Casos de uso del procesamiento inteligente de documentos

Aunque la digitalización se está convirtiendo rápidamente en la norma entre muchas empresas con visión de futuro, a menudo es difícil llevarla a cabo por completo. Esto se debe a que la mayoría de las empresas manejan funciones que dependen del papel y de los documentos a nivel operativo. Por ejemplo, el back-office de una empresa típica que se relaciona con partes interesadas externas, como proveedores y clientes, siempre está lidiando con montañas de papel.

El papeleo del back-office puede ser engorroso y llevar mucho tiempo, y no solo por el enorme volumen de papel que se acumula con cada transacción. Las funciones típicas del back-office que dependen de documentos, como las cuentas por pagar y el procesamiento de pedidos de venta, implican manejar una gran cantidad de documentos no estructurados y semiestructurados. Los documentos no estructurados, como las facturas de proveedores y los recibos, no son párrafos de texto ordenados. Los datos de estos documentos son precisamente eso: no estructurados, lo que significa que se requiere una gran cantidad de trabajo manual de captura de datos para trasladarlos de estos documentos a una aplicación empresarial, donde se realiza la mayor parte del trabajo con esos datos.

Muchas empresas dependen de aplicaciones de línea de negocio como ERP, CRM y software de contabilidad para realizar su trabajo. A su vez, estos sistemas dependen de los datos de los documentos de transacciones u origen entrantes, como facturas de proveedores, notas de crédito, pedidos de venta de clientes, estados de cuenta, recibos, albaranes, etc. Todos estos documentos suelen ser no estructurados o semiestructurados.

Además, una empresa puede recibir datos a través de numerosos canales, como recursos compartidos de archivos, impresoras multifunción (MFP), escaneo, fax, correo postal, correo electrónico, etc. Clasificar, categorizar y realizar la captura de datos para trasladar la información de estos documentos a una aplicación de línea de negocio puede requerir mucho esfuerzo manual, tiempo y costos. Estos desafíos suelen ser aún más pronunciados cuando las organizaciones trabajan con grandes volúmenes de archivos PDF que deben limpiarse, estandarizarse o ajustarse antes de su procesamiento. En muchos casos, los equipos deben preparar primero los documentos entrantes eliminando secciones irrelevantes o estandarizando los diseños. Por ejemplo, es posible que los empleados necesiten aprender cómo recortar archivos PDF, a veces con herramientas como Smallpdf, para crear documentos más uniformes para la extracción de datos y la automatización posteriores. Cada vez que una empresa interactúa con sus partes interesadas externas, se generan datos. Estos datos son, en su mayoría, no estructurados. Realizar la captura de datos y trasladar solo los datos necesarios de los documentos no estructurados a, por ejemplo, una aplicación ERP requiere tiempo, conocimientos y esfuerzo manual.

Supongamos, por ejemplo, que necesita ingresar los detalles de la factura más reciente de un proveedor en un sistema de contabilidad para las conciliaciones finales y para realizar los pagos al proveedor. Para ello, necesita saber exactamente qué detalles de la factura debe ingresar en el software de contabilidad, como los detalles de las partidas y la información del encabezado y pie de página, como el TOTAL. Además, conciliar los pagos a proveedores implica, en primer lugar, validar la factura contra la orden de compra correspondiente y verificar el número de artículos y el TOTAL en ambos documentos. Otros requisitos de validación pueden incluir muchas reglas de negocio, como verificar los datos del proveedor y asegurarse de que los pagos de la factura no se hayan realizado ya al proveedor. Las comprobaciones de validación de datos como estas son importantes para eliminar los pagos duplicados o los pagos insuficientes al proveedor. Muchos participantes intervienen en el trabajo de captura y validación de datos. Además, cuando se trata de aprobar pagos de una factura, las facturas deben enviarse al gerente de verificación correspondiente para su inspección y aprobación final. Todos estos pasos llevan tiempo, y un error humano en uno o más de ellos puede retrasar el procesamiento de las facturas de días a semanas.

Sin embargo, el alcance de esta tecnología está limitado por su capacidad para procesar diversos tipos de documentos. Esta tecnología se basa estrictamente en plantillas, lo que significa que el software está preprogramado para localizar datos en regiones específicas de una factura, como la esquina inferior derecha para el «TOTAL» de la factura y la «lista de artículos» en el cuerpo de la factura, y extraer esos detalles. El procesamiento inteligente de documentos, por otro lado, se adapta a la variabilidad de los documentos.

El software de procesamiento inteligente de documentos está preprogramado para permitir la extracción de datos de formatos de factura conocidos. Además, el software también tiene capacidades de autoaprendizaje. Esto significa que, en caso de que el software deba extraer los detalles de una factura nueva para la que no tiene la lógica de captura integrada y no sabe en qué parte de la factura localizar y extraer los detalles necesarios, recurre al autoaprendizaje. El autoaprendizaje significa que el software aprende las pulsaciones de teclas que realiza el usuario para extraer los datos de una factura nueva la primera vez. Luego, el software recupera y aplica este aprendizaje cuando necesita extraer datos de un documento de factura con un formato similar la próxima vez. De este modo, el software de procesamiento inteligente de documentos amplía su creciente base de datos de lógica de captura con cada nuevo tipo de factura, creando así una amplia base de datos de definiciones de captura para extraer datos de un conjunto diverso de tipos de documentos.

Además de eliminar el trabajo manual de captura de datos, esta tecnología también reduce de forma drástica y progresiva el número de veces que un usuario tiene que intervenir para realizar la captura de datos de nuevos tipos de documentos, ya que se crea automáticamente una nueva definición de captura mediante el autoaprendizaje con cada nuevo tipo de documento. El software de procesamiento inteligente de documentos aplica la «inteligencia» que adquiere para procesar nuevos tipos de documentos, ampliando así el alcance y la variabilidad de los documentos que puede capturar.

El procesamiento inteligente de documentos crea un back-office prácticamente sin papel y sin intervención manual. Las ventajas de adoptar esta tecnología para su trabajo crítico son acumulativas y pueden observarse en muchos sectores diversos que implican un trabajo intensivo de procesamiento de documentos. Veremos algunos de ellos.

1. Finanzas y contabilidad: la contabilidad es sinónimo de papel. Las facturas, notas de crédito, cheques bancarios, órdenes de compra, contratos, recibos, estados de cuenta bancarios, etc. deben ingresarse en un sistema central de software de contabilidad para su procesamiento, gestión y conciliación para los pagos finales. En lugar de que su personal calificado dedique horas a la captura de datos y al procesamiento de documentos para trasladar todos los datos de las transacciones de estos documentos a un software de contabilidad, puede dejar que una solución de procesamiento inteligente de documentos lo haga por usted. Una solución de plataforma única como esta le ayudará a conciliar facturas rápidamente y realizar pagos puntuales a los proveedores, gestionar la nómina y la remuneración de los empleados sin esfuerzo, supervisar las finanzas de forma continua y mantener el control del efectivo entrante y saliente.
2. Atención médica: la gestión de reclamaciones de seguros también implica mucho papeleo y numerosas idas y venidas en la validación, verificación, elegibilidad y aprobación de reclamaciones. Este proceso puede acelerarse con el procesamiento inteligente de documentos. El software de procesamiento de reclamaciones, que incorpora esta tecnología, captura, extrae, valida y verifica los detalles de las reclamaciones; la mayoría de las soluciones están programadas para capturar los detalles de las reclamaciones de formularios estándar, como HCFA-1500/CMS-500 y UB-04/UB-92. La automatización inteligente también permite la creación automática de registros de reclamaciones en los sistemas de datos de back-end de acuerdo con estándares de cumplimiento como el formato de datos HIPAA 837. Un flujo único de los detalles de las reclamaciones, desde la captura hasta la generación del recibo final, ayuda a las empresas a mantener una pista de auditoría clara. Además, una solución de plataforma única como esta permite que tanto los pagadores como los proveedores se conecten fácilmente y garanticen un procesamiento y reembolso acelerados de las reclamaciones. Además de los formularios de reclamaciones de seguros, el procesamiento inteligente de documentos puede aplicarse para procesar muchos otros formularios de atención médica, como facturas, recetas, formularios de Medicaid y Medicare, formularios de representación médica, expedientes de tratamiento, etc. Según los requisitos del negocio, el software puede preconfigurarse para procesar diferentes documentos médicos. La adopción gradual de soluciones sin código significa que el software de procesamiento inteligente de documentos también se está desarrollando sobre una arquitectura sin código, lo que facilita que las empresas preconfiguren el software según los documentos que necesitan procesar mediante sencillas funciones de arrastrar y soltar.
3. Transporte y logística: solo con la documentación adecuada pueden las empresas rastrear y gestionar con precisión los envíos, los permisos y muchos documentos críticos que permiten el buen funcionamiento de la logística. Los procesos basados en papel en el sector del transporte pueden afectar directamente a la gestión de transportistas y flotas, el procesamiento de conocimientos de embarque, la gestión de permisos, la contratación e incorporación de conductores y la entrega final del producto al cliente. El procesamiento inteligente de documentos reduce drásticamente las ineficiencias y los costos derivados de un papeleo mal gestionado o retrasado. El software emplea potentes capacidades de captura inteligente y extracción de datos, necesarias para cargar cualquier tipo de documento en el mismo origen, lo que deja poco margen para que el documento se pierda o se extravíe. Digitalizar los documentos en papel del transporte en el mismo origen garantiza que la documentación se cargue pronto en los flujos de trabajo adecuados para su procesamiento. Esto ayuda a las empresas a cumplir con antelación los requisitos de flota y envío, y a prestar el servicio al cliente a tiempo. La captura automática de datos, la validación de documentos, el enrutamiento de documentos para su aprobación y la generación de informes en una aplicación empresarial relacionada, como un sistema ERP, significan que las empresas tienen la logística bajo vigilancia constante. Esto mejora la visibilidad, la transparencia y la precisión de la prestación del servicio a lo largo de la cadena logística.
4. Ventas y distribución: satisfacer las expectativas de los clientes y cumplir con su demanda requiere mucho trabajo y preparación. Un aspecto crítico de este proceso es el procesamiento de pedidos de venta de los clientes. Se trata principalmente de la parte mayorista del proceso, en la que un cliente solicita primero una cotización. Una vez revisada, y cuando el cliente realiza un pedido de los productos, se crea un pedido de venta basado en la información que figura en la cotización. El procesamiento de pedidos de venta implica verificar el inventario para comprobar la disponibilidad de los productos pedidos por el cliente, revisar la información del formulario del pedido de venta para comprobar si está completo, incluida la confirmación de los precios y los datos del cliente, programar la entrega de los productos al cliente, enviar la factura al cliente y confirmar o verificar con el personal correspondiente el estado de la venta y del pago por parte del cliente. Todo el proceso para cumplir un pedido de un cliente y procesar un pedido de venta, incluida la consulta de inventario, la preparación del pedido y la programación de la entrega, la facturación, etc., implica mucho trabajo de procesamiento de documentos. Todo este flujo del proceso, desde el momento en que se genera un pedido de venta hasta la entrega final de los productos y la facturación al cliente, puede automatizarse con software de procesamiento inteligente de documentos. Una vez más, una intervención manual mínima a lo largo de todo el proceso de pedidos de venta significa menos ineficiencias y errores, y una prestación del servicio al cliente más rápida.
5. Recursos humanos - Incorporación de empleados: se genera mucho papeleo cuando se prepara la incorporación de nuevos empleados a una empresa. Es necesario generar o completar muchos formularios, incluidos los formularios de nuevos empleados, los formularios I-9 y W-4, los contratos de los empleados, los acuerdos, la documentación para la inclusión en la nómina de la empresa, así como la documentación de capacitación y orientación. Esto supone mucho trabajo de captura de datos y procesamiento de documentos. Un software de procesamiento inteligente de documentos con potentes capacidades de captura de datos ayuda a las empresas a aliviar la carga del proceso de incorporación y a automatizar los pasos, desde la contratación hasta la incorporación final del empleado, en un único flujo de proceso.

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