Acelerar cobros y flujos de caja

Un proceso de cuentas por pagar sólido y bien gestionado ayuda a acelerar los cobros, reducir la deuda y mantener los flujos de caja necesarios para la sostenibilidad y el crecimiento del negocio. Las pymes tienen una necesidad mayor de mantener flujos de caja y liquidez suficientes, ya que es difícil generar ingresos por otros canales como microcréditos. La financiación mediante business angels o crowdfunding suele reservarse para startups y empresas con proyección de innovación. Además, si lleva tiempo en el mercado, debe poder demostrar beneficios y potencial de crecimiento para acceder a ayuda financiera de instituciones.

Una forma de mejorar los flujos de caja es optimizar los procesos internos que reducen costes operativos y mejoran la productividad. La optimización de procesos es ya un componente crítico de la estrategia para muchas empresas, que hacen lo posible por bajar costes operativos.

Los procesos administrativos y de back-office tradicionales son los que más riesgo de error presentan, al ser en gran parte manuales y basados en papel. El trabajo manual suele ser lento y propenso a errores. Una buena forma de reducir la dependencia del factor humano en procesos documentales repetitivos del back-office es la automatización inteligente. La automatización inteligente de procesos reduce la carga de tareas repetitivas y basadas en papel como la entrada de datos, archivo, clasificación y validación de documentos físicos mediante comprobaciones cruzadas. Todo ello consume tiempo, es laborioso y, sobre todo, propenso a errores: un archivo perdido o un dato mal introducido puede dar lugar a resultados incorrectos.

Otro aspecto de una buena gestión de caja es la frecuencia y rapidez con que la empresa cobra a sus clientes. Cuanto antes se acelere el procesamiento de pagos y se envíen facturas a los clientes, más rápido y mejor se podrán asegurar cobros y flujos de caja. Optimizando cuentas por pagar, las empresas pueden mantener reservas de caja saludables. Hay tareas concretas en CxP que pueden automatizarse para obtener mejores y más precisos resultados. Algunas organizaciones recurren también a préstamos DSCR para alinear el servicio de la deuda con los ingresos del activo y preservar el flujo de caja operativo.

Errores en el procesamiento de facturas: el procesamiento de facturas ha dependido tradicionalmente de mucho papeleo manual que generaba errores, datos faltantes, operaciones lentas y baja productividad. El simple hecho de que un error en la facturación pueda llevar a cobrar de más a un cliente perjudica los pagos anticipados e incluso la repetición del negocio.

Poca visibilidad: los procesos manuales basados en papel, como el procesamiento y la facturación, carecen de visibilidad. El personal puede ir y venir confirmando la validez de una compra y buscando aprobación para facturar. La validación y aprobación manual de datos puede llevar mucho tiempo, retrasando cobros y flujos de caja. También existe el riesgo de no saber si ya se ha facturado o enviado una factura a un cliente. La falta de transparencia en la cadena de procesamiento de facturas reduce las posibilidades de cobrar con rapidez y maximizar el beneficio.

Oportunidad perdida de negocio repetido: enviar una factura con importe erróneo puede bajar la moral y el compromiso del cliente con su empresa. En un mercado muy competitivo, el cliente manda. Si no se aprovecha la oportunidad de impresionar al comprador, se corre el riesgo de perder negocio repetido y ceder un cliente valioso a la competencia.

La automatización inteligente utiliza tecnologías de transformación digital como la IA y el machine learning para realizar un procesamiento de facturas de extremo a extremo. Así se reduce la carga del personal en tareas repetitivas y se aumentan las posibilidades de enviar facturas correctas al cliente. Una plataforma de automatización inteligente de procesos realiza la captura y validación de datos y la exportación de los datos aprobados a un sistema ERP conectado . La eliminación del esfuerzo manual en todo el proceso documental de facturas reduce las posibilidades de enviar facturas incorrectas. La automatización inteligente también acelera la respuesta del cliente a la factura, permitiendo cobros más rápidos.

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