Laird obtiene mayor control y visibilidad sobre las finanzas a través de la consolidación y automatización

La plataforma de transformación digital docAlpha, integrada con QAD y DocLib, fue el componente clave del modelo de centro de servicios financieros compartidos de Laird

El Desafío

Alrededor de 2014, Laird, un líder mundial en ingeniería y manufactura electrónica, con casi 50 oficinas en todo el mundo, decidió consolidar y centralizar sus operaciones financieras.

El nuevo modelo de Laird se enfocó en consolidar la operación financiera y transformar 50 equipos en tres: uno para los Estados Unidos, uno para Europa y uno para Asia.

El recién formado Centro de Servicios Financieros Compartidos de Laird estaría capacitado para acceder más rápidamente a datos financieros, generar informes, realizar análisis y apoyar decisiones comerciales y gestionar operaciones financieras para la organización.

Para hacerlo, sin embargo, la empresa necesitaba una forma de digitalizar su proceso de AP y eliminar la dependencia de facturas en papel y el enrutamiento manual de aprobaciones.

Según el Supervisor de Contabilidad de Laird, Jiri Slavik, implementar un sistema para digitalizar de manera eficiente e inteligente facturas y otros documentos de AP fue clave para lograr la visión de Laird de operaciones financieras más ágiles y centralizadas.

“[En el pasado], cuando la empresa quería cambiar algo en términos contables, tenían que contactar cada sitio individual,” dijo Slavik. “Cuando necesitaban algunos informes para la bolsa de valores, si necesitaban informes de fin de mes, o cualquier cosa, tenían que ponerse en contacto con cada oficina. Y recibíamos 50 informes y teníamos que procesarlos.”

La Solución

Para aprovechar su sistema de recursos empresariales QAD existente, Laird implementó el sistema de gestión de documentos empresariales DocLib para manejar sus documentos de AP digitalizados y apoyar un proceso automatizado para enrutamiento y aprobación.

La integración de QAD y DocLib permitió a Laird centralizar sus operaciones y entregar acceso a datos y documentos para apoyar decisiones comerciales y automatizar la entrada de datos de transacciones.

Para aprovechar al máximo AMBOS sistemas y eliminar los cuellos de botella de clasificación manual de documentos y extracción/entrada de datos, Laird aprovechó la plataforma de transformación digital docAlpha de Artsyl Technologies.

Con docAlpha, Laird podría confiar en un sistema capaz de clasificar automáticamente documentos, extraer datos relevantes y archivar esos documentos en DocLib, junto con esos datos, automáticamente.

“Recibimos facturas en nuestro buzón, las procesamos a través de docAlpha, y luego todo fluye a DocLib,” explicó Slavik. “Con facturas PO, DocLib obtiene la información de QAD. Con no-PO, tenemos una lista de aprobadores y DocLib se encarga de reenviar la carga de trabajo a quien tenga que aprobarlo. Cuando regresa a nosotros, validamos toda la información y simplemente presionamos un botón para hacer fluir todo en QAD para que esté listo para ser pagado.

Como resultado, un equipo de AP con tres miembros en los Estados Unidos puede manejar más de 24,000 facturas de proveedores anualmente, mientras permanece receptivo a las necesidades de datos e información financiera de la organización.

Para Slavik y el equipo de AP de Laird y ejecutivos, el acceso a datos y detalles ha sido la diferencia clave.

“Con nuestros nuevos centros de servicios financieros compartidos, tenemos tres equipos sirviendo a toda la organización: uno está en los Estados Unidos, uno en la República Checa y un tercero en Shenzhen, China. Ahora, cada vez que la Junta Directiva decide hacer algo... solo necesitan contactar estos tres grupos y lo haremos realidad.”