La automatizacion de AP facilita la gestion lean

AP tiene un nuevo heroe: se llama Lean.

Los procesos son parecidos en todas partes y rara vez cambian. Lo que marca la diferencia entre lo mejor de su clase y el resto es como se gestionan.

Lean es tendencia. Los que cuidan el peso lo saben. Pero hay todo un segmento de inspectores prudentes que tambien lo confirman: son sus contadores. Cerrar libros cada mes o trimestre es una tarea ardua; cualquier ejecutivo contable lo confirmara en silencio. Los problemas del departamento de contabilidad en cualquier sector son los mismos:

• Facturas no registradas o ausentes: no paga porque ignora que existen, lo que puede perjudicarle ante proveedores
• Conoce siempre exactamente por que le facturan? La mala comunicacion comprador-proveedor erosiona la confianza y las oportunidades de repetir negocio
• Entradas de datos incompletas o incorrectas que a menudo pasan desapercibidas hasta muy avanzado el proceso de cuentas por pagar (AP)

Aparte de estas discrepancias en el procesamiento de facturas, el mayor problema de una mala gestion de AP es no saber cuanto debe a proveedores y, en consecuencia, no apartar fondos. Consolidar recursos a tiempo es la mayor preocupacion de organizaciones en crecimiento que buscan reducir pasivos y planificar el futuro.

“...La mayoria de empresas siguen ancladas y les resulta pesado reformar un sistema que parece funcionar. Contabilidad es un departamento asi: por sus tareas rutinarias de enrutar, aprobar y pagar facturas, no parece necesitar cambio. Siempre se considero mas una unidad operativa que estrategica...”

La mayoria de empresas siguen ancladas y les resulta pesado reformar un sistema que parece funcionar. Contabilidad es un departamento asi: por sus tareas rutinarias de enrutar, aprobar y pagar facturas, no parece necesitar cambio.

En realidad, contabilidad es uno de los centros de coste tradicionales que siempre se considero mas operativo que estrategico. Muchas empresas aun creen que un centro de coste no aporta a ingresos o beneficios. Como su funcion principal es vigilar gastos y flujos de caja, hasta ahora pocas reconocieron su potencial como motor estrategico.

Esto va cambiando, poco a poco. La CFO Pulse Survey de 2019 lo confirma: al menos el 32% de los CFO encuestados admite dedicar mas tiempo a la estrategia y el 16% hace mas hincapie en presupuesto y planificacion financiera. Lo interesante es que empresas antes reticentes a tecnologia disruptiva en tareas administrativas tradicionales encuentran valor real al automatizar procesos repetitivos y laboriosos.

Como aplicar gestion lean a AP

El paso a un flujo mas ordenado mediante automatizacion de procesos de punta a punta es natural para empresas en crecimiento que quieren contener gastos operativos e invertir mas en iniciativas estrategicas. Pasar a una forma mas rentable de gestionar recursos y capital encaja con la filosofia de gestion lean o Six Sigma.

La gestion lean aplica principios lean para un proceso de trabajo mas productivo eliminando desperdicio. Sirve para cualquier proceso repetitivo y basado en eventos de punta a punta. Los principios se centran en eficiencia de proceso y salida optima, con mejora continua como resultado.

Se puede lograr mejora continua con automatizacion de AP?

Idealmente, la mejora continua se logra mapeando un proceso de punta a punta y usando los datos para ajustar, mejorar o eliminar pasos no deseados.

En cuentas por pagar, la automatizacion de AP puede hacerlo. Usa software de captura inteligente de datos que ayuda a mapear procesos de punta a punta.

Asi funciona:

En primer lugar, el software de captura escanea y extrae datos con un motor de reconocimiento adecuado.

1. Segun conocimiento previo del formato y estructura del documento, se configuran definiciones de captura (genericas) para extraer datos. Al aplicarlas, los datos se extraen automaticamente.
2. Si el documento no se captura por completo, por ejemplo porque el formato es nuevo o desconocido para el motor (y las definiciones existentes no sirven), interviene el operador.
3. Tras procesar el documento la primera vez, el sistema aprende el formato basico para que documentos similares posteriores se procesen con ese aprendizaje. Esto es la tecnologia Auto-Find. Con Auto-Find, los campos se localizan y rellenan automaticamente. Es especialmente util con muchos documentos parecidos donde los campos estan siempre en las mismas posiciones.
4. Si aun falta algun dato pese a Auto-Find, hay capacidades de captura asistida: metodo Point-and-Click para extraer valores con un clic, y metodo Rubber-band: arrastrar una seleccion sobre una o mas regiones (filas o columnas) y extraer datos dentro de esa seleccion con un clic.

Estos metodos Point-and-Click y Rubber-band ensenan al sistema para la proxima vez, y el paso 4 queda automatizado. Se introduce un sistema de autoaprendizaje.

“Pasarse a una forma mas rentable de gestionar recursos y capital es una de las filosofias de la gestion lean o Six Sigma”

En esencia, el software reutiliza conocimiento de acciones previas para decidir y ejecutar los siguientes pasos en cada etapa de AP: bots inteligentes (RPA) junto con machine learning e IA (o automatizacion de AP) permiten ese autoaprendizaje. Se llama aprendizaje y mejora continuos, resultado de la gestion lean.

Principios lean aplicados con automatizacion de AP

Casos de uso concretos

1. Identificacion del valor: al iniciar un negocio, importa entender que valora su publico objetivo. Aplique esto a AP: determine prioridades de su “cliente” interno, en este caso sus proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede exigir confirmacion tras el pago. Con software de procesamiento de facturas o automatizacion de AP puede enviar correos automaticos al pagar.
2. Trazado del flujo de valor: registre cada paso de la cadena y vea si puede descartar pasos que no aporten al resultado final: que aporten valor real al cliente final. En contabilidad, la automatizacion de AP permite mapear todo el proceso compra a pago y eliminar pasos obsoletos; por ejemplo, validar manualmente la existencia de un proveedor en el maestro antes de pagar: con software, la busqueda de proveedor es automatica y reduce intervencion manual.
3. Crear flujo: otro principio lean es una cadena sistematica de punta a punta. El software de procesamiento de facturas lo logra automatizando captura, clasificacion, enrutamiento, validacion, verificacion, aprobacion y exportacion de facturas procesadas.
4. Establecer pull: el sistema pull viene de la fabricacion tradicional, donde se invertian muchos recursos en inventario. Para evitarlo y reducir costes de almacen, llego el just-in-time: en lugar de stock meses en estanteria, produccion entrega cuando hay demanda: eso es pull. En facturas, el dolor es el tiempo de validar, verificar y aprobar manualmente. Con software de facturas, los tiempos de espera bajan: menos facturas en cola. Las facturas pendientes son como inventario parado: reducen descuentos por pronto pago y favorecen cargos por mora o intereses.
5. Buscar la perfeccion: con mejora continua y flujo fluido, se elimina desperdicio y errores. El lean introduce perfeccion al sistema con menos fallos y menos repeticion de tareas erroneas. La automatizacion de AP facilita mejora continua y perfeccion en la cadena compra a pago reduciendo facturas duplicadas o datos incorrectos. El software asegura captura automatica de datos con poco margen para errores de entrada.

De aqui se ve como el software de procesamiento de facturas incorpora principios lean y buenas practicas en la cadena compra a pago. El departamento de contabilidad cerrara libros mas rapido y adoptara practicas de primera linea que renuevan la relacion con proveedores.