Preparar procesos para la automatización inteligente y un negocio lean

Cómo no automatizar un proceso mal diseñado

¿Pero qué es un proceso mal diseñado? Digamos que el objetivo de la automatización inteligente es acelerar los flujos de trabajo, eliminar o reducir el esfuerzo manual y los errores e ineficiencias asociados, y cumplir las expectativas del cliente a tiempo. En cierto modo, la automatización inteligente sirve para acelerar los procesos de negocio y reducir los costes de las ineficiencias y retrasos derivados del esfuerzo manual. Un proceso de negocio resuelve en esencia un problema concreto, y la automatización inteligente ayuda a llegar a la solución más rápido y con menos coste.

Cualquier flujo o proceso configurado que no aporte una solución clara y requiera soluciones alternativas y complejidades adicionales es un proceso fallido o roto. No tiene sentido automatizar un proceso roto.

«…antes de embarcarse en la transformación digital con ayuda de la automatización inteligente, comience definiendo los procesos de extremo a extremo y estableciendo parámetros de trabajo claros: enrutado de datos y documentos de una forma determinada, tener registrados a todos los responsables conocidos de una tarea y detectar si hay tareas “fuera de lo habitual” que los empleados realizan para completar el trabajo y, en ese caso, incorporarlas a la cadena de procesos…»

Piense en un caso en el que una empresa decide incorporar a varios empleados de una división existente a un departamento nuevo. Todo el proceso de incorporación implica transferir empleados de una división a otra dentro de la misma empresa. Si las reglas del proceso de transferencia no están claras, pueden producirse entradas duplicadas de datos de empleados en la base de datos. Con los mismos ID de empleado, ¿cambiarán las designaciones? ¿Habrá que actualizar las carteras de los empleados y sus datos de nómina? Y, sobre todo, ¿el sistema sincronizará la nueva información con los datos existentes en la base de datos? No tener una ruta clara para la incorporación de empleados puede ser desastroso y ninguna cantidad de automatización mejorará el proceso.

Hacer que los procesos estén «listos para la automatización»

Para evitar fracasos en la automatización, las empresas deben preparar los procesos para que estén «listos para la automatización». Hay muchas formas de hacerlo. Puede empezar definiendo una cadena de procesos clara para ejecutar una tarea. Un proceso de negocio debe tener una trayectoria clara, con puntos de inicio y fin de ejecución. Como la mayoría de los procesos trabajan con datos y documentos, ayuda diseñar flujos con puntos concretos de ingesta y exportación de datos. ¿Obtenemos datos desde los límites de la organización? En ese caso, el proceso debe poder acceder a fuentes de datos multicanal. Si uno de los puntos de acceso aporta datos por fax, debe existir un mecanismo para convertirlos en archivo digital que pueda cargarse fácilmente en los flujos de trabajo. Sin una ruta clara para llevar los datos de documentos en papel a los flujos de trabajo, las empresas pierden información crítica necesaria para ejecutar los procesos.

Eliminar redundancias de datos y procesos: ¿su proveedor le envía facturas algunos días por email y otras veces por fax? Defina una ruta clara para recibir documentos de transacciones de agentes externos como proveedores y clientes. Si la recepción de datos de estos agentes es multicanal, incluya todos los canales en su flujo de procesos para que, al automatizar, no queden datos duplicados del mismo proveedor ni datos faltantes por no tener mecanismo para capturar datos de algún canal.

Asegúrese de saber si alguna tarea del proceso se realiza «fuera» de los canales operativos habituales. Por ejemplo, en el procesamiento de reclamaciones médicas , durante el procesamiento de un expediente, si el empleado contacta directamente con un proveedor para confirmar o aclarar un punto, ¿está dentro de los límites de trabajo fijados por la empresa? Aunque cualquier interacción no oficial con agentes externos pueda ayudar a completar el trabajo, no deja de quedar fuera del radar de tareas a automatizar. Esto puede ser un problema porque hay una ruptura clara en el flujo del proceso. Por el contrario, si la tarea de aclarar un punto con el proveedor queda documentada (por ejemplo por email), las empresas pueden enrutar los flujos para incluir esa comunicación y facilitar la automatización.

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Antes de embarcarse en la transformación digital con ayuda de la automatización inteligente, comience definiendo los procesos de extremo a extremo y estableciendo parámetros de trabajo claros: enrutado de datos y documentos de una forma determinada, tener registrados a todos los responsables conocidos de una tarea y detectar si hay tareas «fuera de lo habitual» que los empleados realizan para completar el trabajo y, en ese caso, incorporarlas a la cadena de procesos.

La automatización inteligente eleva los procesos y las empresas al nivel de los mejores y los retornos son acumulativos; pero para ello hay que preparar bien los procesos para obtener los resultados adecuados.

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