Por que invertir en procesamiento inteligente de documentos?
Repasamos el procesamiento inteligente de documentos y por que se esta convirtiendo rapidamente en un componente esencial del desarrollo estrategico del negocio.
Los datos son el nucleo de las operaciones en muchos sectores. Suelen iniciar la mayoria de los procesos en areas como cuentas por pagar , cumplimiento de pedidos, atencion al cliente, procesamiento de reclamaciones medicas , incorporacion de empleados, etc., incluso soporte tecnico. Son procesos tipicamente dependientes de documentos y criticos para el funcionamiento de departamentos, areas y toda la organizacion.
La mala gestion de esos procesos no solo puede descarrilar o estancar tareas enteras, sino costar al empleador mucho en correcciones y repeticiones. Los costes y las ineficiencias de la entrada manual y el procesamiento documental reducen las posibilidades de la empresa de avanzar a la siguiente etapa de desarrollo y, en consecuencia, de alcanzar los objetivos. Una buena forma de mitigar esos riesgos es introducir procesamiento inteligente de documentos para agilizar procesos de back-office criticos.
El procesamiento inteligente de documentos es la adquisicion automatica de datos desde fuentes no estructuradas y semiestructuradas y su tratamiento para dejarlos listos para el negocio y su integracion en multiples aplicaciones.
La parte de adquisicion de datos implica captura y extraccion automaticas de multitud de tipos y formatos de documento, desde distintos canales de entrada: escaneo, fax, transferencias de archivos, correo electronico, MFP, etc.
La parte de procesamiento de datos incluye validacion automatica contrastando los datos extraidos con bases de datos y verificacion con el personal asignado para la aprobacion final; tras eso, los datos se consideran aptos para exportar a multiples aplicaciones, incluidos ERP y ECM como los ERP en la nube Acumatica y NetSuite , SAP Business One , Microsoft Dynamics 365 , Sage y QuickBooks. Los datos aprobados tambien pueden reproducirse en distintos formatos de archivo o sistemas de registro, incluidos repositorios de archivos como Laserfiche y bases de datos compatibles con ODBC.
La integracion estrecha del software de procesamiento documental con aplicaciones de automatizacion robotica de procesos ( RPA ) como Blue Prism y Automation Anywhere permite que los flujos de RPA accedan en cualquier momento a datos aprobados y actualizados.
Como se ve, el procesamiento inteligente de documentos pone los datos a disposicion de inmediato para distintos casos de uso, lo que hace indispensable la tecnologia para completar tareas con mucha carga documental.
La “inteligencia” de un sistema de procesamiento inteligente de documentos proviene de tecnologias de transformacion digital como IA, aprendizaje automatico, captura inteligente de datos , OCR/ICR/OMR, robotica de procesos, automatizacion de procesos de negocio, etc. Esas tecnologias avanzadas permiten crear logica de captura avanzada y flujos especificos de inteligencia. La IA y el aprendizaje automatico sirven para aprender documentos y entender cada formato para facilitar la extraccion.
Por ejemplo, una empresa con solo dos proveedores puede recibir facturas con formatos distintos: una con TOTAL e ITEMS en el cuerpo y otra con TOTAL en el pie. Un sistema de automatizacion inteligente con procesamiento documental automatico debe interpretar cada factura por si solo y aplicar una logica de extraccion distinta a cada una. Hace falta cognicion para aprender cada formato y aplicar reglas de captura separadas para una extraccion optima. En muchas facturas el total aparece al final de la pagina, asi que el sistema puede generar definiciones genericas aplicables a la mayoria de formatos. Cuando el formato cambia, la logica estandar basada en plantillas falla: ahi entran el aprendizaje automatico y la cognicion. Si las facturas se desvian del patron, las definiciones genericas no sirven y el sistema debe poder aprender el documento y las pulsaciones de la primera vez y aplicar ese aprendizaje a documentos posteriores similares. El aprendizaje automatico permite eso. Los sistemas actuales de procesamiento inteligente de documentos absorben la variabilidad con mecanismos avanzados de autoaprendizaje que ayudan a capturar y procesar una amplia gama de formatos.
Como puede imaginar, las definiciones genericas bastan para extraer datos de documentos estructurados: son predecibles y pueden capturarse con OCR potente. Formularios gubernamentales estandar, examenes academicos o muchos datos de CRM tienen estructura fija con campos en el formulario; pueden tratarse como imagenes donde el OCR es suficiente. Documentos no estructurados o semiestructurados como facturas de proveedor, pedidos de clientes, formularios de reclamaciones medicas, correos, datos moviles, sensores, medios, chat y colaboracion no organizan la informacion en campos fijos, lo que dificulta a los mecanismos tradicionales basados solo en OCR extraer bien los datos.
OCR y muchos metodos tradicionales de captura son por plantillas y dependen mucho del contexto, por lo que no son adecuados para documentos semiestructurados o no estructurados.
Hace falta combinar tecnologias de transformacion digital con capacidades cognitivas de aprender e interpretar para abarcar muchos tipos de documento. El procesamiento inteligente de documentos hace precisamente eso: logra una captura y un procesamiento casi autonomos y va ampliando la logica incorporada con cada documento nuevo.
La validacion de datos es un proceso automatizado que tambien usa tecnologias de transformacion digital para automatizar flujos con cualquier numero de tipos de documento complejos. La validacion contrasta los datos extraidos con entidades y fuentes conocidas para comprobar la legitimidad del documento. Por ejemplo, verificar datos del proveedor (nombre, ID si existe, direccion, fecha de compra, etc.) ayuda a validar la factura y acelerar la aprobacion del pago.
Los flujos y la logica de validacion automatica pueden construirse a partir de reglas y directrices de cumplimiento y normativa. Como antes, la validez puede confirmarse contrastando con fuentes conocidas como bases de datos en ERP y ECM. Para ello pueden usarse tecnicas como busquedas en cascada o busqueda dinamica. Al validar un formulario de reclamacion medica, el sistema puede consultar una base medica para datos del reclamante (nombre, edad, tipo de seguro) y asegurar que el reembolso corresponde a la persona correcta.
Como se dijo, los datos aprobados se exportan a muchos formatos y a aplicaciones de negocio, incluidos ERP y ECM. Las facturas contrastadas y verificadas pueden exportarse directamente a software contable como QuickBooks o Sage ERP para cerrar pagos a proveedores.
Ese uso final de datos aprobados y validados impulsa muchos procesos de negocio y permite terminar trabajos en ERP y ECM. Los sistemas actuales de procesamiento inteligente de documentos ofrecen integracion a nivel API con muchas aplicaciones de linea de negocio, asegurando procesamiento de extremo a extremo de documentos transaccionales y de origen.
Un flujo continuo de datos desde el punto de captura hasta el destino final en, por ejemplo, un ERP evita silos de datos o funcionales. Ese marco de automatizacion de extremo a extremo gracias a una gestion agil de los datos es lo que se conoce como empresa conectada.
El procesamiento inteligente de documentos ayuda a eliminar silos de datos y a establecer una empresa conectada; y una empresa conectada reduce fugas, inconsistencias y perdidas de datos, creando un modelo de gestion empresarial en simbiosis.
Artsyl lidera el procesamiento inteligente de documentos con soluciones verticales preempaquetadas y sin codigo para procesos dependientes de documentos como cuentas por pagar , procesamiento de pedidos de venta , reclamaciones medicas y gestion de remesas de cheques .
Esas Action Solutions se apoyan en la plataforma IPA de Artsyl, docAlpha , para procesamiento documental de trazado directo. docAlpha es el producto estrella y el motor que impulsa la automatizacion inteligente de procesos para muchos tipos de flujos dependientes de documentos.
docAlpha es una plataforma IPA altamente personalizable que puede configurarse para implementar procesamiento documental en distintos tipos de procesos. Ademas de las Action Solutions , Artsyl ha configurado para clientes aplicaciones de procesamiento inteligente de documentos en RR. HH., admisiones universitarias, correccion automatica, asi como gestion de expedientes y planificacion.
Los clientes han visto beneficios y retornos inmediatos al automatizar procesos criticos con Artsyl, entre ellos:
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Casos de uso del procesamiento inteligente de documentos
Hacer agiles las cuentas por pagar
Impulsar el negocio con automatizacion inteligente
