Automatización de pedidos de venta:
Aprovechar un caudal de información
En el competitivo entorno empresarial global actual, las empresas buscan continuamente nuevas formas de impulsar el crecimiento sin aumentar costes, para poder crecer en ingresos sin inflar el resultado. En ese contexto, sorprende que las empresas sigan pasando por alto la automatización inteligente de procesos y las oportunidades de eliminar el desperdicio de procesos y los costes asociados a la entrada manual de pedidos relacionada con el procesamiento de pedidos de venta de clientes.
Los mayores retos del procesamiento de pedidos de venta no son tanto la complejidad como el volumen y la velocidad del proceso, y la dependencia de un manejo manual de documentos y entrada de datos ineficiente y propenso a errores. La tecnología para abordar estos retos lleva décadas existiendo, pero las últimas innovaciones en aprendizaje automático , desarrollo low code e integración de sistemas de automatización inteligente hacen que la automatización de pedidos de venta sea cada vez más difícil de ignorar.
Gestionar pedidos de venta es un proceso multi-paso y multi-departamental en el que pueden intervenir atención al cliente, ventas, fabricación, logística, cuentas por cobrar y finanzas. La integración con los sistemas de datos y documentos existentes, incluidos los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de contenido empresarial (ECM), gestión de relaciones con clientes (CRM) y otros, es fundamental para lograr transparencia del proceso y flujo de datos sin cuellos de botella ni intervención manual.
Donde hay huecos en los procesos tradicionales y manuales de pedidos de venta, los cubren personas detrás del ratón y el teclado. Esto dispara los costes y afecta a los tiempos de ciclo, provocando retrasos en el proceso, menores beneficios y riesgos de negocio relacionados con entregas incorrectas y tardías, beneficios perdidos por depreciación de productos, errores de facturación, ventas pendientes elevadas y relaciones con clientes.
Los estudios del sector lo confirman y refuerzan el argumento a favor de la automatización de pedidos de venta, aún más convincente por la facilidad de despliegue y la menor carga técnica de las soluciones actuales de automatización inteligente de procesos.
Estudios como un reciente informe de referencia de APQC sugieren que las empresas con procesos manuales de pedidos de venta gastan 8 veces más en procesos de pedidos de venta que las que recurren a la automatización.
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La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) no solo elimina las tareas manuales y repetitivas como el manejo de documentos, la entrada de datos y el enrutamiento de aprobaciones que aumentan los costes operativos; también reduce el tiempo, el coste y el esfuerzo históricamente asociados a la implementación y el mantenimiento de una solución de automatización de procesos basada en reglas. La tecnología de automatización inteligente de procesos puede monitorizar múltiples canales en busca de nuevos pedidos de venta (bandejas de entrada de email, escaneos por lotes de pedidos en papel, portales de clientes, etc.), extraer y validar la información contrastándola con otros sistemas de negocio integrados, enrutar datos y documentos para aprobaciones e introducir los datos extraídos en el ERP u otros sistemas para su procesamiento final.
Apoyarse en la automatización inteligente de procesos para optimizar los pedidos de venta de clientes tiene muchos beneficios, todos bien establecidos y cuantificados en diversos informes de referencia del sector centrados en:
1. Reducción de costes operativos
La IPA extrae de forma inteligente los datos de transacción de los pedidos de venta, incluidos cliente, precios de productos/servicios e información del pedido, de un modo que libera a los responsables del proceso de la carga de entrada de datos y manejo de documentos. La reducción del esfuerzo, la aceleración del tiempo de ciclo y la reducción de errores y excepciones explican por qué los procesos optimizados con automatización inteligente cuestan menos de 8 veces lo que las empresas gastan en procesos manuales.
2. Mejor experiencia del cliente
En un mundo donde Amazon reina, las empresas se centran en ser cada vez más centradas en el cliente. La automatización de pedidos de venta reduce los tiempos del ciclo de procesamiento de pedidos, y la virtual eliminación de errores relacionados con la entrada de datos contribuye a una mayor satisfacción del cliente al garantizar que los bienes o servicios se entreguen a tiempo, al precio correcto y al cliente correcto.
3. Empleados empoderados
Automatizar lo rutinario y dotar a los responsables del proceso para abordar excepciones con el apoyo de la automatización inteligente permite que los empleados destaquen: no solo seguir las reglas sino redefinir los procesos para hacerlos más eficientes y centrados en el cliente.
5. Mejora el análisis y la toma de decisiones
La automatización inteligente de pedidos de venta permite a las empresas digitalizar, organizar y analizar los detalles de los pedidos de clientes hasta el nivel de línea de forma puntual y precisa. El acceso a datos sobre el número de pedidos que deben enviarse, los tiempos del ciclo de procesamiento de pedidos, los productos más vendidos, los pedidos urgentes y las tendencias de ventas estacionales o plurianuales aporta algo más que eficiencia de proceso y recorte de costes: aporta información de negocio muy valiosa que puede guiar a las empresas hacia el siguiente nivel de éxito.
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