Liberar el potencial de AP con IPA

Cómo adoptar la automatización inteligente de procesos para acelerar AP

Si observamos el perfil típico de la persona que trabaja en cuentas por pagar - detallista, orientada a procesos, dedicada - , no sorprende que queramos aprovechar mejor su tiempo y talento que haciendo tecleo manual desde una factura en papel o atendiendo llamadas y correos de proveedores repitiendo las mismas preguntas una y otra vez.

Mantener a estos empleados - a menudo muy capacitados pero infrautilizados - motivados y satisfechos puede ser un reto que exige un tipo especial de liderazgo.

La buena noticia para ambas partes es que el rol de cuentas por pagar, la misión de sus responsables y la visión de los directivos financieros están evolucionando rápidamente. No es solo nuestra opinión en Artsyl; es lo que dijeron los encuestados en un estudio reciente del American Productivity and Quality Center (APQC).

Los resultados de APQC muestran que la mayoría de las organizaciones (75 %) está reorientando a los líderes financieros hacia la transformación de procesos, con el objetivo de dar a sus equipos un impacto más estratégico.

Un factor que acelera esta transformación es la adopción de soluciones de automatización inteligente de procesos , que simplifican la implantación y el mantenimiento de la automatización AP y ponen el control en manos del “owner” del proceso.

La automatización inteligente impulsa la automatización AP

Casi 3 de cada 4 organizaciones tenían proyectos de transformación de procesos financieros en marcha en 2019, lo que puede dejar al 25 % restante atrás en eficiencia, control y competitividad.

Quienes mantienen el statu quo esgrimen distintas excusas, según la encuesta. La mayoría cita problemas de presupuesto; otros culpan a la falta de recursos técnicos; algunos hablan de ausencia de patrocinio ejecutivo.

Superar el statu quo

Para los líderes de AP que aún lidian con procesos manuales, la ventaja es que hoy el caso de negocio de la automatización AP es más fácil de defender que nunca. Y el momento para adoptar automatización inteligente en AP no podría ser mejor, dadas las prioridades de los responsables financieros, cada vez más llamados a desempeñar un rol estratégico en el equipo ejecutivo.

Los datos - ROI, KPIs y benchmarks - son fáciles de encontrar y los beneficios son claros. Para argumentar con éxito, los responsables de AP y finanzas deben comunicar el valor de:

• Acceso oportuno a los datos de negocio. El ROI de la automatización AP suele calcularse a partir del ahorro de costes por eficiencia y reducción de errores (que inflan de forma dramática el coste por factura procesada). Automatizar la extracción de datos de facturas en papel y digitales y fluir esa información a los sistemas ERP/ECM elimina un enorme “lag” de datos que oscurece las provisiones contables y complica la gestión de caja. Resolver este problema y crear mayor previsibilidad sobre el flujo de caja puede ser un argumento muy potente cuando el ROI por sí solo no basta.
• Escalar el negocio. El crecimiento puede tensionar los procesos manuales. Peor aún, puede frenarlo poniendo en riesgo las relaciones con proveedores, aumentando costes por más errores y creando riesgos de cumplimiento. Justificar la automatización AP en un contexto de crecimiento debería ser obvio.
• Mitigar el riesgo de cumplimiento. El riesgo de cumplimiento es algo que las empresas quieren evitar a toda costa. Poner en riesgo a toda la organización por ahorrar unos céntimos no tiene sentido. La automatización AP puede ayudar a los directivos financieros a dormir tranquilos al simplificar auditorías y reducir el temor asociado. Digitalizar el proceso AP, ofrecer acceso más rápido a los datos y hacer todo visible en ERP o ECM permite auditorías más ágiles y menos traumáticas.

Libere su proceso de AP con IPA

La mejor noticia es que automatizar y mejorar cuentas por pagar aprovechando la automatización inteligente de procesos nunca ha sido tan fácil ni tan rentable. Así puede dar a los directivos financieros acceso a los datos que necesitan para hacer mejor su trabajo, a la vez que empodera y eleva el rol del equipo de AP, que puede dedicar más tiempo a tareas de valor como previsiones, presupuestos y negociación de mejores condiciones con proveedores.