Los datos están en el corazón de muchos procesos empresariales. Para los usuarios del software contable y ERP Sage, la puesta en marcha de las operaciones suele comenzar con algún tipo de captura de datos. Sage es una potente aplicación que ayuda a las empresas a consolidar sus procesos clave. Funciones tan importantes como contabilidad, nóminas, recursos humanos, gestión de inventario o relación con clientes pueden gestionarse de forma muy eficiente desde la plataforma Sage. Pero todas estas áreas comparten un denominador común: los datos. Los datos son el núcleo de todas estas operaciones. Para gestionar correctamente las funciones de negocio, es esencial que los datos sean correctos. El acceso puntual a información precisa en Sage es clave para una buena ejecución de procesos y funciones.
Normalmente, los datos necesarios para implantar procesos en Sage se obtienen y procesan de forma manual. Pensemos en las operaciones contables en su ERP Sage. La información que se necesita para funciones como cuentas por pagar y el procesamiento de facturas procede de documentos fuente como facturas de proveedor, notas de crédito, recibos, extractos bancarios, órdenes de compra, etc. En un día cualquiera, su empresa recibe una factura por correo electrónico, fax u otro canal. El documento se accede, se procesa y se valida para comprobar su autenticidad, y después se envía a un responsable para su aprobación. Tras la aprobación, se emite el pago al proveedor. Solo el procesamiento de la factura ya es una tarea laboriosa y lenta. Entre las tareas típicas figuran la introducción de datos (trasladar todos los detalles relevantes de la factura a una hoja de cálculo o al ERP) y las comprobaciones de validez. Estas comprobaciones pueden incluir muchos parámetros según las reglas de negocio de su empresa: conciliación factura‑pedido, búsquedas de proveedor, verificaciones aritméticas e incluso controles para detectar descuentos por pronto pago u otras ventajas.
Los procesos manuales con documentos son ineficientes
Estos pasos manuales pueden generar numerosos errores e incoherencias. Una introducción de datos incorrecta o una factura mal archivada pueden provocar retrasos en el procesamiento. Además, la validación de datos puede implicar contactar con varias personas de la organización para confirmar la autenticidad del documento, lo que resulta muy costoso en tiempo. Y, lo que es más importante, en medio de todo este trabajo su empresa puede terminar retrasando pagos a proveedores, con impacto directo en CxP, flujos de caja y relaciones con proveedores.
Una forma mucho mejor de gestionar el trabajo de procesamiento de documentos necesario para alimentar de datos a Sage es automatizarlo. El software de automatización inteligente de procesos puede emplearse para automatizar el procesamiento de documentos en cuentas por pagar, seguros, ventas y muchos otros ámbitos. Tareas típicas como el procesamiento de órdenes, el procesamiento de reclamaciones o las operaciones de mailroom pueden automatizarse con esta tecnología. La “inteligencia” de una plataforma de automatización de procesos permite procesar documentos complejos no estructurados y semiestructurados, habituales en cualquier transacción de negocio.
Un bot de automatización inteligente captura, extrae, valida y verifica automáticamente datos de distintos tipos de documentos con formatos y estructuras muy diversas. Esto resulta especialmente cómodo para los usuarios de Sage ERP, que de otro modo tendrían que realizar manualmente todas estas tareas. Tras verificar un documento, la plataforma de automatización hace uso de su lógica integrada para trasladar automáticamente los datos verificados a Sage. Los usuarios obtienen así acceso fiable y puntual a la información dentro de Sage.
La plataforma de automatización inteligente de procesos de Artsyl es un software avanzado habilitado con IA que ayuda en la captura automática de datos y en el procesamiento de documentos. Al integrar la plataforma IPA de Artsyl con Sage ERP, los usuarios obtienen una solución integral de procesamiento inteligente de documentos que automatiza todo el ciclo, desde la captura hasta la entrada final de datos en Sage. La integración Artsyl‑Sage elimina muchos de los retos habituales de captura de datos y procesamiento de documentos, y proporciona a las empresas la palanca que necesitan para maximizar el uso y la eficiencia de los procesos en Sage.
La captura inteligente de datos es una función central dentro de la tecnología de automatización de procesos de Artsyl. Esta capacidad de captura se habilita mediante tecnologías cognitivas como la IA y el machine learning. De hecho, el machine learning es la tecnología principal que utiliza Artsyl para extraer datos de documentos estructurados y no estructurados. Las capacidades cognitivas del software reducen de forma drástica la necesidad de intervención manual en cualquier punto del procesamiento. Esto se traduce en muchos menos errores y retrasos, tan habituales cuando el trabajo es manual.
Al simplificar la complejidad del procesamiento de documentos, Artsyl permite a los usuarios de Sage acelerar el ritmo y la eficiencia con los que llevan a cabo sus tareas en la plataforma.
