Automatización para el lugar de trabajo de
hoy y mañana

El lugar de trabajo actual está notablemente más conectado que nunca. La pandemia y las restricciones sociales posteriores han impulsado aún más a las empresas a involucrarse mejor para construir negocios sostenibles. La inteligencia artificial (IA) y la automatización son los motores de este cambio. El año pasado nos ha enseñado como nunca la importancia de la automatización en el trabajo. El potencial de la IA y las tecnologías cognitivas afines para impulsar tareas de negocio básicas y complejas ha sido un descubrimiento muy positivo para quienes han tenido que lidiar con restricciones y confinamientos.

Siempre hemos sabido lo que la IA puede aportar en innovación y crecimiento, pero solo en los últimos años las empresas han llevado la teoría a la práctica, y los resultados han sido notables. Más pymes invierten ahora en tecnologías de Automatización Inteligente para realizar el trabajo de oficina. La IA está reduciendo costes y ayudando a generar ingresos a nivel funcional.

De hecho, según una encuesta de McKinsey de 2020 sobre el estado de la IA, los encuestados atribuyen el 20 % o más de los beneficios antes de intereses e impuestos (BAII) de su empresa a la inteligencia artificial. La mitad ha incorporado la IA en sus procesos en al menos una función o unidad de negocio. Además, la adopción de IA y el aumento de ingresos asociado son mayores en las funciones de desarrollo y operaciones de servicios, incluida la gestión de la cadena de suministro, recursos humanos y fabricación (McKinsey, «State of AI in 2020»).

Dado lo valiosa que es la IA para el funcionamiento general de las organizaciones, repasamos la IA y la automatización en el lugar de trabajo y sus beneficios: una guía útil sobre lo que adoptan empresas pymes y grandes, y qué debe hacer para sumarse a la transformación digital si aún no lo ha hecho.

La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) es un software de automatización avanzado que incorpora IA, aprendizaje automático y tecnologías de transformación digital afines. La IPA funciona mejor para tareas que requieren mucho esfuerzo manual y son intensivas en documentos. La tecnología es útil para tareas repetitivas y rutinarias esenciales para el buen funcionamiento de los departamentos pero que pueden delegarse en robots.

Las funciones rutinarias consumen recursos de mano de obra y son una de las causas principales de pérdida de motivación. Configure sus sistemas y procesos para que se encarguen de ellas y permita que su personal cualificado se dedique a tareas más estratégicas y orientadas a objetivos; una gestión prudente del personal es el inicio de una empresa sostenible.

¡Volvamos a las tareas que conviene automatizar:

1. Reclutamiento: encontrar los candidatos adecuados o detectar talento es un arte. Aun así, cribar cientos de candidaturas consume tiempo. El software de reclutamiento automatizado ayuda a buscar rápidamente en las candidaturas según las palabras clave adecuadas.
2. Procesamiento de pedidos: el procesamiento de pedidos es un paso crítico en el cumplimiento pero implica mucho esfuerzo manual: clasificar pedidos de venta, introducir datos en el sistema de gestión de pedidos, comprobar disponibilidad de inventario, contactar con clientes para entregar a tiempo y gestionar cobros de pedidos cumplidos. Todos estos pasos pueden automatizarse con software de procesamiento de pedidos.
3. Cuentas por pagar: cuentas por pagar es el proceso de conciliar pagos por compras a proveedores. Es un paso muy crítico en contabilidad que debe hacerse bien para asegurar flujos de caja e ingresos saludables. Este proceso implica mucha entrada manual de datos y trabajo de procesamiento que puede automatizarse con software de IPA como la automatización de CxP. La automatización de CxP realiza captura, extracción, validación, verificación y exportación de los datos aprobados al ERP u otras aplicaciones de negocio para su uso y contabilización.
4. Atención al cliente: la atención al cliente es la cara de la organización y debe presentarse de la mejor forma para asegurar la fidelidad a largo plazo. Pero es en esencia una tarea 24/7 que reduce a su personal cualificado a trabajo repetitivo de llamadas y resolución de incidencias. No todas las quejas requieren razonamiento humano complejo; muchas consultas pueden resolverse con FAQs y chatbots. Los chatbots permiten atender a clientes fuera del horario de oficina cuando hay poco personal pero el soporte no puede parar. Los empleados pueden hacer seguimiento de los resultados del chatbot para comprobar si el asunto se ha resuelto o el ticket sigue abierto. Así las empresas aseguran que ningún cliente quede sin atender.
5. Programación y videollamadas: la pandemia ha impactado positivamente en la videotelefonía y la programación. Las inversiones en software de reuniones de equipo se han disparado desde los confinamientos y restricciones. La automatización inteligente permite controles de software con los que puede decidir la audiencia, la hora, el número de participantes e incluso controlar invitaciones a participantes concretos en momentos concretos de la reunión, como en la oficina.
6. Entrada automática de datos y rellenado de formularios: ¿no le molesta tener que rellenar datos personales, de contacto y pago cada vez que accede a portales gubernamentales o incluso a la web de su empresa? Ahora existen software de rellenado de formularios de un clic, independientes del navegador y con controles de seguridad que se encargan de esas tareas rutinarias.
7. Procesamiento de reclamaciones médicas: otro proceso intensivo en documentos que consume mucho tiempo valioso del personal pero es crítico para agilizar el procesamiento de reclamaciones y los reembolsos a pacientes. El software de procesamiento de reclamaciones utiliza IPA para adquirir, validar, verificar y exportar datos de reclamaciones al ERP o a una carpeta de destino para revisión inmediata y reembolsos a los reclamantes.
8. Informes de gastos: el compromiso del empleado se materializa mejor cuando asiste a conferencias, talleres y eventos corporativos como parte de su desarrollo. Los viajes de negocio son un componente esencial del éxito, pero ¿cómo capturar y revisar los costes asociados? La gestión de gastos es difícil sin un mecanismo para capturar datos transaccionales de hoteles, aerolíneas, restaurantes, taxis y todo lo que la empresa paga pero no tiene facturas o recibos precisos. El software de automatización facilita ahora la gestión y el reporting de gastos a tiempo para que las empresas cumplan sus objetivos de viaje dentro del presupuesto.

La automatización, con capacidades de IA y aprendizaje automático, ha penetrado en todos los sectores: fabricación, cadena de suministro, finanzas y contabilidad. Es lo que las empresas necesitan para destacar y ser sostenibles en un mercado competitivo.

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