Compras predictivas para la empresa inteligente

Cómo optimizar las compras en estos tiempos inciertos

La tecnología ha avanzado mucho para permitir a las empresas reaccionar a las fluctuaciones del mercado con más prudencia. Los cambios de precio en materias primas y bienes son una respuesta natural a la dinámica del mercado y la economía. El departamento de compras o aprovisionamiento de una empresa es responsable de registrar los cambios de precio en materias primas y equipos y ajustar las compras en consecuencia; cualquier desviación respecto al presupuesto asignado puede afectar la situación financiera de la empresa, sobre todo en compras masivas, y puede acabar costando caro. Controlar las compras es un aspecto vital de una buena gestión de gastos operativos y el departamento de compras es responsable de ello.

Una nueva forma de presupuestar: aplicar la IPA a procesos críticos

Comprar de forma optimizada exige diligencia por parte del departamento de compras y una relación sólida y constante con las redes de proveedores. Tener un consignación contratada de bienes y servicios de proveedores de forma regular ayuda a las empresas a controlar las compras periódicas y reducir los excesos de gasto. La ventaja de mantener una cartera estable de proveedores es que su empresa puede beneficiarse de descuentos por compras al por mayor o por pagos anticipados de bienes comprados a crédito. Una solución de automatización adecuada que capture, procese y registre el procesamiento de facturas de proveedores es una buena inversión cuando quiere controlar las compras.

Vea de qué se está perdiendo… PISTA: automatización inteligente

La facturación de proveedores es un aspecto importante de la gestión de compras que consume muchas horas valiosas de trabajadores cualificados y es costosa si no se gestiona bien. Automatice este aspecto de compra a pago y verá ahorros inmediatos en eficiencias operativas y menor dependencia de mano de obra. Pero más importante: hay una razón por la que las empresas se centran en automatizar funciones clave a lo largo de procesos de extremo a extremo, como el procesamiento de pedidos en orden a cobro, la facturación en compra a pago y el procesamiento de reclamaciones en el sector asegurador: con la automatización, todos estos procesos muy dependientes de documentos quedan bajo supervisión continua y tienen una trazabilidad clara. Los datos de procesos automatizados son una excelente referencia para organizaciones que buscan insights sobre sus patrones de compra y la frecuencia de las compras.

Ventajas de las compras predictivas con automatización inteligente de procesos

• Catálogo de proveedores: la facturación automatizada de proveedores deja muchos datos de posprocesamiento que pueden estudiarse para entender cómo etiquetar a sus proveedores por calidad, entrega y precios. Esto se convierte en una referencia fácil cuando busca al proveedor adecuado según su presupuesto y requisitos de negocio.
• Planificación: un catálogo de proveedores actualizado es muy útil al planificar compras masivas o estacionales y le permite hacer compras calculadas según la viabilidad de cada proveedor y sus restricciones presupuestarias. Esto reduce compras desordenadas o impulsivas y le ahorra dinero.
• Compras centralizadas: si se ha pasado con las compras, puede significar dos cosas: (a) ha elegido al proveedor equivocado sin hacer las valoraciones debidas, o (b) ha prestado poca atención a lo que ocurre en otros departamentos que pueden haber revisado el presupuesto, su documento de requisitos o haber paralizado procedimientos relacionados de forma temporal.
• El segundo escenario es un caso clásico de que una mano no sabe qué hace la otra. Una solución de automatización inteligente de procesos no solo automatiza el manejo de facturas sino que ayuda a documentar las compras realizadas, los pagos pendientes, la asignación presupuestaria por proyectos o tareas y una lista completa de gastos en curso o futuros entre departamentos. Una visión centralizada de las compras evita que las empresas malgestionen los fondos corporativos.
• Construir una base de proveedores fiable: tener una ficha de rendimiento, cumplimiento y fiabilidad de los proveedores es clave para forjar relaciones estables a largo plazo con ellos. Esto a su vez ayuda en sus compras al disponer de mejores opciones de descuento y control de calidad de los materiales adquiridos.

Los beneficios de la automatización inteligente de procesos para tareas críticas son muchos, pero la conclusión más importante de una solución automatizada de extremo a extremo es que siempre tendrá control y visibilidad completos sobre el gasto y las finanzas de su empresa, y eso es más de la mitad de la batalla ganada cuando tiene que sopesar opciones constantemente en una economía inestable.