Acerca de la automatización del proceso documental

Nos gusta pensar que vivimos en la era digital, pero ¿sabía que la mayoría de las empresas siguen dependiendo mucho del papel para su actividad diaria? De hecho, en tareas críticas, los empleados pierden mucho tiempo persiguiendo papel.

El problema del papel

El papel siempre introduce latencia y un elemento de lentitud en los procesos de negocio. Aunque se intentara compensar el tiempo perdido por documentación faltante o entrada incorrecta de datos, el coste de rehacer todo un proceso o tarea es demasiado significativo para ignorarlo. Además, estaría ocupando a trabajadores cualificados en tareas repetitivas y que consumen tiempo en lugar de contribuir a iniciativas estratégicas y orientadas al crecimiento.

La digitalización es la respuesta para eliminar las ineficiencias asociadas al papel. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ha sido durante un tiempo la tecnología más usada para digitalizar documentos en papel. Sin embargo, este método de reconocer y capturar datos de documentos en papel se queda corto cuando la calidad de la imagen no es buena. El OCR no recupera todos los datos vitales del papel si la imagen es deficiente y requiere un preprocesador de imagen adecuado para preparar el documento y lograr una captura y reconocimiento cercanos al 100%. Además, los datos pueden llegar en distintos tipos y formatos, por lo que las empresas necesitan una solución de captura multicanal que pueda extraer datos de fuentes no estructuradas y semiestructuradas de forma automática.

…Entra la automatización del proceso documental.

El propósito de la digitalización es reducir la intervención manual todo lo posible: con un motor OCR simple, las empresas siguen teniendo que separar, validar, verificar y aprobar datos manualmente antes de poder usarlos en una aplicación de negocio como un CRM o software contable.

Todos estos impedimentos han hecho necesaria el desarrollo de una aplicación que se ocupe tanto de la captura como de la implementación del proceso de los datos, desde la clasificación hasta la aprobación final. Es decir, además de poder capturar documentos de cualquier fuente de forma inteligente, la aplicación debe poder emplear la automatización robótica de procesos (RPA) junto con IA y aprendizaje automático para procesar eficazmente esos datos desde la captura hasta la aprobación. Y todo ello debe lograrse en un único flujo de trabajo. Entra la automatización del proceso documental.

La automatización del proceso documental combina tecnologías de transformación digital como la captura inteligente de datos, la IA y el aprendizaje automático, la automatización de procesos de negocio y la RPA para ofrecer una solución continua en una única plataforma para cualquier proceso dependiente de documentos: cuentas por pagar, procesamiento de pedidos, procesamiento de reclamaciones sanitarias, etc.
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La captura inteligente de datos combina el poder del OCR/ICR y del aprendizaje automático para permitir una captura multicanal e independiente de la plantilla.

Aquí es donde termina la similitud entre su aplicación de captura tradicional y una solución de captura inteligente de datos.

La parte de IA y aprendizaje automático de la captura de datos entra en juego y es más útil al manejar formatos de documento nuevos o no familiares. Para detallar: pongamos que su aplicación procesa facturas del mismo proveedor cada mes; el algoritmo para capturar, extraer, validar, verificar y aprobar los datos de esas facturas es prácticamente el mismo, así que la factura se habría procesado en un flujo predefinido según reglas de negocio sin intervención humana. Cuando la aplicación encuentra una factura nueva de formato y tipo no familiares, no reconoce los campos esenciales del formulario de los que extraer los detalles. Es entonces cuando un usuario interviene para introducir manualmente los datos esenciales de la factura.

Aquí es donde termina la similitud entre su aplicación de captura tradicional y una solución de captura inteligente de datos. Una herramienta de captura inteligente con IA y aprendizaje automático recuerda las acciones del usuario sobre la nueva factura y las aplica cuando encuentra el mismo tipo de factura la próxima vez. Así se reduce progresivamente la intervención del usuario para manejar nuevas facturas.

Esta es la inteligencia que se aplica al manejar documentos y que hace que la automatización del proceso documental sea realmente transformadora. Además, la automatización del proceso documental permite el preprocesado de imágenes antes de que la imagen esté lista para la captura inteligente de datos. Herramientas potentes de preprocesado facilitan la limpieza y mejora de la imagen aplicando técnicas como eliminación de ruido, corrección de inclinación, autorrotación, ajuste de color, etc.

La automatización del proceso documental también facilita el posprocesado: una vez capturados, los datos o la imagen pasan por autocorrección de interpretaciones erróneas habituales de letras/símbolos y autoformato antes de asignarse a un flujo para su procesamiento posterior.

El manejo de documentos es una rutina interminable para las organizaciones. ¿Por qué no establecer una forma más inteligente de hacer las cosas que ahorre costosas horas de trabajo y garantice eficiencia y cumplimiento?