Dar el paso a la captura inteligente
Intelligent Capture ayuda a las empresas a superar los típicos cuellos de botella de captura que les han impedido adoptar una automatización completa de extremo a extremo para los procesos basados en documentos. Para iniciar cualquier tipo de automatización de procesos, por ejemplo, cuentas por pagar o procesamiento de reclamaciones, necesita datos. En realidad, obtener acceso a los documentos originales y de transacciones consumía mucho tiempo debido a los métodos de captura ineficientes utilizados: los documentos de diversas fuentes se ingresaban, escaneaban, cargaban o enviaban por correo electrónico manualmente a un sistema. La carga manual de documentos de distintos tipos/formatos de distintas fuentes introduce ineficiencias y reduce las tareas a lo largo del flujo de captura de datos y gestión de documentos a operaciones aisladas.
La captura inteligente elimina las operaciones aisladas y reúne toda la gestión y el procesamiento de documentos en una plataforma común, sin la necesidad de una intervención manual constante. La mejor parte es que el retorno de la inversión (ROI) al invertir en tecnologías inteligentes de captura de datos es positivo y rápido. Un buen ejemplo sería este.procesamiento de alimentosunidad que luchaba por capturar sus documentos de prueba de entrega (POD), que ascendían a 40.000 por mes. The company, which deals primarily in dairy products, collects copies of daily delivery notes and sends it to their customer service department for sorting and filing. La recopilación de POD de papel de distintos lugares y conductores dio lugar a un sistema de entrada y salida que no estaba regulado. Además, hubo casos en los que los documentos en papel se perdieron, dañaron o se presentaron muy tarde al llegar al centro de atención al cliente, lo que le costó a la empresa retrasos en la generación de facturas y el cobro de pagos, o en el reprocesamiento en caso de entrada de datos incorrecta o tardía. También hubo otro problema. Escanear manualmente cada documento de prueba de entrega y validarlo con los registros en su sistema SAP ERP tomó mucho tiempo. Dados estos desafíos e inconsistencias, el personal de cuentas por cobrar siempre terminaba retrasando la creación de facturas, lo que a su vez impactaba los ingresos y los flujos de efectivo oportunos.
El procesador de alimentos lácteos cambió su descuidado proceso de cuentas por cobrar al introducir uncaptura inteligentetecnología para permitir la captura de documentos y datos, así como la automatización de procesos.
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Este software está diseñado para integrarse con una gran cantidad de sistemas ERP, ECM y de contabilidad para establecer una solución completa de procesamiento de documentos inteligente de extremo a extremo para cualquier tipo de documento. Hoy en día, la empresa puede gestionar más de 40.000 entregas al mes sin necesidad de aumentar su plantilla. Utilizando la tecnología inteligente de captura de documentos, pueden escanear automáticamente por lotes más de 19 tipos diferentes de documentos. El software no es solo una solución de captura, sino que está diseñado para la automatización de procesos: los documentos se capturan instantáneamente desde cualquier punto de entrega, después de lo cual, los datos se extraen automáticamente con la ayuda de robots de automatización inteligentes previamente capacitados. Se asigna un flujo de trabajo a los datos extraídos para iniciar la automatización del proceso de tareas que incluyen clasificación, validación de datos y aprobación antes de indexar automáticamente los datos aprobados con los metadatos apropiados y luego archivarlos en su sistema de gestión de documentos.
La captura inteligente reduce los casos de documentos perdidos o dañados, ya que registra datos comerciales desde los límites de la organización y los ingresa en el flujo de trabajo de procesamiento de documentos inteligente dentro del ERP/ECM o ecosistema de gestión de documentos de la empresa. Esto mejora el cumplimiento y la regulación a nivel de captura de datos, ahorrando a las empresas costos de procesamiento y entrada de datos incorrectos.
Algunas de las características que diferencian la tecnología inteligente de captura de datos de los métodos tradicionales de escaneo y captura:
Comience a automatizar su proceso de gestión de documentos implementando una solución de captura inteligente que reducirá su dependencia de la entrada, clasificación y archivo manual de datos.
Consulta con Artsylsobre la integración del software de captura inteligente con la aplicación de su línea de negocio para lograr los resultados comerciales requeridos.
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