Líder de Renovaciones de Canadá Elige la Innovación para Gestionar Facturas AP

Canac Inc. Reduce los Tiempos de Ciclo de Facturas AP de Dos Semanas a Dos Días y Elimina la Entrada Manual de Datos con docAlpha

El Desafío

Cuando CANAC, uno de los minoristas de ferretería más grandes de Canadá, necesitó encontrar una mejor manera de gestionar facturas de más de 200 proveedores que entregan más de 20,000 productos a sus clientes, se dirigieron a Artsyl Technologies. Artsyl entregó una solución que eliminó el dolor de manejar hasta 120,000 facturas de proveedores anualmente, automatizando la clasificación y archivo de facturas mientras automatizaba la entrada de datos.

Al confiar en la plataforma de Procesos Inteligentes docAlpha de Artsyl, CANAC gasta una fracción del tiempo/esfuerzo requerido para procesar facturas de proveedores, reduciendo los tiempos de ciclo de pago mientras permite a la empresa escalar a medida que el negocio crece sin agregar personal solo para manejar facturas.

Como resultado, CANAC puede enfocar más de las energías de su personal de AP en gestionar y optimizar el flujo de efectivo mientras fortalece las relaciones con socios y proveedores.

Antes de migrar a un sistema de gestión de contenido empresarial digital y automatizar el enrutamiento y aprobación de facturas, CANAC manejaba facturas en papel manualmente, enviando facturas físicas a gerentes de departamento. Los miembros del equipo de AP desperdiciaban horas cada semana en archivo, entrada de datos, enrutamiento, seguimiento de aprobaciones, coincidencia de PO y, en última instancia, procesamiento de pagos.

Todo el proceso de aprobación de facturas requería hasta dos semanas para completarse, con un AP gastando horas cada semana solo en archivo de facturas y entrada de datos.

El primer paso para resolver el problema de procesos de AP ineficientes fue implementar Laserfiche como el sistema de gestión de contenido empresarial de la empresa, y automatizar el proceso de enrutamiento y aprobación, todo el camino hasta crear registros de transacciones en el sistema ERP de la empresa.

Implementar Laserfiche permitió a CANAC automatizar el enrutamiento y aprobación de facturas y optimizar el archivo y recuperación de facturas, recibos y pedidos, ahorrando tiempo y reduciendo el esfuerzo. Pero aún existía una brecha en los procesos de AP de CANAC: el escaneo y archivo manual de documentos y la entrada manual de datos en sistemas ECM y ERP.

La Solución

Para obtener más de su inversión en Laserfiche y reducir los tiempos de ciclo de AP, CANAC encargó a la analista de programas Sophie Maltais analizar los procesos existentes y recomendar mejoras de procesos. Un componente del análisis y recomendaciones de Maltais fue aplicar captura inteligente para eliminar la necesidad de entrada manual de datos y automatizar cómo los documentos escaneados y almacenados en Laserfiche se indexan y archivan.

Después de identificar oportunidades para mejorar el proceso, Maltais trabajó con Artsyl Technologies para aplicar la plataforma de procesos inteligentes docAlpha de la empresa para capturar inteligentemente datos de facturas de proveedores en papel escaneadas y digitales.

docAlpha proporcionó a Canac la pieza faltante del rompecabezas que finalmente eliminaría el dolor de sus procesos de AP: las tareas de clasificación, archivo y entrada de datos que seguían siendo un cuello de botella en su proceso de pagos.

Con docAlpha, Maltais ha podido configurar docAlpha para eliminar el 95% de la entrada de datos que solía ser requerida para procesar facturas. docAlpha convierte inteligentemente el texto dentro de documentos en papel escaneados y digitales en datos accionables. Todo lo que el equipo de AP de Canac necesita hacer es escanear sus documentos en papel o cargar facturas electrónicas para que docAlpha pueda identificar información relevante como nombres de proveedores y montos de facturas.

Esos datos se usan para informar las reglas comerciales de Canac dentro del ECM Laserfiche para determinar quién debe codificar una factura y revisarla antes de la aprobación y el pago. Laserfiche captura aprobaciones de pago de facturas digitalmente, ya sea por correo electrónico o la interfaz de Laserfiche, luego pasa los datos al sistema ERP de la empresa.

Según Maltais, automatizar los procesos de AP de Canac con docAlpha permitirá a CANAC reducir el procesamiento y aprobación de facturas de proveedores de dos semanas a dos días.