Automatización inteligente: beneficios y discusión sobre estudios de caso
La pandemia y las consiguientes perturbaciones sociales y económicas nos han enseñado una cosa: que la tecnología es clave para realizar el trabajo. El rápido despliegue de aplicaciones basadas en la nube y tecnologías de automatización inteligente en los días posteriores al primer brote son un testimonio de este hecho. La automatización inteligente ha sido más útil e impactante para trabajos que implican mucha mano de obra para trámites repetitivos. Uno de los principales clientes de Artsyl, involucrado en el negocio de neumáticos y camiones comerciales, resolvió sus desafíos de procesamiento de documentos AP/AR, que aumentaron debido a la falta de personal durante COVID-19, aplicando nuestra tecnología de automatización de procesos inteligentes para el procesamiento de facturas y pedidos. Lea su historia de éxito .
La tecnología es un facilitador. Los trabajadores digitales compensan la escasez de personal que experimentan las empresas para realizar trabajos rutinarios y repetitivos. En el caso de la empresa de transporte comercial antes mencionada, la dirección tuvo que despedir a varios miembros del personal de AP durante la pandemia. De hecho, el CIO de esa empresa durante ese tiempo declaró que toda la oficina había desaparecido y que tenía que administrar AP por sí solo en los meses de marzo y abril de 2020. Con la plataforma inteligente de automatización de procesos de Artsyl docAlpha , integrado con el sistema de gestión de documentos electrónicos Webdocs de la empresa, la empresa pudo realizar fácilmente tareas de AP/AR en ausencia de su personal capacitado de AP.
Esta es la ventaja que obtienen las empresas cuando se digitalizan con la automatización inteligente: la capacidad de continuar con operaciones comerciales de misión crítica como AP. procesamiento de facturas , ventas procesamiento de pedidos , procesamiento de reclamos médicos, operaciones de la sala de correo y otras funciones similares dependientes de documentos, que de otro modo habrían requerido mucha mano de obra, tiempo y costos operativos.
El software de automatización de procesos inteligente de Artsyl docAlpha está integrado con tecnologías de transformación digital que incluyen inteligencia artificial, aprendizaje automático, automatización de procesos robóticos, captura inteligente de datos, automatización de procesos comerciales y también un potente software de reconocimiento como OCR/ICR.
Estas tecnologías funcionan para crear una automatización de procesos que emula muchas de las acciones humanas para realizar el trabajo.
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Uno de los principales factores diferenciadores entre los inteligentes de Artsyl. automatización de procesos plataforma y otras soluciones tecnológicas disponibles en el mercado es que Artsyl tiene la capacidad de crear automatización táctica para manejar los procesos manuales más minuciosos y con uso intensivo de documentos, como el procesamiento de facturas y pedidos.
Normalmente, se requiere mucho esfuerzo manual para manejar documentos no estructurados o semiestructurados, como facturas de proveedores, pedidos de ventas, notas de crédito, extractos, conocimientos de embarque, albaranes, etc., y cualquier tipo de documentos de transacción que inicien negocios en una empresa. Estos documentos de transacción se generan cada vez que una empresa hace negocios con sus partes interesadas externas, incluidos proveedores y clientes. El problema con el procesamiento de documentos tradicional es que el esfuerzo manual únicamente no logra capturar los documentos en la fuente. Por lo general, esto retrasa el procesamiento de estos documentos cuando llegan al sistema central de gestión de documentos o a la oficina corporativa de una empresa, donde generalmente se maneja todo el trabajo administrativo. Otra cosa importante a tener en cuenta es que el procesamiento de documentos implica una gran cantidad de actividad de ida y vuelta necesaria para verificar, volver a verificar o reprocesar documentos, sin mencionar el largo trabajo de ingreso de datos que implica obtener toda la información de los documentos de transacción en la hoja de cálculo o carpeta web de una empresa para su posterior procesamiento. La clasificación manual, el ingreso de datos, la validación de datos y el reingreso de datos aprobados en, por ejemplo, una aplicación comercial conectada como un sistema ERP o un sistema de gestión de documentos, nuevamente requiere mucho tiempo, esfuerzo y costos.
La plataforma de automatización de procesos inteligente de Artsyl enfrenta estos desafíos: las poderosas capacidades de captura y extracción de datos de la plataforma, gracias a las funciones integradas. aprendizaje automático y la tecnología OCR/ICR, ayuda a capturar documentos no estructurados o semiestructurados, como facturas de proveedores y pedidos de ventas de clientes en el origen. Esta fuente puede ser cualquier número de canales entrantes como correos electrónicos, FTP, MFP, escaneo, correo postal, fax, etc. En el caso de documentos entrantes que son digitales, la plataforma captura los documentos automáticamente sin utilizar tecnología OCR/ICR, es decir, un paso menos en el trabajo de captura de datos y documentos. La extracción de datos se realiza mediante tecnología de aprendizaje automático. Por lo general, en el caso de tipos de documentos conocidos, como facturas de proveedores experimentados, los robots de la plataforma IPA utilizan una lógica de captura incorporada para extraer datos relevantes.
Sin embargo, en el caso de nuevos tipos de documentos, donde la plataforma IPA no tiene ninguna lógica de captura incorporada para extraer datos de los documentos, se basa en el autoaprendizaje de los bots. El autoaprendizaje diferencia a Artsyl de la mayoría de las soluciones de captura de datos del mercado: la tecnología de captura de la mayoría del software disponible en el mercado se basa en plantillas, lo que significa que están diseñados específicamente para capturar documentos con formatos de plantilla estándar. Las funciones de captura de este software fracasan cuando se trata de extraer datos de documentos nuevos con una estructura de plantilla diferente, ya que no hay una lógica incorporada para documentos nuevos. Estas soluciones de mercado tampoco tienen la “inteligencia” para extraer datos de nuevos documentos.
Aquí es donde la tecnología de autoaprendizaje de Artsyl se convierte en una característica diferenciadora y resulta más útil al procesar nuevos tipos de documentos. En el caso de un documento nuevo con una plantilla diferente, para el cual Artsyl puede no tener la lógica incorporada requerida, de hecho "aprende" las pulsaciones de teclas humanas realizadas para extraer detalles de ese documento la primera vez. Luego, los robots Artsyl aplican ese aprendizaje cada vez que se enfrentan al procesamiento de documentos de una estructura similar. De esta manera, Artsyl se adapta a la variabilidad de los documentos y al mismo tiempo reduce progresivamente la dependencia de la intervención manual, con cada nuevo tipo de documento.
Además de eliminar las complejidades de los procesos dependientes de documentos, la automatización inteligente, sobre todo, brinda control y visibilidad sobre estos procesos, como le dirá una empresa del sector de fabricación de productos electrónicos, después de haber implementado la plataforma de transformación digital docAlpha de Artsyl para el procesamiento inteligente de documentos en la división de cuentas por pagar y finanzas. Terrateniente es una empresa de tecnología global y líder en ingeniería y fabricación de electrónica. Con un negocio en crecimiento y oficinas repartidas en 50 ubicaciones en todo el mundo, la empresa necesitaba un mecanismo adecuado para consolidar sus finanzas y lograr una mejor gobernanza y gestión. Decidieron una nueva servicios compartidos centro como una forma de administrar sus finanzas y contener mejor los costos operativos, pero todavía estaban buscando una solución digital que pudiera elevar el centro al nivel de mejor en su clase y mejorar sus, en su mayoría engorrosas, operaciones de cuentas por pagar. Fue entonces cuando se decidieron por la plataforma de transformación digital de Artsyl como una forma de reducir la dependencia del papeleo manual y automatizar las tareas críticas de ingreso de datos, clasificación de documentos, validación de datos y enrutamiento de aprobación. docAlpha es la plataforma de automatización de procesos inteligente de Artsyl que permite la transformación digital de las organizaciones al eliminar los pasos manuales más lentos y dolorosos necesarios para procesar, verificar y obtener documentos de transacciones desde el origen a un sistema de gestión central como un ERP o un sistema de gestión de documentos. Al automatizar los procesos dependientes de los documentos y enrutar los documentos de transacciones desde el origen donde los documentos ingresan por primera vez a una organización hasta el destino, como un sistema ERP o una aplicación comercial conectada, donde se pueden ingresar con precisión, docAlpha de Artsyl cierra la brecha en la automatización entre estos dos puntos.
En esencia, Artsyl crea una solución integral transformación digital plataforma para el procesamiento inteligente de documentos de cualquier número de documentos no estructurados, semiestructurados o estructurados. Laird encontró esto especialmente útil cuando integraron docAlpha con su sistema DocLib Enterprise Content Management (ECM), así como con su sistema QAD ERP. Una plataforma de transformación digital de extremo a extremo bien conectada como esta les ayudó a eliminar el trabajo manual para procesar los documentos AP entrantes, con la ventaja de que solo necesitaban tres miembros del personal para manejar más de 24.000 facturas entrantes de Bencor al año. Con docAlpha, la empresa también experimentó otras transformaciones notables en su centro de servicios compartidos:
Para obtener una imagen completa de cómo Laird transformó sus operaciones de AP y hizo crecer su centro de servicios compartidos con la ayuda de docAlpha de Artsyl, sigue este enlace .
Traiga la transformación que desea ver en sus operaciones AP/AR con Artsyl. Contáctenos hoy para una demostración completa del producto.
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