Fabricante Hidrónico y de Plomería Caleffi Acelera los Procesos de Órdenes de Venta con docAlpha y SAP

La Captura Inteligente reduce los tiempos de ciclo de pedidos de clientes al eliminar la entrada manual de datos para miles de elementos de línea cada mes en SAP

El Desafío

Cuando el clima en América del Norte se vuelve frío, el negocio se calienta para Caleffi, el fabricante con sede en Milán de equipos HVAC y plomería. Para la oficina de América del Norte con sede en Milwaukee, Wisconsin, la temporada de calefacción a menudo amenaza con abrumar al equipo de servicio al cliente de dos personas, especialmente cuando se trata de procesar pedidos largos y complejos con docenas de elementos de línea.

Con más de 4,200 elementos de línea para procesar en un mes determinado, y el negocio continúa creciendo, la Gerente de Comunicaciones de Caleffi North America, Mary Olson, tuvo la tarea de ayudar a implementar un sistema automatizado que le daría al equipo de servicio al cliente más control y visibilidad sobre el proceso. El objetivo era aprovechar su sistema SAP existente, pero eliminar el dolor del procesamiento de pedidos complejos para que el equipo pudiera procesar pedidos más rápidamente, sin sacrificar la precisión.

“Queríamos intentar hacer algo para ayudar al equipo,” dijo Olson. “La mentalidad al entrar era que queríamos simplificar y automatizar el proceso de pedidos. Uno, por velocidad, naturalmente, y dos, por precisión.”

La Solución

La clave para transformar el proceso de órdenes de venta de Caleffi era confiar en la plataforma de procesos inteligentes docAlpha para automatizar la entrada de datos, validar información de clientes y pedidos y crear transacciones dentro de su sistema ERP SAP. Esto aseguró que incluso los pedidos más complejos de múltiples líneas se procesaran de manera eficiente, con datos rastreados y gestionados dentro de SAP. Al mismo tiempo, al confiar en su Maxim ECM como parte de la integración, Caleffi puede gestionar de manera confiable y eficiente los datos y documentos de pedidos de clientes con un esfuerzo manual mínimo.

Con docAlpha proporcionando captura inteligente como parte de su proceso automatizado de pedidos, Caleffi redujo el tiempo y el esfuerzo gastado ingresando pedidos en un 66% para órdenes de compra de múltiples líneas.

“El sistema docAlpha es fantástico. Cuando tenemos pedidos con 20 o 30 elementos de línea, docAlpha los procesa y voilà: el software interpreta la información automáticamente. El Agente de Servicio al Cliente no está ingresando manualmente pedidos y cambiando entre diferentes pantallas de SAP,” dijo Olson.

A partir de 2016, Caleffi estaba confiando en docAlpha para gestionar sus cuentas de alto volumen, automatizando el 35% de los pedidos de la empresa. En noviembre de 2016, por ejemplo, docAlpha manejó 1,500 elementos de línea automáticamente, eliminando la necesidad de entrada manual de datos o procesamiento.

“Una de las cosas que queríamos era que nuestro Equipo de Servicio al Cliente reconsiderara lo que hacen,” dijo Olson. “Por ejemplo, docAlpha hace coincidir automáticamente la información de facturación, los números de envío, etc., así que todo eso está cuidado. Funciona brillantemente; los agentes de servicio al cliente no tienen que preocuparse por ello; se hace automáticamente para ellos.”

El impacto inmediato de automatizar el proceso llevará a una expansión proyectada del proceso para representar más del 80% de los pedidos, con solo pedidos simples de bajo volumen para ser manejados manualmente.

“En los pedidos de elementos de línea de mayor número, docAlpha es sin duda un ganador. No hay duda. Los pedidos que tomarían de cinco a siete minutos ingresar se redujeron a aproximadamente dos,” dijo Olson.

“La precisión de docAlpha es realmente una victoria para nosotros también,” agregó Olson. “Es diferente cuando no estás ingresando manualmente información y solo estás haciendo una verificación visual. Confiamos en la estación de verificación de docAlpha para asegurar que los pedidos sean precisos y legítimos. Si hay un problema, recibimos un mensaje de error de inmediato y podemos corregir las cosas antes de que se cree la transacción SAP.”

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.