Subcontratar vs. automatizar: una decisión de negocio
¿Qué es más efectivo: deslocalizar responsabilidades rutinarias a un tercero o que el personal interno se encargue? Si tanto la subcontratación como la automatización persiguen los mismos objetivos en la empresa, ¿por qué no optar por la segunda para tener mayor control sobre sus recursos?
La externalización de procesos de negocio (BPO) como estrategia corporativa dominó gran parte de la década pasada y sigue siendo uno de los principales medios por los que las organizaciones alcanzan sus objetivos. La necesidad inicial de subcontratar tareas auxiliares surgió por falta de experiencia en el área y por la necesidad de reducir costes operativos. Los servicios auxiliares pueden definirse como funciones que no contribuyen directamente al crecimiento de una organización, pero que son esenciales para su funcionamiento global. La escasez de personal cualificado para tareas esenciales como contabilidad, nóminas, contratación, atención al cliente e incluso soporte técnico -todas ellas funciones de front-office y back-office- llevó a las organizaciones a buscar otras empresas que gestionaran esas operaciones. La externalización de procesos en el sector tecnológico también se conoce como servicios habilitados por TI (ITES).
Lo que empezó como un medio para apalancar la eficiencia operativa de personal cualificado hoy se considera una herramienta estratégica clave para impulsar el crecimiento organizativo.
De hecho, la práctica de contratar trabajo a proveedores externos se ha vuelto tan rentable que ahora las organizaciones buscan extender esta tendencia a tareas más estratégicas y orientadas a objetivos. Hoy se espera que la transformación empresarial llegue al subcontratar servicios especializados en torno a los datos. La información y los datos son el nuevo dinero para corporaciones en crecimiento, y una forma de ganar ventaja competitiva es subcontratar trabajos que aprovechen los datos para impulsar la estrategia y la toma de decisiones.
Si el objetivo es aprovechar los datos para el análisis y la aplicación crítica en el negocio, hay otra fórmula que gana popularidad de forma constante: la automatización de procesos de negocio (BPA). La BPA se apoya en la automatización inteligente de procesos para implantar flujos sistemáticos a lo largo de cadenas como Procure-to-Pay (P2P), Order-to-Cash (O2C), Record-to-Report (R2R), etc. El propósito, los objetivos y los resultados de la BPA y la BPO son los mismos: automatización integral de flujos para optimización de costes, menor complejidad operativa y resultados de negocio óptimos.
La ventaja adicional de la BPA es que usted mantiene el control total de sus datos empresariales. Por responsable que sea un BPO, sigue deslocalizando una parte significativa de trabajo crítico e información relacionada a un tercero. Si bien los BPO alivian muchas de las dificultades de gestión en tareas rutinarias, existe el riesgo de no descubrir insights vitales que podría haber encontrado en proyectos internos. Tener los datos bajo su control le da la palanca necesaria para procesarlos y obtener el análisis correcto. Con la deslocalización, está en desventaja para controlar datos e información de tareas administrativas diarias. La edición anual de Gartner 2019-2020 enfatizó algo: para 2022, el 90% de las estrategias corporativas se enmarcarán en información y analítica; la BPA permite cultivar estos dos activos esenciales de la empresa.
La automatización de procesos de negocio ha avanzado más allá de la gestión documental tradicional para adaptarse a múltiples integraciones con diversas aplicaciones como ERPs y sistemas de gestión documental en funciones como soporte al cliente, inteligencia y analítica, contabilidad, gestión de recursos humanos, gestión de pedidos de venta e incluso soporte técnico remoto.
El beneficio inmediato de la BPA es que todas sus funciones rutinarias críticas se centralizan y pueden controlarse y supervisarse desde un panel central. Tener funciones auxiliares dentro de la empresa le ayuda a mantener, por así decirlo, el pulso de la operación. La BPA también crea una plataforma interconectada de flujos de automatización inteligente entre departamentos, evitando que trabajen en silos. Este aspecto le da mayor control de la organización y le permite trazar un rumbo de éxito con conocimiento directo y oportuno obtenido mediante automatización inteligente de procesos.
Muchas empresas están desplegando soluciones de automatización inteligente de procesos , una forma avanzada de BPA, para gestionar funciones rutinarias basadas en reglas como el procesamiento de facturas de cuentas por pagar y el procesamiento de pedidos de venta. Como estas tareas se realizan internamente, su empresa tiene mayores garantías de seguridad de datos corporativos y de clientes. Además, se establece una trazabilidad fiable para registros y cumplimiento normativo.
Como guinda final, la BPA genera trabajadores digitales , de modo que su organización no tiene que preocuparse por la escasez de personal cualificado y los costes de mano de obra asociados, algo que sí podría ocurrir si descarga parte del trabajo en un tercero.
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