AJR Group Escala AP, AR para Prepararse para el Crecimiento con docAlpha

El ERP Sage 100 del fabricante gestiona datos; DocLink ECM maneja documentos; docAlpha es el pegamento que impulsa mayor eficiencia al eliminar la entrada manual de datos y la clasificación/carga de documentos para facturas de proveedores y órdenes de venta de clientes

El Desafío

Como Gerente de Sistemas Comerciales para AJR Group, la primera asignación de Andrew Meyer fue implementar los sistemas y procesos que permitirían a la empresa expandir el negocio y escalar operaciones sin crear cuellos de botella en la oficina trasera, particularmente cuellos de botella creados por el manejo manual de facturas de proveedores AP y entrada de datos manual y duplicativa.

La empresa había invertido en DocLink para digitalizar y organizar mejor sus documentos de compra, y para automatizar el enrutamiento, codificación y aprobación. Según Meyer, DocLink, un sistema de gestión de contenido empresarial de Altec, hizo un gran trabajo organizando sus documentos de AP y entregando acceso 24x7 a empleados desde cualquier lugar.

Pero, con un miembro dedicado del equipo de AP, AJR Group encontró que tenían que asignar a su miembro del personal de cuentas por cobrar para ayudar a mantenerse al día con el flujo cada vez mayor de facturas de proveedores. A medida que el negocio continuaba creciendo, mantenerse al día con ambas cuentas por pagar se convirtió en un verdadero desafío.

El problema más grande no era solo el volumen, también era la velocidad del proceso, con presiones de tiempo constantes para gestionar facturas de proveedores dentro de tiempos de ciclo aceptables. Abordar este cuello de botella del proceso requeriría mano de obra adicional, o un proceso mejor y más inteligente.

“Obtener documentos en DocLink era un verdadero sumidero de tiempo,” dijo Meyer, “A medida que las facturas mensuales crecieron de 1,100 hace dos años a 1,500, era difícil mantenerse al día y estábamos estirando a demasiadas personas demasiado delgadas.”

La Solución

AJR Group eligió implementar la plataforma de transformación docAlpha. docAlpha maneja la captura de datos de archivos digitales y documentos escaneados de una manera que está integrada con el ECM DocLink de AJR y los sistemas ERP Sage 100.

Al integrar captura inteligente de datos y manejo de documentos en su mezcla de soluciones, AJR podría capturar instantáneamente detalles de transacciones de facturas por correo electrónico o escanear por lotes facturas por correo. Esto minimiza el manejo manual de documentos y alivia la carga de ingresar manualmente información de facturas en DocLink. Los números de factura, montos y detalles de proveedores se extraen automáticamente y se validan contra registros de DocLink y Sage para validar los datos de factura, antes de crear registros ERP/ECM y hacer fluir la información correcta al sistema correcto.

Como parte del proceso, docAlpha puede corregir automáticamente errores obvios. Cuando no puede manejar un problema por sí solo, marca la excepción y la envía a un miembro del equipo de AP para resolverla.

Los Resultados

Meyer dice que combinar las capacidades de docAlpha con DocLink ayudó a AJR Group a lograr sus objetivos de aliviar la carga de su personal de una manera que puede escalar a medida que el negocio crece. Como resultado, han podido aumentar la eficiencia mientras dan a la empresa mayor transparencia al proceso y un mayor nivel de control.

“Una vez que nuestro equipo de AP vio lo que docAlpha podría hacer por ellos, realmente lo abrazaron,” dijo Meyer, “Realmente ayuda a mantener el control y la propiedad sobre nuestro proceso de cuentas por pagar.”

Como resultado, el equipo de AP de AJR Group ha podido mantenerse al día con las facturas de proveedores para mantener el ritmo del crecimiento, sin tener que agregar miembros del personal solo para manejar la entrada de datos y clasificar documentos.

El Futuro

Con los procesos de facturas de proveedores AP funcionando sin problemas, AJR Group, apoyado por Meyer, decidió aprovechar su inversión en docAlpha para enfrentar otro desafío de proceso: el volumen y la complejidad de capturar datos de órdenes de venta de clientes.

Al aprovechar las capacidades de extracción de datos y clasificación/archivo de documentos de docAlpha, la empresa está abordando los mismos cuellos de botella de entrada manual de datos y manejo de documentos que experimentaron en el lado de AP de la casa.

El objetivo es obtener el máximo valor de sus sistemas de datos y documentos existentes para apoyar el crecimiento continuo de la empresa, mientras eleva los roles de sus empleados.

“Al digitalizar nuestro proceso con docAlpha y DocLink, estamos ayudando a la empresa a crecer, con menos dolores de crecimiento,” dijo Meyer.

“Eso incluye liberar espacio de oficina al digitalizar documentos de una manera que proporciona acceso en cualquier lugar, en cualquier momento y limpiar salas de archivo.”