Upper Grand District School Board Obtiene Control sobre Facturas de Servicios Públicos con la Plataforma de Transformación Digital docAlpha

Al automatizar su proceso de pagos para servicios públicos, UGDSB obtiene mayor visibilidad y control sobre el uso de servicios públicos para reducir costos, aumentar la eficiencia

El Desafío

Upper Grand District School Board, en el Suroeste de Ontario, apoya a más de 34,000 estudiantes y en más de 70 escuelas en los Condados de Wellington y Dufferin. Con tantas instalaciones, la junta escolar del distrito tiene MUCHAS facturas de servicios públicos para gestionar, casi 400 cada mes.

Más allá del esfuerzo involucrado en procesar y pagar manualmente estas facturas de servicios públicos basadas en papel, el proceso de la junta escolar del distrito para monitorear el uso de servicios públicos significaba una fuerte dependencia de finanzas para proporcionar datos de uso, vinculados a los estados de cuenta impresos originales.

Según el Gerente de Desarrollo de Aplicaciones, Roger Yang, “Monitoreamos todo el uso de agua, electricidad y gas en una escuela cada mes. En el pasado, eso significaba pedir a finanzas los datos, que a menudo venían de la factura en papel original, lo cual era un proceso intensivo en mano de obra y tiempo.”

Con más de 400 facturas de servicios públicos para procesar, archivar y gestionar cada mes, encontrar una solución automatizada para aumentar la eficiencia del procesamiento y también facilitar el acceso a datos de uso relevantes, la junta escolar del distrito decidió digitalizar sus facturas de servicios públicos y extender acceso de autoservicio a información de uso digital.

La Solución

Upper Grand District School Board decidió implementar la plataforma de Transformación Digital docAlpha para manejar su proceso de pago de facturas de servicios públicos y digitalizar sus facturas de servicios públicos e información de uso relacionada de una manera que redujera el tiempo y el esfuerzo para el equipo de cuentas por pagar del distrito.

Según Yang, docAlpha se implementó dentro de seis meses y rápidamente eliminó cuellos de botella en su proceso de cuentas por pagar al automatizar el archivo de facturas de servicios públicos escaneadas y entregar acceso a otros departamentos.

En promedio, el 20% del tiempo/esfuerzo requerido solo para escanear y archivar facturas de servicios públicos se eliminó a través de la automatización, con la ventaja adicional de acceso instantáneo a datos de uso.

“Ahora, todas nuestras facturas en papel vienen como PDFs que se archivan automáticamente en nuestro servidor de archivos, categorizados por ubicación. Nuestro equipo de operaciones puede recuperar fácilmente todas las facturas escaneadas para encontrar información de uso. Ya no necesitas molestar a finanzas,” dijo Yang.

Según Yang, el proceso de implementación para docAlpha fue igualmente sin dolor.

“El proceso de implementación [para docAlpha] fue relativamente directo. Pedimos a Artsyl que nos ayudara a definir el proceso y proporcionamos todas las facturas de muestra para crear plantillas para capturar los datos que necesitábamos. Luego lo probamos e hicimos algunos ajustes. Ahora, podemos gestionar el proceso y regular problemas nosotros mismos, y tener una especie de experiencia.”