Acelerar la entrada de datos en SAP Business One
Para que las operaciones en SAP Business One funcionen con fluidez y se logren resultados, es importante introducir datos en la aplicacion de forma correcta y rapida. Suele ser datos transaccionales que hay que tomar de documentos de origen como facturas de proveedor, conocimientos de embarque, notas de credito, cheques, ordenes de compra, pedidos de venta de clientes, etc. SAP Business One depende de datos criticos del negocio: pueden llegar desde el perimetro de la organizacion, como una oficina remota o un almacen, o desde departamentos internos como recursos humanos.
La entrada de datos hacia SAP puede proceder de numerosos procesos dependientes de documentos en distintas areas: pedidos de venta en la cadena de suministro, formularios de reclamaciones medicas en seguros, remesas de cheques en banca, ordenes de compra en compras, conocimientos de embarque y declaraciones aduaneras en logistica,
Muchas empresas siguen capturando datos transaccionales de forma tradicional: entrada manual para pasar los detalles de documentos de origen a una hoja de calculo. Un archivo maestro asi puede ser util, pero es dificil de mantener y actualizar. Cada operacion exige actualizar la hoja con multiples entradas. Ademas, los datos deben comprobarse por precision y autenticidad.
Eso implica contrastar, por ejemplo, una factura de proveedor con el maestro de proveedores y hacer conciliacion en dos o tres vias para validar la factura frente a la orden de compra y al albaran de recepcion.
La validacion de datos es critica en muchos procesos dependientes de documentos para prevenir fraude, mantener una pista de auditoria creible y aplicar buenas practicas de gobierno corporativo. Pero la entrada y validacion manuales consumen tiempo, esfuerzo y dinero. Una vez corregidos los datos en la hoja, hay que volver a introducirlos en SAP Business One. Esa doble entrada es repetitiva y lenta.
En lugar de crear formularios de entrada y luego cargar datos en SAP Business One , las empresas pueden ahorrar mucho tiempo y coste de personal con procesamiento inteligente de documentos: extraer, ordenar, validar y transportar datos transaccionales desde documentos complejos como facturas de proveedor y pedidos de clientes, con poca o ninguna intervencion humana. La clasificacion avanzada y la extraccion en las aplicaciones actuales permiten un manejo casi autonomo de documentos; la intervencion humana queda para excepciones.
Ese procesamiento automatico es posible con software de automatizacion inteligente de procesos (IPA). Emplea tecnologias de transformacion digital como IA, machine learning, automatizacion robotica de procesos (RPA) , captura inteligente de datos y reconocimiento avanzado para convertir documentos no estructurados y semiestructurados en datos utiles. Los datos son el nucleo de cualquier proceso, pero gran parte queda atrapada en fuentes complejas. Capturar, extraer, validar y aprobar esos datos para SAP Business One de forma manual es ineficiente y costoso; constituye buena parte de lo que acaba en el sistema.
La automatizacion inteligente de procesos acelera la disponibilidad de datos en SAP Business One automatizando pasos manuales y repetitivos. Muchos documentos comparten formato y plantilla; la plataforma IPA usa logica integrada y reglas de negocio para procesarlos.
Que pasa cuando el sistema encuentra un documento nuevo, por ejemplo un tipo distinto de factura de proveedor con campos en otras posiciones? Ahi entra la inteligencia de la plataforma IPA. La IA y el machine learning ayudan cuando no hay logica predefinida: el sistema aprende el nuevo documento y memoriza las acciones del usuario la primera vez, y aplica ese aprendizaje cuando vuelve a ver un formato similar. Ese aprendizaje autonomo reduce progresivamente la necesidad de intervencion humana por cada tipo nuevo.
Con automatizacion inteligente, la entrada manual solo hace falta una vez para documentos nuevos o para resolver una excepcion: por ejemplo, si en la conciliacion automatica en dos vias no se encuentra una orden de compra que coincida con una factura porque SAP Business One aun no tiene la OC nueva. Las excepciones se enrutan a un responsable de verificacion para resolverlas y aprobarlas, segun flujos y reglas. Tras aprobar, los datos y documentos se contabilizan automaticamente en SAP Business One . Aqui desaparece por completo el paso de volver a introducir datos. Los beneficios de la automatizacion inteligente son acumulativos:
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