La gestión del cambio es más crítica que la tecnología cuando se trata de optimización de procesos
Cuando se trata de mejorar procesos como la gestión de facturas de proveedores de cuentas por pagar, la promesa de automatización y tecnologías de transformación digital puede ser extremadamente convincente. Como costos de implementación y cronogramas para nuevos Automatización de AP Las tecnologías continúan reduciéndose, las soluciones se vuelven más flexibles y fáciles de usar y requieren menos soporte de TI, ponerse en marcha y lograr un retorno de la inversión sustancial es una posibilidad real para empresas de prácticamente cualquier tamaño, en cualquier industria.
Eso no significa que no haya obstáculos o desafíos que superar. De hecho, según un estudio reciente de Mckinsey and Co, más del 70% de las iniciativas de transformación empresarial fracasan. A menudo, según el estudio, el problema no reside en la tecnología ni en la complejidad de la implementación. El verdadero problema es antiguo: lograr que las empresas y sus empleados adopten el cambio y se desafíen a pensar y actuar de manera diferente.
El desafío puede residir en cualquier nivel de la organización, y cualquier eslabón débil, en la cima de la cadena de mando, hasta el empleado individual de AP, o en cualquier punto intermedio, puede arruinar los planes mejor trazados para lo último en Automatización de procesos robóticos ( RPA ), IA, aprendizaje automático , la automatización inteligente de procesos o [escriba aquí la última palabra de moda], pueden salir mal.
Para abordar los desafíos culturales que van de la mano con la optimización de cualquier proceso, incluidos AP u otros procesos administrativos, las empresas pueden abordar el problema de frente siguiendo algunos consejos simples, que incluyen:
Aliviar el miedo a perder el empleo:Mientras automatización inteligente de procesos promete hacer la vida más fácil para todas las partes interesadas y propietarios de procesos, sigue existiendo un temor muy persistente de que la automatización inteligente ponga en riesgo el trabajo de alguien. Nuestra experiencia muestra que ocurre lo contrario; Por lo general, los miembros del personal de AP que dedican menos tiempo a ordenar documentos o volver a ingresar datos dedican más tiempo al análisis, la elaboración de presupuestos y otras tareas de nivel superior. En lugar de centrarse simplemente en el trabajo que un empleado va a “perder” en el proceso, enfatice las nuevas habilidades y nuevas responsabilidades que tendrá la oportunidad de asumir.
Obtenga la aceptación de todas las partes interesadas y haga que se sientan escuchados:Haga que todos los involucrados se apropien del nuevo proceso y asegúrese de obtener sus comentarios y comunicarles cómo cambiará el proceso y cómo han tenido un impacto en el proceso para afectar el cambio. Ese proceso no termina una vez que el nuevo proceso está en marcha: el ciclo de retroalimentación debe permanecer constante y continuo.
Genere entusiasmo:Transformar el miedo en energía positiva de entusiasmo y anticipación es verdaderamente el mayor desafío cuando se trata de gestión del cambio. No es difícil, pero SÍ requiere más atención y esfuerzo de lo que las empresas suelen anticipar. Ayudar a los ejecutivos y empleados a comprender los beneficios de la transformación empresarial y la automatización inteligente es clave para asegurar la aprobación del presupuesto, garantizar la adopción y aceptación de los usuarios y, lo más importante, crear una cultura de mejora continua de los procesos.