caos de contenido es real: demasiado papel y pocos insights, gobierno y cumplimiento deficientes, control de procesos desordenado y, en resumen, desorden que frena su agenda, prioridades y objetivos de la empresa. Por suerte, contamos con tecnología moderna y automatización inteligente para reinventar la forma en que se hace el trabajo en la oficina. Veamos primero por qué depender menos del papel es ventajoso para las empresas en crecimiento:

Menos desorden: ya lo hemos mencionado. Lo peor del papel es que se acumula rápido. Los gestores necesitan mucha claridad para tomar decisiones a tiempo e impulsar el negocio. Cuando se pasa mucho tiempo clasificando, archivando, recuperando y buscando entre montañas de papel, hay muchas posibilidades de desviarse de los objetivos más importantes. Los archivos digitales, en cambio, mueven procesos, flujos y negocio en la dirección correcta porque es menos frecuente perder una carpeta digital o no encontrarla: basta con escribir las palabras clave adecuadas para localizar los archivos necesarios en una base de datos central. Eso también significa una oficina limpia y ordenada.
Archivos digitales ubicuos: ¿alguna vez ha sentido que todo su trabajo o proyecto se detuvo porque no tenía los datos o documentos correctos a mano? El papel no viaja como los archivos digitales. No poder pagar a proveedores o cumplir un pedido de un cliente por un detalle que falta puede hacer que su empresa retroceda en las expectativas de proveedores o clientes, por no hablar de perder oportunidades de crecimiento y más negocio. En cambio, cuando se pasa a lo digital, puede crear, compartir, editar, organizar, ver y buscar documentos desde cualquier lugar.
Ahorra tiempo y espacio: las limitaciones de tiempo y espacio suelen frenar el crecimiento de las empresas, y con el papel estaría reduciendo conscientemente sus posibilidades de acelerar el negocio porque no puede acceder, recuperar u organizar los documentos en papel que llenan su espacio de trabajo. Piénselo: un cliente expresa una queja y necesita sacar al instante su expediente como referencia; ¿estará buscando el archivo en ese momento o atendiendo y resolviendo el problema? En el fondo, el papel no solo ocupa toda la oficina sino que ralentiza el servicio al cliente y, con ello, el negocio en conjunto. Lo contrario ocurre con los documentos digitales.
Gestión lean: Lean está de moda . El lean es uno de los factores que le diferenciará de la competencia. En la era de la transformación digital, si sus operaciones críticas no están optimizadas en eficiencia y productividad, pagará no solo en términos de competencia sino también en costes operativos recurrentes. El papel absorbe gran parte de los costes de back-office de la organización: papeleo perdido, retrabajos, documentación duplicada, etc., todo suma a los costes crecientes de manejar y procesar procesos basados en papel e impulsados por documentos. Los archivos digitales suelen estar guardados en un repositorio central, desde el cual las organizaciones pueden acceder, editar y compartir documentación. Pero lo más importante: los archivos digitales rara vez se pierden. El papeleo duplicado puede detectarse fácilmente consultando los registros de documentos con palabras clave y eliminando archivos duplicados. Incluso en retrabajos por, por ejemplo, entrada incorrecta de datos, los archivos digitales pueden manipularse, corregirse o eliminarse con facilidad, sin preocuparse por desperdicios.
Sin silos de datos ni funcionales: una de las mayores limitaciones que el papel impone a las empresas es la desconexión entre los distintos elementos funcionales por la acumulación de datos en silos. Al no haber un sistema de gestión central que controle las entradas y salidas de datos de negocio, se favorece la aparición de silos de datos que obstaculizan una gestión coordinada del negocio.

Por ejemplo, un pedido de un cliente puede llevar mucho tiempo en la cadena esperando ser procesado, pero el departamento de inventario puede no tener constancia y no haber almacenado lo suficiente para cumplirlo. Esto ocurre porque el papel tarda en desplazarse entre departamentos y retrasa la comunicación.

Los documentos digitales pueden comunicarse por toda la organización en minutos, permitiendo que los distintos departamentos estén conectados en todo momento y trabajen al unísono para, por ejemplo, procesar pedidos y continuar con el negocio.

Los documentos digitales también permiten poner en marcha sistemas de automatización de procesos documentales para ejecutar procesos basados en documentos que requieren mucha mano de obra. Con un sistema de automatización de procesos documentales, gestionar proveedores y clientes en una plataforma común es fácil, eficiente y rápido. En cuanto un pedido se introduce en el sistema, una plataforma de automatización inteligente de procesos lo procesa automáticamente y lo exporta a un sistema ERP integrado con la plataforma.

Seguridad y auditoría: mantener a salvo el papeleo sensible es importante para cualquier empresa. Pasar los archivos en papel a digital aumenta el nivel de seguridad de los documentos de negocio y ofrece una trazabilidad lista para auditoría de la actividad empresarial. Al quedar todo registrado en línea y no perderse papeleo ni actividad, las empresas están mejor preparadas para cumplir estándares regulatorios y de cumplimiento.

4 herramientas para digitalizar documentos en papel y procesos de negocio

Escáner de documentos: el procesamiento y la gestión documental empiezan por una digitalización adecuada de los documentos en papel, y un escáner lo hace posible. Un escáner de documentos es un componente importante de la gestión documental e integral tanto para los esfuerzos de digitalización como para la digitalización de los procesos de negocio. Conocer bien los conceptos básicos del escaneo le dará una idea de qué tipos de escáneres se ajustan a las necesidades de su negocio.

Automatización de cuentas por pagar y del proceso de pedidos de venta: las operaciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar implican mucho papeleo. Y la complejidad se multiplica por las entradas y salidas continuas de documentos de transacción entre usted y sus proveedores, clientes y otras partes interesadas externas. Un rastro en papel es incompleto, propenso a errores e introduce latencia en las operaciones. Un documento digital, en cambio, puede cargarse de inmediato en un flujo de automatización inteligente de procesos para procesar facturas y pedidos de venta automáticamente. Esto ahorra a las empresas mucho papeleo y retrabajo, por ejemplo por entrada incorrecta de datos.

Firmas digitales: las firmas digitales eliminan la necesidad de enviar por fax, imprimir, enviar por correo, firmar y devolver por correo la copia firmada al destinatario. Según la «Ley de Protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA)» en Canadá, y la «Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN)» y la «Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA)» en Estados Unidos, entre otras normativas en vigor a nivel global, las firmas digitales tienen validez legal. Hay poco lío para obtener aprobaciones o dar el visto bueno cuando se usan firmas digitales. Las firmas digitales también aseguran resultados de negocio más rápidos gracias al tiempo y costes ahorrados al certificar acuerdos y documentación importantes.

Sistema de gestión documental (DMS): un sistema de gestión documental es su fichero para seguir la pista y archivar documentos digitales. La clasificación, archivado, categorización y clasificación automáticos de documentos garantizan a las empresas acceso instantáneo a archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. El uso compartido y la edición de documentos son otras funciones importantes de los DMS avanzados que fomentan el teletrabajo y la democratización de la información de negocio. La integración del software de automatización AP/AR con una plataforma DMS crea una cadena de flujos de extremo a extremo para el procesamiento documental sin intervención.